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认证标志使用管理操作流程

一、总则

（一）目的与依据

为规范本单位（以下简称“单位”）各类认证标志（以下简称“标志”）的使用与管理，确保标志的正确、合法、有效使用，维护单位信誉及品牌形象，防止因不当使用引发法律风险或造成不良影响，依据国家相关法律法规、认证机构的规定以及单位内部质量管理体系文件，特制定本流程。

（二）适用范围

本流程适用于单位及所属各部门、分支机构在产品包装、说明书、广告宣传、商务活动、办公场所、网站及其他一切对外展示活动中涉及各类认证标志的申请、审核、使用、监督与回收等管理活动。本流程所指认证标志包括但不限于质量管理体系、环境管理体系、职业健康安全管理体系、产品认证等经合法认证机构颁发的认证标志。

（三）管理原则

标志使用管理遵循“统一管理、分级负责、申请审批、规范使用、持续监督”的原则。任何部门或个人未经授权与审批，不得擅自使用、修改、复制或授权他人使用认证标志。

（四）职责分工

1.质量管理部（或指定归口管理部门，以下统称“归口管理部门”）：作为认证标志管理的牵头部门，负责本流程的制定、修订、解释与监督执行；负责标志使用的统一审核与登记；负责标志样式的备案与分发；组织对标志使用情况的监督检查；协调处理标志使用中出现的问题及争议。

2.申请部门：负责根据实际需求提出标志使用申请，并对申请材料的真实性、准确性和完整性负责；严格按照审批意见和规范要求使用标志；配合归口管理部门的监督检查。

3.法务部：负责对标志使用的合规性进行法律层面审核，提供法律意见，规避法律风险。

4.市场部/品牌部（若有）：参与标志在市场宣传、品牌推广等方面使用的审核，确保符合品牌视觉形象规范。

5.单位领导层：负责对重要或重大标志使用申请的最终审批（根据单位实际情况设定审批权限）。

二、操作流程

（一）申请与提交

1.需求提出：当某部门因业务需要在特定载体或场合使用认证标志时，由该部门指定专人（申请人）负责填写《认证标志使用申请表》（见附件一，可根据实际情况设计表格）。

2.材料准备：申请人需在申请表中详细说明拟使用标志的名称、认证范围、使用载体（如产品包装、宣传册、网站页面、展架等）、使用数量（如适用）、使用区域、使用期限以及设计稿（如有）等信息。必要时，需附上相关的认证证书复印件（确保在有效期内）。

3.部门初审：申请材料准备完毕后，由申请部门负责人对申请的必要性、使用范围的适宜性等进行初步审核，并在申请表上签署意见。

4.提交申请：经部门负责人初审同意后，申请人将《认证标志使用申请表》及相关附件提交至归口管理部门。

（二）审核

1.形式审核：归口管理部门收到申请后，首先对申请材料的完整性、填写规范性进行形式审核。对材料不齐或不符合要求的，应在规定时限内一次性告知申请人补充或修正。

2.实质审核：形式审核通过后，归口管理部门对标志使用的合规性、与认证范围的一致性、标志样式的正确性（是否与认证机构发布的标准样式一致，有无变形、篡改等情况）进行实质审核。

3.会签审核（如需）：根据标志使用的具体情况和涉及范围，归口管理部门可将申请材料分送法务部、市场部/品牌部等相关部门进行会签审核。相关部门应在规定时限内反馈审核意见。法务部重点审核是否符合广告法、商标法等法律法规要求；市场部/品牌部重点审核是否符合品牌形象统一要求。

4.审核意见汇总：归口管理部门汇总各相关部门的审核意见，形成初步的审核结论。

（三）审批

1.权限审批：归口管理部门根据审核结论，按照单位规定的审批权限进行报批。一般使用申请由归口管理部门负责人审批；重要或大规模的使用申请，需报请单位分管领导或主要领导审批。

2.审批结果反馈：审批完成后，归口管理部门应及时将审批结果（同意使用、有条件同意使用或不同意使用及理由）书面或通过指定办公系统反馈给申请部门及申请人。对有条件同意的，应明确具体的修改要求和使用条件。

（四）制作与领用

1.规范获取：经批准同意使用标志后，申请部门应从归口管理部门获取官方发布的标准标志源文件，严禁擅自从非正规渠道获取或自行描摹、修改标志。

2.制作要求：标志的制作（如印刷、喷绘等）必须严格按照标准源文件的规格、颜色、比例等进行，确保清晰、准确，符合认证机构的规定。如需对标志进行缩放，应保持其原有比例，不得变形。

3.领用登记：对于统一制作的标志制品（如不干胶贴等），申请部门在领用时应进行登记，注明领用部门、领用人、领用日期、数量等信息。

（五）使用过程管理与监督

1.规范使用：申请部门在使用认证标志时，必须严格遵守审批通过的使用范围、载体和条件，不得超范围、超期限或改变用途使用。在使用过程中，应妥善保管标志源文件及制品，防止遗失、盗用或滥用。