教培机构教务部工作流程与标准化手册.docxVIP

教培机构教务部工作流程与标准化手册

引言

教务部作为教培机构的核心运营部门，肩负着保障教学活动有序、高效进行，提升学员学习体验与满意度的重要职责。本手册旨在明确教务部各项工作的标准流程、操作规范及质量要求，确保团队成员在日常工作中有章可循，从而实现教学服务的规范化、精细化与专业化，最终助力机构整体教学质量与品牌口碑的提升。本手册适用于教培机构教务部全体人员，并将根据机构发展与实际运营情况进行动态修订与完善。

一、招生咨询与报名阶段

1.1咨询接待与信息登记

*流程概述：潜在学员及家长到访或来电咨询时，教务人员需进行热情、专业的接待与解答，并准确记录咨询信息。

*操作规范：

*咨询礼仪：主动问候，微笑服务，耐心倾听，使用规范用语，避免夸大宣传或不实承诺。

*信息收集：详细了解学员年龄/年级、学习现状、学习目标、过往培训经历、时间安排及家长期望等信息，填写《学员咨询登记表》。

*初步评估：根据学员情况，结合机构课程体系，提供初步的学习建议与课程推荐方向。

*资料提供：向咨询者提供清晰、完整的课程介绍资料、师资简介、教学环境等信息。

*后续跟进：对于未当场报名的咨询者，需约定下次沟通时间，及时进行电话或微信回访，保持联系。

1.2学员报名与建档

*流程概述：学员确认报名后，完成缴费、协议签署等手续，并建立完整的学员档案。

*操作规范：

*课程确认：与学员及家长最终确认所选课程、班型、上课时间、任课教师（若指定）、费用明细等。

*缴费与票据：按照机构财务规定，引导学员完成缴费（现金、刷卡、线上支付等），并开具正式票据。

*协议签署：指导学员/家长阅读并签署《培训服务协议》，明确双方权利与义务。

*信息录入：将学员基本信息、课程信息、缴费信息准确录入机构管理系统，确保无误。

*建档：为学员建立纸质及电子档案，档案内容应包括咨询登记表、报名协议、缴费凭证、学员信息表等。

*开课前通知：在课程开课前，通过电话、短信或微信等方式，再次提醒学员上课时间、地点、所需携带物品及注意事项，并发送《入学须知》。

二、教学资源统筹与排课

2.1教学资源梳理

*流程概述：定期梳理教师资源、教室资源及课程产品，为科学排课提供基础。

*操作规范：

*教师资源：掌握各科目教师的授课能力、专长、可用时段、当前排课量等信息，建立教师资源信息库。

*教室资源：统计各教室的容量、设备情况（多媒体、空调等）、可用时段，建立教室使用台账。

*课程产品：熟悉各类课程的培养目标、适合人群、课时安排、上课频率、课程衔接等。

2.2排课原则与流程

*流程概述：根据招生情况、教学资源及学员需求，进行合理、高效的课程编排。

*操作规范：

*排课原则：

*学员优先：尽量满足学员的时间偏好及学习需求。

*资源优化：合理利用教师与教室资源，避免冲突与浪费。

*科学合理：考虑学员学习规律（如单次课时长、课间休息、连续上课科目搭配等）。

*稳定性：排课方案确定后，非特殊情况不得随意变动。

*排课流程：

1.收集各课程/班级的招生名单及学员时间需求。

2.根据教师资源、教室资源及排课原则，初步拟定排课方案（包括教师、教室、时间段）。

3.将初步方案与相关教师进行沟通确认，确保教师时间可行。

4.生成正式课表，进行内部审核。

5.课表确认无误后，及时向学员、教师发布，并录入管理系统。

2.3课表管理与调整

*流程概述：对正式课表进行统一管理，并规范处理临时调课、换课等需求。

*操作规范：

*课表发布：确保课表信息（课程名称、班级、教师、时间、地点、学员名单）准确无误，通过线上平台、公告栏等方式清晰展示。

*调课申请：教师或学员因特殊原因需调课，需提前提交《调课申请表》，说明原因及建议方案。

*调课审批与处理：教务负责人根据实际情况进行审批，协调资源安排新的上课时间、地点及教师（如需），并及时通知相关学员及教师。

*课表变更记录：所有课表变更均需在管理系统中更新，并做好书面记录存档。

三、教学运行管理

3.1课前准备与检查

*流程概述：确保每节课前各项教学准备工作到位。

*操作规范：

*教师沟通：课前提醒教师上课时间、地点，确认教师已备好课、准备好教学资料。

*教室准备：提前检查教室卫生、桌椅摆放、多媒体设备（电脑、投影仪、音响、网络）、白板/黑板、粉笔/马克笔等是否正常可用，确保教学环境舒适。

*学员提醒：对于新开班或有调课情况，提前提醒学员上课信息。

3.2课堂教学监督与支持

*流程概述：对课堂教学情况进行巡查与必要支持，