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单位公章管理和使用规范

第一章总则

第一条为规范本单位公章的管理和使用，保证公章使用的合法性、严肃性和安全性，维护单位的合法权益，杜绝各类不当使用公章引发的风险与责任，依据国家相关法律法规及本单位实际情况，特制定本规范。

第二条本规范所称公章，是指单位法定名称章（即单位公章）。单位其他专用印章（如财务专用章、合同专用章等）的管理和使用，可参照本规范或另行制定专项管理办法。

第三条本单位公章的管理和使用，遵循“统一管理、分级负责、严格审批、规范用印”的原则。

第四条本规范适用于单位内部所有涉及公章保管、申请、审批、使用、登记等活动的部门及相关人员。

第二章公章的保管与存放

第五条单位公章实行专人保管制度。公章保管人由单位领导班子研究决定，一般应由政治素质高、责任心强、工作严谨的正式在职人员担任。保管人确定后，应签订《公章保管责任书》，明确保管责任。

第六条公章保管人应履行以下职责：

*妥善保管公章，确保公章完好无损，防止被盗、被抢、被骗或遗失。

*严格按照本规范及审批程序用印，对不符合规定的用印申请，有权拒绝并及时向单位领导报告。

*不得擅自将公章带出单位指定保管地点，不得擅自将公章交予他人代管或使用。

*下班前或离开工作岗位时，应将公章锁入保险柜或其他安全存放设备内，并确保存放处安全可靠。

*如发现公章有异常情况或遗失、被盗等，应立即向单位主要领导及相关部门报告，并采取应急措施。

第七条公章应存放在单位指定的安全地点，如配备防盗装置的保险柜或带锁的专用抽屉。存放地点应具备必要的安全防范措施，非保管人员未经许可不得随意接触或查看。

第八条公章保管人因工作调动、离职、退休或其他原因不能继续履行保管职责时，须办理公章交接手续，填写《公章交接登记表》，由单位指定监交人在场监交，交接双方签字确认后，方可离岗。

第三章公章的使用范围与审批

第九条公章的使用必须严格限定在单位法定的业务范围内，主要用于以单位名义发出的公文、函件、合同、协议、证明、报表、授权委托书、介绍信等具有法律效力或对外承担相应责任的正式文件、材料。

第十条严禁在空白纸张、空白合同、空白介绍信或与单位业务无关的文件、材料上加盖公章。如确因特殊工作需要（如银行开户、招投标等）在特定格式的空白文件上盖章，必须经单位主要领导批准，并由相关业务部门严格管理，做好领用登记和核销手续，确保此类文件不被滥用。

第十一条公章使用实行审批制度。所有用印申请均需履行审批手续，未经批准，保管人不得擅自用印。审批权限如下：

*常规性、一般性文件、材料（如内部通知、普通报表等），由部门负责人审核，单位分管领导（或指定负责人）审批。

*重要文件、材料（如对外合同、协议、重要报告、大额资金往来凭证、授权委托书等），须经部门负责人审核，单位分管领导复核，单位主要领导审批。

*涉及重大事项、重大合同、对外担保、融资等特别重要的用印，须按单位“三重一大”决策程序集体研究决定后，方可使用公章。

第十二条公章使用的具体流程：

1.申请：用印人填写《公章使用申请表》，详细注明用印文件名称、份数、用途、接收单位（或个人）、申请部门、申请人及日期等信息，并附上需盖章的文件材料。

2.审核与审批：按照本规范第十一条规定的审批权限，由相关负责人对用印申请及文件材料的内容、格式、合法性、合规性进行审核、审批。审批人应对所审批用印的文件内容负责。

3.用印：用印申请经批准后，申请人将《公章使用申请表》及需盖章文件交公章保管人。保管人核对审批手续是否完备、文件内容与申请事由是否一致，确认无误后，方可加盖公章。

4.登记：每次用印后，保管人应在《公章使用登记簿》上详细记录用印日期、文件名称、份数、用途、审批人、申请人、盖章人等信息，并由申请人签字确认。

第十三条加盖公章时，应确保印章清晰、端正地盖在文件的指定位置（如落款单位名称或法定代表人签名处），做到骑年盖月，印迹完整、不模糊、不歪斜。

第十四条对外合作或签订合同、协议等重要文件，原则上应由单位法定代表人或其授权委托人签字并加盖公章后生效。如遇特殊情况需先行盖章的，必须严格履行审批程序。

第四章公章的外带与停用、销毁

第十五条公章一般不得带出单位使用。因特殊情况（如异地签约、现场办公等）确需将公章带出单位使用的，必须提出书面申请，详细说明外带事由、使用地点、起止时间、携带人及保管措施等，经单位主要领导批准后，由两人以上共同携带，并确保公章在可控范围内使用。用印完毕后，应立即将公章交回保管人，并在《公章使用登记簿》中注明外带使用情况。

第十六条出现下列情况之一时，单位应及时对公章进行停用处理：

*单位名称变更、机构撤销、合并或分立的；

*公章因磨损、变形等原因无法