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企业文档存档及命名规范手册

一、前言

为规范企业内部文档管理流程，统一文档分类与命名标准，提升文档检索效率、保障信息安全，实现文档全生命周期标准化管理，特制定本手册。本手册适用于企业各部门、各项目组在文档创建、存档、检索、借阅等环节的操作规范，旨在建立清晰、高效、可持续的文档管理体系。

二、适用范围

本手册适用于企业内部所有需长期或短期存档的电子文档及纸质文档，包括但不限于：

综合管理类：通知、制度、会议纪要、工作报告等；

业务运营类：合同、客户资料、销售数据、产品手册等；

项目管理类：项目计划、需求文档、测试报告、验收材料等；

财务管理类：预算表、报销单、财务分析报告等；

人力资源类：招聘资料、员工档案、培训记录等。

三、文档分类与命名核心规范

（一）文档分类体系

根据业务属性与管理需求，将文档划分为一级分类、二级分类及三级分类（可根据实际需求调整层级），具体

一级分类

二级分类

三级分类（示例）

综合管理（GL）

制度规范（ZG）

人事制度、财务制度、行政制度

会议文件（HY）

周例会纪要、专题会议纪要、股东会决议

业务运营（YY）

合同管理（HT）

销售合同、采购合同、服务合同

客户管理（KH）

客户档案、客户跟进记录、投诉处理记录

项目管理（XM）

项目立项（LX）

立项申请书、可行性研究报告、批复文件

项目执行（ZX）

项目计划、进度周报、会议纪要

财务管理（CW）

预算管理（YS）

年度预算、季度预算、专项预算

报销管理（BX）

费用报销单、差旅报销、付款审批单

人力资源（RL）

招聘培训（ZP）

招聘需求、面试评估、培训课件

员工档案（YG）

入职材料、转正申请、离职交接单

（二）文档命名规则

文档名称需采用“统一前缀+核心信息+标识码”的结构，保证唯一性与可识别性，具体规则

1.命名结构公式

[一级分类代码]-[二级分类代码]-[核心信息标识]-[版本号]-[日期]

2.各字段定义说明

一级分类代码：采用一级分类名称的拼音首字母（见表3.1），如“GL”代表综合管理；

二级分类代码：采用二级分类名称的拼音首字母，如“ZG”代表制度规范；

核心信息标识：根据文档类型填写关键信息，需简洁明了，避免歧义：

合同类：客户简称+合同性质（如“ABC公司-销售合同”）；

会议纪要：会议主题+届次（如“2024年度经营计划-第1次”）；

项目文档：项目名称+阶段（如“智慧办公系统-需求分析”）；

制度类：制度全称（如“员工考勤管理规定”）；

版本号：采用“V+数字”格式（如V1.0、V2.1），初版为V1.0，修订版依次递增；

日期：采用“YYYYMMDD”格式，文档创建日期或最新修订日期。

3.命名示例

文档类型

示例命名

综合管理-制度规范

GL-ZG-员工考勤管理规定-V2.0业务运营-合同管理

YY-HT-ABC公司-销售合同-V1.0项目管理-项目执行

XM-ZX-智慧办公系统-进度周报-V3.0财务管理-预算管理

CW-YS-2024年度部门预算-V1.0四、文档存档全流程操作指南

（一）文档创建与命名流程

明确文档分类：根据文档内容，对照“文档分类体系”确定一级、二级分类代码；

提取核心信息：从文档中提取关键标识（如客户简称、会议主题、项目名称），保证核心信息准确、简洁；

编制完整名称：按命名规则公式组合各字段，检查特殊字符（如避免使用“/”“*”“?”等），确认版本号与日期无误；

审核与确认：重要文档（如合同、制度）需由部门负责人审核命名规范性与信息准确性。

（二）文档存档操作步骤

1.电子文档存档

路径规划：存档路径需与分类体系对应，格式为“服务器根目录/一级分类/二级分类/核心信息标识/”，

示例：\\server\doc\GL\ZG\员工考勤管理规定\；

操作：将命名后的文档至对应路径文件夹，若同一文档存在多版本，需按版本号排序存放（如V1.0、V2.0）；

元数据登记：在文档管理系统（如OA、SharePoint）中填写元数据，包括文档编号、文件名称、所属部门、创建人、创建日期、密级、存放路径等（详见模板表格）。

2.纸质文档存档

打印与标注：电子文档需使用A4纸打印，标题处需标注电子文档名称及存档路径；

装订与归盒：按文档类型装订（如胶装、夹条装），装入统一规格档案盒，盒面标注“一级分类-二级分类-核心信息标识-日期”，如“GL-ZG-员工考勤管理规定-2024年”；

登记与上架：在《纸质档案登记表》中记录档案盒信息，存放至对应档案柜，保证标签朝外、便于检索。

（三）文档检索与借阅流程

检索操作：

电子文档：通过文档管理系统，输入“一级分类代码+核心信息”或“关键词”进行检索；

纸质文档：通过档案目录查询档案盒