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文档编写指南：公司内外部文档风格统一版

一、适用范围与应用场景

本指南适用于公司内部各部门（包括研发、市场、运营、人力资源等）编制的管理制度、流程规范、工作手册、项目报告等内部文档，以及面向客户、合作伙伴、供应商的外部商务文档（如合作方案、产品说明书、服务协议、函件通知等）。通过统一文档风格，保证内外部文档在结构、格式、语言表达等方面保持一致性，提升专业形象，降低信息传递误差，同时提高文档编制与阅读效率。

二、标准化编写流程与步骤

（一）明确文档类型与目标受众

确定文档类型：根据文档用途划分类型（内部管理类、对外商务类、技术交付类等），不同类型文档的结构重点与语言风格存在差异（如内部流程类需侧重操作细节，外部方案类需侧重价值呈现）。

分析受众特征：明确文档使用对象（内部员工、客户、合作方等），针对受众背景调整内容深度与表达方式（如对技术受众可专业术语，对非技术受众需通俗化解释）。

（二）搭建文档结构框架

按“总-分-总”逻辑搭建基础结构，保证层次清晰，具体框架

封面：仅对外部文档或重要内部文档使用，包含文档名称、版本号、编制部门/人、日期等。

目录：文档超过5页时需添加，自动页码，层级不超过3级（如“1.1→1.1.1”）。

引言/前言：说明文档目的、适用范围、背景（可选）、修订记录（如版本号、修订日期、修订内容摘要）。

按核心模块分章节，每章节设置小标题，突出重点（如“核心流程”“操作步骤”“注意事项”）。

附录：补充说明（如术语表、参考资料、模板样例），非必需但可提升文档完整性。

（三）统一格式规范

严格按照以下标准执行，保证视觉一致性：

要素

内部文档

外部文档

字体

中文：微软雅黑/宋体；英文：Arial

中文：微软雅黑；英文：Arial（需加粗标题）

字号

小四（12pt）；一级（三号/16pt加粗）、二级（四号/14pt加粗）、三级（小四/12pt加粗）

同左，但封面标题需二号/22pt加粗

行间距

1.5倍行距；段前段后0行

同左，章节标题段前0.5行、段后0.3行

页边距

上下2.54cm，左右3.17cm

同左，外部文档需添加公司Logo（页眉居中/页脚居右）

页码

页脚居中，从开始编号

同左，封面不显示页码

列表格式

无序列表用“●”，有序列表用“1.2.3.”

同左，外部文档优先用项目符号（●）

（四）内容撰写规范

语言风格：

内部文档：简洁、客观、准确，避免口语化（如“尽快完成”改为“需在X个工作日内完成”）。

外部文档：专业、礼貌、易懂，突出价值（如“我们提供”改为“贵司可通过获得价值”）。

术语统一：建立公司术语库（如“用户端”统一为“客户端”，“需求方”统一为“业务方”），避免同一文档中出现不同表述。

逻辑清晰：每章节聚焦单一主题，段落首句概括核心内容，数据需标注来源（如“根据2023年Q3销售数据”）。

（五）审核与定稿

内部审核：文档初稿完成后，由部门负责人审核内容准确性，再由法务/合规部门审核外部文档的合规性（如协议条款、数据保密要求）。

外部确认：对外部文档（如合作方案），需经客户/合作方确认核心条款，避免歧义。

版本管理：修订时需更新版本号（如V1.0→V1.1），并在修订记录中注明修改内容、修改人*及修改日期，保证版本可追溯。

三、文档结构模板与要素说明

（一）内部管理类（示例：《项目立项流程规范》）

章节

核心内容

封面

文档名称：《项目立项流程规范V2.0》；编制部门：项目管理中心；编制人：*；日期：2023-10-01

目录

自动，包含“1.目的→2.适用范围→3.职责分工→4.流程步骤→5.附件”等章节及页码

1.目的

规范项目立项管理，明确立项标准与审批流程，保证资源合理配置

2.适用范围

适用于公司所有新项目的立项申请，包括研发项目、市场推广项目等

3.职责分工

项目组：提交立项申请；财务部：审核预算；技术委员会：评估技术可行性；总经理：最终审批

4.流程步骤

4.1项目组填写《立项申请表》→4.2部门负责人初审→4.3财务部/技术委员会联合评审→4.4总经理审批→4.5立项结果通知

5.附件

附件1：《项目立项申请表模板》；附件2：《立项评审打分表》

（二）对外商务类（示例：《合作方案》）

章节

核心内容

封面

文档名称：《合作方案》；公司Logo；版本号：V1.0；编制单位：公司；日期：2023-10-01

目录

自动，包含“1.项目背景→2.合作内容→3.执行计划→4.价值收益→5.合作条款→6.联系方式”等章节

1.项目背景

行业趋势分析、客户痛点说明，引出合作必要性

2.合作内容

分模块说明服务/产品交付范围（如“模块1：需求调研→模块2：方案设计→模块3：实施落地”）

3.执行计划

时间轴表格（阶段、时间节点、交付物、责任人*）

4.价值收益

量化