质量体系控制程序：文件控制与管理.pdfVIP

市口口可食品

文件控制程序

1目的

对体系所要求的文件进行控制，确保体系有效运行的

场所使用有效文件。

2适用范围

适用于与产品质量和体系运行有关的所有文件，包括与产品有

关的外来文件。

3术语和定义

本程序采用GB/T19000-2000《体系基础和术语》和《质量手

册》中规定的术语和定义。

4职责

4.1总经办负责组织《质量手册》和《程序文件》的编写，制定《文件编号规

则》，负责对体系文件的管理和公司文件的。

4.2项目部负责产品工艺技术文件的管理。

4.3其他部门负责本部门使用文件的管理。

5工作程序

5.1文件的分类

5.1.1文件的分类如下：

a)包含形成文件的质量方针和质量目标的质量手册；

b)ISO9001要求和公司要求形成的程序文件；

c)公司为确保其过程的有效策化、运行和控制所需的文件；

d)程序文件要求的所有记录。

5.1.2文件分受控状态和非受控状态两种。

5.1.3受控文件由文件管理部门提出，管理者代表批准后，报总经办备案。受

控文件注明文件编号、分发号；非受控文件只有文件编号。

5.1.4文件的编号

公司对文件的编号做出规定，具体编号方法依据总经办制定的《文件编

号规则》。

5.2文件的版本和修改状态标识

5.2.1文件版本和修改状态以X/Y方法标识，其中X用大写英文字母A-Z书

写，Y用数字0、1、2……书写。

5.2.2文件内容发生更改、修订时，要在修改码上反映，每修订一次，后

加1，如A/0变更为A/1，A/1至A/2……。

5.2.3文件内容有重大变更时，要更换文件版本，修改码上A→B。

5.2.4文件变更内容应在文件文件更改申请/单中描述。

5.2.5发到外部的受控文件只作版本状态登记及新版本取得后的更改，不负责

版本修订。

5.3文件的编写

5.3.1与体系运行有关的文件，由总经办组织有关编写。

5.3.2技术科负责编写产品、作业指导书、工艺流程、生产工艺等文件。

5.3.3项目部负责编写检验、检验规程、计量管理等文件。

5.3.4负责编写本部门使用的文件。

5.4文件的审核和批准

5.4.1文件发布前应得到批准，以确保其适宜性和充分性。

a)《质量手册》由管理者代表审核，总经理批准。

b)程序文件由总经办负责组织审核，管理者代表批准。

c)工艺技术/质量文件由技术科科长审核，总经理批准。

d)其他管理文件由总经办组织审核，总经理批准。

5.4.2文件的评审与更新。

a)在文件实施过程中，由于内、外部环境发生变化，如组织结构、产品、工

作流程、等发生改变时，需对原文件进行评审；

b)公司规定每年七月对公司现行使用文件进行评审；

c)评审的内容为文件的适宜性和充分性，是否需要更新，若需修改，修

改后的文件须经再次批准。

5.5文件的

5.5.1文件的由申请的部门填写《登记表》，件签发人批准

后，总经办负责按指定范围。

5.5.2文件领用人在《文件收/发记录》上签名领取。

5.6文件的补发

5.6.1需使用文件的人员未领到文件时，随意用他人的文件复印，应

填写《文件/领用表》，经本部门同意，总经办批准，在总

经办领用手续。

5.6.2文件破损严重，影响使用，按5.6.1领用手续，交回破损文件，补

发新文件。新文件的分发号沿用原文件分发号。

5.6.3文件使用人将文件丢失后，应按5.6.1领用手续，总经办在补发新