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医院会议服务方案-会议实施措施

一、会前准备阶段实施措施

（一）需求精准对接与方案确认

1.多维度信息采集：会议服务团队提前15个工作日与会议主办部门（如医务科、科教科、院办等）建立专项对接机制，通过3次关键节点沟通完成需求确认。首次沟通（会前15天）重点收集会议类型（学术研讨/行政例会/培训会议/多学科会诊）、核心目标、参会规模（预计人数、领导/专家/普通参会者比例）、时间跨度（是否跨午/夜场）、议程安排（是否含分组讨论、颁奖、签约等特殊环节）；第二次沟通（会前7天）细化技术需求（投影分辨率/同声传译/录播要求）、物资规格（桌签材质/资料袋样式/茶歇品类）、特殊群体服务（无障碍