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员工离职手续办理全流程示范文档

一、引言

员工离职是企业人力资源管理中不可避免的环节。规范、有序的离职手续办理流程，不仅能够保障员工与企业双方的合法权益，维护企业正常的运营秩序，还能在一定程度上提升离职员工的体验，树立企业良好形象。本示范文档旨在提供一个通用的离职手续办理全流程指引，企业可根据自身实际情况进行调整与细化。

二、离职申请与沟通阶段

（一）员工提出离职意向

员工基于个人职业规划或其他原因，决定终止与企业的劳动合同。此阶段，员工通常会首先以口头或书面形式向其直接上级表达离职意愿。直接上级应秉持理解与尊重的态度，与员工进行初步沟通，了解其离职的真实原因（如职业发展、薪酬福利、工作环境、个人原因等），并记录沟通要点。

（二）离职面谈

1.面谈安排：直接上级或人力资源部门应适时与离职员工进行正式的离职面谈。面谈地点应选择安静、私密的环境，确保沟通的有效性。

2.面谈目的：深入了解员工离职的具体原因，听取员工对公司管理、团队协作、企业文化等方面的意见与建议，评估是否存在挽留的可能性（如适用），并为公司未来的管理改进提供参考。

3.面谈要点：

*确认离职决定及最后工作日期。

*了解员工对工作内容、工作环境、团队氛围的满意度。

*听取员工对公司制度、流程、管理方式的改进建议。

*对员工在职期间的贡献表示感谢。

4.记录与反馈：面谈结束后，应及时整理面谈记录，对于员工提出的合理建议，应反馈给相关部门负责人，并探讨改进措施。

（三）提交书面离职申请

在双方就离职意向达成初步共识后，员工需提交正式的书面离职申请书。离职申请书应包含以下基本要素：

*申请人姓名、所属部门、职位。

*入职日期。

*明确的离职日期（建议根据劳动合同及相关法律法规约定，通常为提出申请后的三十日，试用期员工为三日）。

*简要的离职原因。

*感谢公司培养等客套话语。

*申请人签名及申请日期。

三、离职审批阶段

（一）直接上级审批

员工将书面离职申请书提交给直接上级。直接上级根据与员工的沟通情况、团队工作安排等因素，对离职申请进行审核，并在申请书上签署意见（同意/不同意及理由，若不同意，需进一步沟通）。如同意，将申请材料转至下一审批环节。

（二）部门负责人审批

部门负责人对本部门员工的离职申请进行复核，重点关注员工离职对部门整体工作的影响、是否有更优的解决方案（如岗位调整、工作内容优化等，若适用），并签署审批意见后，转至人力资源部门。

（三）人力资源部门审核

人力资源部门收到离职申请后，主要进行以下审核工作：

*确认员工是否已按规定提前通知（根据劳动合同及法律规定）。

*核查员工劳动合同履行情况，是否存在服务期协议、竞业限制协议等特殊约定。

*初步评估离职可能涉及的薪酬结算、社保公积金停缴、经济补偿（如适用）等事宜。

*在审批流程中签署审核意见，并根据公司规定，提交给更高层级领导审批（如需要）。

（四）高层领导审批（如适用）

对于关键岗位或一定级别以上的员工离职，可能需要报请公司高层领导（如分管副总、总经理）进行最终审批。

四、工作交接阶段

工作交接是离职流程中至关重要的一环，直接关系到工作的连续性和公司财产安全。

（一）制定交接计划

在离职申请获得批准后，由直接上级牵头，与离职员工共同制定详细的工作交接计划。明确交接内容、交接对象（通常为接任者或直接上级指定人员）、交接时间表及完成标准。

（二）执行工作交接

离职员工应严格按照交接计划，认真负责地将其负责的各项工作移交给指定人员。交接内容通常包括：

1.手头工作：

*正在进行中的项目进展情况、后续计划、关键节点、联系人等。

*已完成但尚未归档的工作成果。

*待处理事项清单及优先级。

2.文件资料：

*各类纸质文件、电子文档（包括但不限于报告、方案、合同、客户资料、技术文档、操作手册等）的存放位置、访问权限。

*重要数据、图表、密码（如系统账号密码，交接后应及时更改）。

3.物品资产：

*公司配备的办公设备（电脑、手机、U盘、办公用品等），需逐项清点，并确保功能完好。

*公司钥匙、门禁卡、工牌等。

*借阅的图书、资料、工具等。

4.客户/供应商关系：

*重要客户、供应商的联系方式、合作情况、注意事项等，需向接任者进行详细介绍。

5.其他未尽事宜。

（三）交接确认

工作交接完成后，应由离职员工、接任人、直接上级共同签署《工作交接清单》。清单应详细列明交接物品、资料的名称、数量、状态等，并注明交接日期。三方签字确认后，交接方为完成。《工作交接清单》通常一式三份，离职员工、接任人、人力资源部门各执一份（或存档）。

五、离职手续办理阶段（离职日或之前）