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公司采购流程及质量控制规范

引言

在现代企业管理体系中，采购管理与质量控制是保障企业生产经营活动顺利进行、提升企业核心竞争力的关键环节。科学规范的采购流程能够确保企业以合理的成本获取优质的物资与服务，而严格有效的质量控制则是企业产品质量与品牌声誉的基石。为进一步优化公司资源配置，降低运营风险，提高整体运营效率，特制定本采购流程及质量控制规范，旨在为公司各部门的采购活动提供清晰指引和行为准则。

一、采购流程

1.1需求提出与审批

采购活动始于明确的需求。各需求部门应根据实际业务发展、生产计划或项目进展，填写规范的《采购申请表》。申请表需详细注明采购物资或服务的名称、规格型号、技术参数、预估数量、质量标准、建议供应商（如有）、期望交付日期及预算金额等关键信息。填写完毕后，需经部门负责人审核，确保需求的真实性与必要性。对于超出部门审批权限的采购申请，应按公司层级管理规定逐级上报审批，直至获得相应授权领导的最终批准。

1.2供应商选择与管理

供应商是采购活动的重要合作伙伴，其资质与能力直接影响采购物资或服务的质量与成本。

*供应商准入：公司应建立健全供应商准入评估机制。新供应商需提供营业执照、相关生产经营许可证、质量体系认证证书、产品检验报告等资质证明文件。采购部门联合技术、质量等相关部门，对供应商的生产能力、技术水平、质量控制体系、商业信誉、财务状况及售后服务能力等进行综合评估，符合要求者方可纳入合格供应商名录。

*供应商信息库维护：建立并动态维护合格供应商信息库，记录供应商的基本信息、合作历史、履约情况及质量反馈等。

*供应商优化：定期对合格供应商进行绩效评估，评估结果作为后续合作及供应商等级调整的重要依据。对于表现优异的供应商，可考虑建立长期战略合作关系；对于问题供应商，应提出整改要求，屡教不改者则从合格供应商名录中剔除。

1.3采购执行与合同管理

*采购方式确定：根据采购物资的特性、金额大小及市场情况，选择适宜的采购方式，如公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价采购或单一来源采购等。对于达到公司招标标准的采购项目，必须严格按照招投标管理办法执行。

*询比价与招投标：采购部门应向至少三家及以上合格供应商发出询价单或招标文件。收到报价后，需组织相关部门对报价的合理性、供应商的综合实力、技术方案的可行性等进行评审，确保采购过程的公平、公正与公开。

*合同签订：采购方案获批后，应与选定的供应商签订正式采购合同。合同内容应包括物资或服务的名称、规格、数量、价格、质量标准、交付时间、交付地点、运输方式、包装要求、验收标准、付款方式、违约责任、争议解决方式及双方权利义务等核心条款。合同文本需经法务部门或专业律师审核，确保合法合规。

1.4订单下达与履约跟踪

合同签订生效后，采购部门应及时向供应商下达正式采购订单，明确订单编号、具体交付批次及时间等细节。采购专员需与供应商保持密切沟通，定期跟踪订单履约进度，包括生产、备货、发货等环节，确保供应商能够按约定时间交付。对于可能出现的延期风险，应及时预警并协调解决。

1.5到货验收与入库

到货验收是确保采购物资质量的关键环节。

*到货通知：供应商发货后应及时通知采购部门及仓库。采购部门将《采购订单》、《送货单》等相关单据传递至仓库及质量检验部门。

*外观与数量初检：仓库人员根据采购订单和送货单，对到货物资的外包装、数量、规格型号等进行初步核对，确认无误后在送货单上签字接收。如发现外包装破损、数量短缺或规格不符等问题，应立即通知采购部门及供应商，并做好记录。

*质量检验：质量检验部门（或指定人员）依据采购合同、技术协议、图纸、国家标准或行业标准等，对到货物资进行抽样检验或全检。检验内容包括物理性能、化学成份、功能参数、外观质量等。检验合格后，出具《检验合格报告》；检验不合格，出具《检验不合格报告》，并按不合格品控制程序处理。

*入库：经数量核对无误且质量检验合格的物资，由仓库办理正式入库手续，登记入账，建立库存台账。

1.6付款结算

财务部门根据审批通过的采购合同、入库单、检验合格报告、发票等完整凭证，按照合同约定的付款方式和期限办理付款手续。严格执行付款审批流程，确保资金支付的安全与准确。

1.7采购资料归档与评估

采购活动结束后，采购部门应将采购申请、招标文件、投标文件、中标通知书、采购合同、订单、送货单、检验报告、发票、付款凭证等所有相关资料整理归档，以备查阅和审计。同时，定期对采购项目的执行情况、成本控制效果、供应商履约能力等进行总结评估，不断优化采购流程。

二、质量控制规范

质量是企业生存与发展的生命线，采购质量控制应贯穿于采购活动的全过程。

2.1质量责任

明确各相关部门在采购质量控制中的职责：

*需求部门：准