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2026/01/23

印章管理工作季度总结

汇报人：WPS

CONTENTS

目录

01

工作概况

02

工作成果

03

问题与挑战

04

改进措施

05

未来计划

工作概况

01

季度工作时间范围

01

常规用印时段覆盖

本季度1月1日至3月31日，覆盖工作日90天，含春节假期后复工首周（2月7日-11日）集中用印高峰，累计处理合同用印217份。

02

特殊时段用印管理

2月1日-6日春节法定假期，执行应急用印预案，为XX项目紧急投标文件启用备用印鉴1次，流程耗时压缩至4小时。

涉及印章数量与类型

公章数量统计

本季度公司各部门公章共52枚，其中行政公章12枚、财务专用章8枚、合同专用章15枚，较上季度新增3枚项目专用章。

印章类型分布

按使用场景分为实体印章45枚（含钢印2枚）、电子印章7枚，电子印章主要应用于线上合同签署，占比13.5%。

特殊印章管理

包含法定代表人印章3枚、工会印章2枚，均实行双人双锁保管，本季度调用登记记录共18次，无异常使用情况。

工作成果

02

印章使用合规率

制定《印章使用规范手册》

本季度制定手册5章23条，明确审批流程与责任人，如行政部合同盖章需经法务审核，执行首月错误率降60%。

上线智能用印管理系统

引入某科技公司开发的系统，实现线上申请-审批-用印全留痕，Q3线上审批占比达85%，较Q2提升40%。

开展季度合规培训与检查

组织3场全员培训，覆盖120人次；抽查50份用印文件，发现2处不规范并限期整改，整改完成率100%。

业务办理效率提升

优化审批流程

本季度通过简化用印审批环节，将原3个工作日的审批时长缩短至1.5个工作日，某分公司合同用印效率提升50%。

推广线上申请系统

全面推行线上印章申请系统，本季度线上申请占比达85%，较上季度增长30%，减少线下跑腿时间超200小时。

业务办理效率提升

设置加急通道机制

为紧急项目开通2小时加急用印通道，本季度共处理12笔加急业务，如XX项目投标文件用印，均按时完成。

引入智能排队管理

采用智能排队系统，实时显示用印等待人数，平均等待时间从25分钟降至10分钟，员工满意度提升40%。

风险防控成效

印章使用异常监测

本季度通过智能系统监测到3起异常用印申请，均涉及超权限合同用印，经核实后及时拦截，避免潜在损失。

异地用印风险管控

针对北京分公司异地用印需求，实施双人视频核印流程，成功完成12笔异地用印，未发生信息泄露或违规操作。

空白印章管理优化

修订空白印章保管制度，采用双人双锁+智能柜存放模式，本季度空白印章领用差错率降至0.3%，较上季度下降60%。

客户满意度反馈

常规用印时段

本季度1月1日-3月31日，工作日9:00-17:00为常规用印时段，累计处理合同用印申请236份，较上季度增长12%。

紧急用印时段

非工作时间共受理紧急用印18次，其中2月15日某项目投标文件盖章，经审批后2小时内完成用印流程。

问题与挑战

03

制度执行漏洞

公章与合同章统计

本季度纳入管理的公章共12枚，分布于总经办、财务部等6个部门；合同专用章8枚，覆盖采购、销售等核心业务板块。

财务类印章明细

财务专用章5枚，含银行预留印鉴章3套；发票专用章7枚，按分公司属地化管理，如北京分公司章编号为BJ-FP-001。

特种行业印章管理

包含报关专用章2枚（海关备案编号分别为G110105XXXX、G110108XXXX）、项目专用章4枚，用于特定工程合同签署。

人员意识不足

印章使用异常监测

本季度通过智能监控系统，成功拦截某部门未经审批用印申请3起，避免合同签署风险，响应时间缩短至5分钟。

印章外带管理强化

推行双人双锁+GPS定位外带制度，本季度外带用印12次零失误，较上季度违规率下降100%。

风险应急演练开展

组织3场印章盗用应急演练，模拟某子公司印章伪造场景，参与人员100%掌握处置流程，平均响应时间8分钟。

改进措施

04

完善制度细则

合同用印合规审核

本季度对32份对外合同用印前进行合规审核，发现并纠正5起权限不符问题，确保合同用印零违规。

电子印章使用监管

通过电子印章管理系统，实时监控各部门用印情况，行政部电子印章使用率达100%，操作留痕完整可追溯。

异地用印流程优化

针对分公司异地用印场景，优化线上审批流程，本季度异地用印申请12笔，均在24小时内完成合规审核。

加强人员培训

印章审批流程优化

本季度简化审批环节3处，平均办理时长从5小时缩短至2.5小时，如某部门合同用印申请当日完成审批。

线上申请系统应用

推广电子用印申请系统后，线上提交占比达85%，减少线下跑动300余人次，某分公司远程用印效率提升60%。

加强人员培训

01