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部门例会纪要记录及表格模板

在现代企业管理中，部门例会作为信息同步、问题研讨、任务部署的核心载体，其重要性不言而喻。而一份高质量的例会纪要，则是确保会议成果得以有效落实、团队协作顺畅高效的关键环节。它不仅是会议过程的客观记录，更是后续工作推进的行动指南和责任追溯的重要依据。本文旨在结合实践经验，阐述部门例会纪要的核心要素、记录技巧，并提供一个实用的表格模板，以期帮助团队提升会议效率与执行效果。

一、如何记录好部门例会纪要

记录例会纪要并非简单的“听写”，而是一个需要主动思考、提炼总结的过程。一份合格的纪要应具备准确性、完整性、清晰性和可操作性四大特质。

1.会前准备是基础：

*明确会议目的与议程：提前了解会议的核心议题和预期目标，有助于在记录时把握重点，分清主次。

*熟悉参会人员：了解参会者的姓名、职务及负责领域，便于准确记录发言归属及任务分配。

*准备必要工具：除了传统的纸笔，电脑、录音设备（需事先征得同意）等可根据习惯选用，确保记录的完整性。

2.会中记录有技巧：

*抓大放小，突出核心：聚焦于会议达成的共识、形成的决议、待办事项、责任人及完成时限。对于一般性讨论或重复观点，可适当精简。

*清晰记录“5W1H”：对于关键信息，尤其是任务部署，要明确What（做什么）、Why（为什么做）、Who（谁来做）、When（何时完成）、Where（在哪里做，如适用）、How（如何做，关键步骤或资源，如适用）。

*客观中立，言简意赅：以第三人称客观记录，避免加入个人主观判断或情绪化表述。语言力求精炼、准确，避免口语化和冗余。

*记录讨论中的关键分歧与最终结论：若存在重要分歧，简要记录分歧点有助于理解最终决策的形成过程，但无需展开细枝末节的争论。

3.会后整理是关键：

*及时回顾，查漏补缺：会议结束后尽快整理纪要，趁记忆清晰时补充完善遗漏信息，核对关键点。若有录音，可针对性回放确认。

*逻辑梳理，结构优化：将记录的零散信息按照议题、决议、待办事项等逻辑顺序进行组织，确保条理清晰，易于阅读。

*明确待办，责任到人：这是例会纪要最具价值的部分之一。清晰列出每项任务、对应的负责人、计划完成时间，并可考虑按优先级排序。

*校对审核，确保无误：仔细检查纪要内容，确保人名、职务、时间、任务描述等准确无误。重要会议纪要可请主持人或相关负责人审阅。

二、部门例会纪要表格模板

以下提供一个通用的部门例会纪要表格模板，各团队可根据实际需求进行调整和优化。

部门例会纪要

**项目**

**内容**

:-------------------

:-----------------------------------------------------------------------

**会议名称**

（例如：XX部门X周/月度工作例会）

**会议日期**

YYYY年MM月DD日

**会议时间**

HH:MM-HH:MM

**会议地点**

（例如：会议室A/线上会议平台及会议号）

**主持人**

（姓名+职务）

**记录人**

（姓名+职务）

**出席人员**

（列出姓名，多人可分行或用顿号隔开，注明职务可根据需要）

**缺席人员**

（列出姓名、职务及主要缺席原因，如：XXX-请假/出差）

**列席人员**

（如无，可删除此项或填写“无”）

**会议议题**

1.（议题一）

2.（议题二）

3.（以此类推）

**会议主要内容纪要**

**议题一：[填写具体议题名称]**

**讨论要点**：（简要记录关键讨论内容、不同意见等）

**达成共识/决议**：（明确会议对此议题的决定或结论）

**待办事项**：

1.任务描述：[具体任务]

负责人：[姓名]

计划完成时间：[YYYY-MM-DD或具体周期]

备注：[可选，如所需资源、风险提示等]

2.（以此类推）

**议题二：[填写具体议题名称]**

**讨论要点**：

**达成共识/决议**：

**待办事项**：

1.任务描述：

负责人：

计划完成时间：

备注：

2.（以此类推）

**(其他议题以此格式记录)**

**其他事项**

（记录未包含在上述议题内但需要提及的重要信息）

**散会时间**

HH:MM

**分发范围**

（例如：部门全体成员、XX领导）

**抄送**

（如无，可删除此项或填写“无”）

使用说明：

*【】中的内容：为提示性文字，实际