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内部沟通协作流程与模板库

一、适用工作场景

本流程与模板库适用于企业内部各类需多角色协作的场景，包括但不限于：

跨部门项目推进：如新产品研发、市场活动策划、流程优化等，需研发、市场、运营等多部门协同完成的项目；

日常事务对接：如跨部门资源申请、流程审批衔接、信息同步等需多角色配合的常规工作；

紧急事项响应：如系统故障处理、客户投诉紧急跟进、突发风险应对等需快速协调资源的场景；

阶段性任务协作：如季度目标拆解落地、年度审计配合、培训组织等需明确分工与进度跟踪的任务。

二、协作流程操作步骤

（一）协作需求发起：明确目标与边界

操作要点：由需求发起方（部门或个人）确认协作的核心目标、所需资源及时间要求，避免模糊表述。

步骤1：梳理协作需求，明确“做什么（目标）”“谁来做（参与人）”“何时做（时间）”“需要什么支持（资源）”；

步骤2：填写《跨部门协作发起单》（详见模板示例1），清晰描述协作背景、关键任务及预期成果；

步骤3：将发起单同步至所有潜在参与部门/人，确认各方初步协作意愿，避免信息不对称。

（二）信息同步与确认：对齐认知与分工

操作要点：通过结构化方式同步信息，保证所有参与方对目标、分工、时间节点达成一致。

步骤1：发起方组织协作启动会（或线上同步会），明确协作目标、整体计划及各角色职责；

步骤2：会后由发起方输出《协作分工确认表》（可包含在发起单附件中），细化各参与方的具体任务、交付标准及时间节点；

步骤3：所有参与方在1个工作日内反馈确认意见，如有异议需在发起方协调下24小时内达成共识。

（三）执行与进度反馈：动态跟踪与调整

操作要点：按分工推进任务，定期同步进展，保证协作不脱节、问题早暴露。

步骤1：各参与方按《协作分工确认表》执行任务，负责人需实时跟踪本环节进度；

步骤2：建立“周进度同步+关键节点即时反馈”机制：

常规协作：每周五17:00前填写《进度同步记录表》（详见模板示例2），提交至发起方及协作群；

关键节点：如提前完成、延迟或遇到阻碍，需立即在协作群相关方并说明情况，同步提出支持需求；

步骤3：发起方每周汇总进度，对滞后任务协调资源推动，必要时调整计划并同步各方。

（四）问题处理与升级：快速响应与解决

操作要点：明确问题升级路径，避免小问题拖成协作瓶颈。

步骤1：协作过程中出现问题时，责任方需第一时间在协作群说明问题现象、影响范围及已尝试的解决措施；

步骤2：相关方（如上下游部门、支持部门）需在24小时内响应，共同商议解决方案；

步骤3：若问题24小时内未解决，或涉及跨部门资源协调困难，由发起方上报至双方共同上级（或项目总监）协调，升级后需在48小时内明确处理方案。

（五）协作闭环与复盘：沉淀经验与优化

操作要点：完成协作后需确认成果、复盘总结，形成可复用的经验。

步骤1：所有任务交付后，发起方组织参与方进行成果验收，确认是否符合预期目标；

步骤2：填写《协作闭环确认单》（详见模板示例4），明确完成情况、成果附件及各方确认意见；

步骤3：组织协作复盘会（可选，针对复杂或重要项目），总结本次协作中的亮点与不足，输出《协作复盘表》（可作为闭环单附件），更新至团队协作知识库。

三、常用协作模板示例

模板示例1：跨部门协作发起单

字段

填写说明

示例

协作主题

简明概括协作核心内容，格式建议“[项目/任务名称]+[协作目标]”

“2024年Q3新品上市推广-跨部门协同推进”

发起部门/人

填写发起方全称或姓名（*代替）

市场部/*小明

协作目标

明确需达成的具体结果（可量化）

“9月30日前完成新品线上+线下全渠道推广，实现首月销量目标1万台”

参与部门/人

列出所有需协作的部门及对接人（*代替），注明负责人

研发部/小红（产品对接）、销售部/小刚（渠道对接）、设计部*小华（物料设计）

时间节点

关键里程碑时间（开始时间、关键节点截止时间、最终完成时间）

开始时间：2024-08-01；物料设计完成：2024-08-15；渠道上线：2024-09-01

关键任务描述

分点列出需协作方配合的核心任务（每项任务对应责任部门）

1.研发部提供产品功能说明书（8月10日前）；2.销售部提交渠道推广方案（8月20日前）

所需资源支持

明确需其他方提供的资源（人力、预算、数据等）

需研发部提供2名技术支持人员协助渠道培训；需设计部预算5000元用于推广物料设计

备注

其他需说明的事项（如紧急程度、特殊要求）

“本次推广为Q3重点项目，请各参与方优先保障”

模板示例2：进度同步记录表

日期

同步人（*代替）

当前进度（如“已完成80%”“进行中：需求分析阶段”）

已完成事项（具体描述）

待办事项（具体描述+截止时间）

风险问题（如有，说明影响及需协调支持）

下一步计划（未来3天关键动作）

2024-08-05

*小红（研发部