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采购流程标准化操作手册风险控制要点

一、适用范围与应用场景

本手册适用于企业各类采购活动，包括但不限于生产原材料采购、办公用品采购、服务外包采购、固定资产采购等场景。适用于采购部门、需求部门、财务部门、法务部门等多岗位协同操作，尤其适用于新员工入职培训、现有流程优化、跨部门协作规范等场景，旨在通过标准化流程降低采购风险，提升采购效率与合规性。

二、采购全流程标准化操作与风险控制

（一）需求提出与审批阶段

操作步骤：

需求部门发起：需求部门根据业务需要，填写《采购需求申请表》，明确采购物品/服务的名称、规格型号、数量、用途、预算金额、期望交付时间等关键信息，部门负责人签字确认。

需求初审：采购部门收到需求后，1个工作日内完成初审，重点核对需求合理性（如是否符合年度采购计划、预算是否匹配、规格描述是否清晰），对模糊需求与需求部门沟通补充。

预算与审批：需求部门将初审通过的需求提报至财务部门审核预算，随后根据企业权限矩阵（如金额分级审批、跨部门会签）逐级报批。例如：单笔金额≤5万元由需求部门负责人审批；5万-20万元由采购总监审批；≥20万元需总经理办公会审批。

风险控制要点：

需求描述不清晰可能导致采购偏差，需保证“名称、规格、数量、用途”四要素明确；

超预算需求需提前说明并走预算调整流程，严禁“先采购后补预算”；

审批流程需留痕，严禁越级审批或口头审批，保证审批链完整可追溯。

（二）供应商选择与管理阶段

操作步骤：

供应商寻源：采购部门根据需求类型，通过公开招标、邀请招标、询比价、单一来源采购等方式筛选供应商。其中，金额≥10万元的采购项目原则上需采用公开招标或邀请招标。

资质审核：对候选供应商进行资质审查，包括营业执照、相关行业资质（如ISO认证、生产许可证）、财务状况（近3年财务报表）、供货业绩、信誉评价等，形成《供应商资质审核表》。

供应商评估：组织需求部门、技术部门（如需）对供应商进行综合评估，评估维度包括价格（占比30%）、质量（占比40%）、交付能力（占比20%）、服务（占比10%），得分≥80分方可纳入合格供应商名录。

供应商动态管理：每半年对合格供应商进行复评，对评分低于70分或出现质量问题的供应商启动淘汰机制，更新供应商名录并同步至各相关部门。

风险控制要点：

杜绝“人情供应商”，保证寻源过程公开透明，询比价需留存至少3家供应商报价记录；

资质审核需核实原件，避免过期或虚假资质，尤其关注供应商的生产许可、特种设备资质等特殊证照；

避免长期依赖单一供应商，同类物料合格供应商原则上不少于2家。

（三）合同签订与执行阶段

操作步骤：

合同拟定：采购部门根据谈判结果，使用企业标准合同模板拟定采购合同，明确标的物名称、规格、数量、单价、总价、交付时间与地点、验收标准、付款方式、违约责任等核心条款。

合同审核：法务部门重点审核合同条款的合规性（如是否符合《民法典》《招标投标法》等法律法规）、权利义务对等性、违约责任明确性；财务部门审核付款方式与预算匹配度。审核通过后，由双方法定代表人或授权代表签字并加盖公章。

合同交底：采购部门向需求部门、仓储部门等执行部门进行合同交底，明确交付时间、验收标准、异常处理流程等，保证各方理解一致。

风险控制要点：

合同条款不得出现“最终解释权归采购方所有”等霸王条款，需保证双方权利义务平等；

付款节点与交付进度、验收结果挂钩，避免“预付全款”或“未验收先付款”；

合同原件需妥善保管，电子档案与纸质档案同步存档，保存期限不少于合同履行完毕后5年。

（四）订单下达与交付跟踪阶段

操作步骤：

订单：合同签订后，采购部门在ERP系统中《采购订单》，同步发送至供应商，明确订单编号、物料信息、交付时间、收货地址等，要求供应商确认回传。

交付跟踪：供应商发货后，采购部门需跟踪物流信息，对延迟交付（超过约定时间3个工作日）的供应商发出《交付延迟预警函》，要求其说明原因并承诺交付时间。

异常处理：若供应商无法按期交付，采购部门需立即启动备选方案（如启用备用供应商、调整生产计划），并评估是否追究违约责任。

风险控制要点：

订单信息需与合同完全一致，严禁口头修改订单条款；

对大宗或关键物料，可要求供应商提供生产进度报告，保证交付能力；

延迟交付需留存沟通记录（邮件、函件等），作为后续供应商考核的依据。

（五）验收入库与结算阶段

操作步骤：

到货验收：物料到货后，需求部门与仓储部门共同到场验收，核对实物与订单信息（名称、规格、数量）是否一致，并检查外观、包装、合格证等。对有质量要求的物料，需由质检部门出具《检验报告》。

入库登记：验收合格的物料，由仓储部门办理入库手续，填写《入库单》，注明物料编码、批次号、库位等信息，同步更新ERP库存数据。验收不合格的，填写《不合格品处理单》，及时与供应商协商退货、换货或折价处理