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商务合同审查与管理标准化模板

一、适用范围与典型应用场景

日常业务合作：如采购与销售合同、服务外包合同（设计、咨询、物流等）、委托代理合同；

项目合作：如联合开发、工程建设、技术转让、特许经营等长期或复杂项目合同；

合作框架协议：为明确双方长期合作原则、权利义务框架而签署的协议；

补充与变更协议：对已签署合同的条款修订、标的追加或终止等情形的补充文件。

二、标准化操作流程与步骤详解

（一）合同发起与前置准备

需求提出：业务部门根据合作需求，明确合同标的（货物/服务/技术等）、数量、质量标准、合作期限、预算金额等核心要素，填写《合同立项申请表》（见模板1），附上合作方初步资料（如营业执照复印件、合作意向书等）。

合作方资质初审：业务部门通过“国家企业信用信息公示系统”、官方资质查询平台等途径，核查合作方主体资格（是否为合法存续企业、有无经营异常或严重违法记录）、履约能力（注册资本、经营范围、过往业绩），必要时要求合作方提供近期财务报表或项目案例。

（二）合同起草与内容规范

模板选择：根据合同类型（如采购合同、服务合同），优先选择企业标准化合同模板库中的基础模板，无模板时参考行业示范文本。

核心条款填写：

当事人信息：填写双方全称、统一社会信用代码、法定代表人/负责人、注册地址、联系方式（联系人：女士/先生，电话：-*），保证与营业执照信息一致；

标的描述：明确货物名称、型号规格、服务内容、技术参数等，避免模糊表述（如“一批货物”“优质服务”）；

权利义务条款：约定双方主要责任（如供货方按时交货、采购方按时付款）、协作义务（如提供场地、资料配合）；

履行期限与方式：明确起止时间、交付地点、验收标准（如“到货后3个工作日内按GB/T19001标准验收”）；

价格与支付：约定单价、总价、计价货币、支付条件（如“验收合格后30日内支付90%，质保期满无质量问题后支付10%”）、账户信息（需加盖合作方财务专用章）；

违约责任：明确违约情形（逾期交货、付款不符约定等）对应的违约金计算方式（如“逾期付款按日万分之五支付违约金”）或损失赔偿范围；

争议解决：约定协商、仲裁（明确仲裁机构，如“中国国际经济贸易仲裁委员会”）或诉讼（明确管辖法院，如“甲方所在地人民法院”）的解决方式；

保密条款：明保证密信息范围、保密期限（如“合同终止后3年内”）及违约责任。

（三）合同审查与风险把控

部门初审：业务部门负责人审查合同内容是否符合业务需求、条款是否完整，重点核对标的、价格、期限等关键信息与立项申请的一致性，签署《合同审查表》（见模板2）。

法务/风控复审：法务或风控部门从合法性、合规性、风险性角度审查，重点关注：

主体资格是否有效（如超越经营范围、法定代表人无代表权）；

条款是否违反法律法规（如“霸王条款”、格式条款未提示说明）；

权利义务是否对等（如违约责任仅约束一方）；

潜在风险点（如不可抗力定义模糊、知识产权归属不明）。

审查后提出修改意见，重大风险需出具《法律风险评估报告》。

财务会签：财务部门审查价格条款、支付方式、发票类型（如“提供增值税专用发票”）及税务合规性，保证资金支付流程可控。

管理层审批：根据合同金额及重要性分级审批（如10万元以下由部门总监审批，10万-100万元由分管副总审批，100万元以上由总经理审批），审批人签署《合同审批单》（见模板3）。

（四）合同签署与用印管理

文本校对：所有审批通过后，业务部门与对方最终确认合同文本，保证无修改痕迹（如有修改需双方在修改处盖章或签字确认），核对份数（正本一式X份，双方各执X份，存档X份）。

签署规范：

企业法人：由法定代表人或其授权委托人（需提供《授权委托书》，见模板4）签字，并加盖企业公章或合同专用章（多页合同需加盖骑缝章）；

其他组织：由主要负责人签字并加盖组织印章；

自然人：由本人签字并按手印。

用印登记：行政或法务部门审核签署完整的合同后，按规定流程用印，登记《合同用印台账》（见模板5），记录用印日期、合同编号、份数、经办人等信息。

（五）合同履行与动态跟踪

履约责任：业务部门为合同履约第一责任人，按合同约定履行义务（如催促对方供货、按时验收），并同步留存履约证据（如送货单、验收报告、沟通记录）。

异常处理：出现履约延迟、质量问题等异常时，业务部门应及时向法务、财务部门通报，通过发函、协商等方式解决，必要时启动违约责任条款或终止合同。

履约记录：每月更新《合同履约跟踪表》（见模板6），记录履约进度、款项支付情况、存在问题及处理结果，保证全程可追溯。

（六）合同归档与后续管理

归档范围：包括合同文本（正本、副本）、审批文件（审查表、审批单）、补充协议、变更函、履约证据（验收单、发票等）、往来函件等。

归档流程：合同履行完毕或终止后10个工作日内，业务部门整理完整资料，标注“