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团队活动方案计划策划及风险应对工具

适用情境与目标人群

本工具适用于企业内部团队建设、部门协作促进、新员工融入破冰、项目阶段性激励等场景，由HR、团队负责人、活动策划人员或项目主导者使用，旨在通过标准化流程提升活动策划效率，降低执行风险，保证活动目标达成与参与体验优化。

策划与执行全流程指南

第一步：需求明确与目标拆解

目标定位：区分“团队凝聚力提升”“跨部门协作破冰”“新员工融入”“目标激励”等核心目标，例如：“为解决市场部与技术部协作壁垒，通过户外拓展活动促进跨部门沟通，目标为活动后协作效率提升20%”。

参与人群画像：明确人数、年龄层、岗位分布、身体状况（如是否有行动不便者、饮食禁忌等），例如：“参与人员共30人，其中25-35岁占比80%，含2名孕期同事，需避免高强度运动”。

时间与范围：锁定活动日期、时长（半天/全天/多日）、地点偏好（室内/室外/城市近郊），例如：“选择周六全天，地点需容纳30人开展团队游戏及用餐，车程1小时内”。

预算框架：明确总预算范围及成本构成（如交通、餐饮、物料、保险、应急备用金），例如：“总预算1.2万元，其中交通费3000元，餐饮4000元，物料采购3000元，保险500元，应急备用金1500元”。

第二步：活动方案设计

主题创意：结合目标与人群特点设计主题，例如：“协作攻坚·共创未来”（跨部门协作）、“新星启航·与你同行”（新员工融入）。

流程细化：按时间轴拆分环节，明确每个环节的内容、时长、负责人、所需物资，例如：

时间

环节名称

内容描述

负责人

物资需求

08:30-09:00

集合签到

统一乘车前往活动地点

*（行政）

签到表、姓名贴

09:00-09:30

破冰分组

随机分组，选队长，设计队名队旗

*（培训）

分组道具、队旗材料

09:30-11:30

核心活动（信任背摔）

分组完成信任背摔挑战，记录协作过程

*（教练）

安全垫、绑带

11:30-12:00

分享总结

各组分享协作感悟，教练点评

*（主持人）

麦克风、白板

12:00-13:30

午餐休息

团队围餐，自由交流

*（后勤）

餐饮预定单、餐具

预算编制：按流程环节细化成本，预留10%-15%应急备用金，例如：

成本项

明细说明

预算（元）

交通费

租用50座大巴往返（含过路费）

3000

餐饮费

30人自助午餐（80元/人）

2400

物料费

队旗材料、分组道具、奖品等

2000

教练费

专业拓展教练1名（含保险）

3000

应急备用金

突发情况补充（如临时购买物资）

1600

合计

12000

分工安排：明确策划组、执行组、后勤组职责，例如：

策划组（（HR主管）、（活动专员））：方案设计、流程把控、风险预案；

执行组（（教练）、（主持人））：现场活动引导、流程执行；

后勤组（（行政）、（财务））：物资采购、交通餐饮对接、费用报销。

第三步：风险全面评估与预案制定

风险识别维度：人员风险（健康、情绪）、物资风险（遗漏、损坏）、环境风险（天气、场地）、流程风险（时间延误、参与度低）。

风险等级评估：按“高可能性/高影响”“高可能性/低影响”“低可能性/高影响”“低可能性/低影响”分类，重点关注“高影响”风险。

应对措施示例：

风险类别

风险描述

可能性

影响程度

应对措施

责任人

人员健康

参与者突发低血糖或过敏

中

高

随身携带急救包（含糖果、创可贴、过敏药）；提前收集健康信息，标注禁忌人员

*（医疗专员）

天气突变

户外活动遇暴雨

中

高

提前查询天气预报，准备备用室内场地（如附近会议室）；准备雨棚、一次性雨衣

*（后勤）

参与度低

部分成员对活动不感兴趣，消极参与

高

中

设计互动性强的游戏（如“故事接龙”“角色扮演”）；设置小组积分奖励机制

*（主持人）

物资遗漏

忘记携带签到表或分组道具

低

中

提前1天检查物资清单，打包时逐项核对；活动当天提前2小时到达现场布置

*（行政）

第四步：执行前最终核查

物资核查清单：

基础物资：签到表、笔、姓名贴、队旗材料、奖品、急救包；

活动物资：拓展道具（如信任背摔垫、拼图板）、音响设备、麦克风、白板；

后勤物资：饮用水、雨具、备用室内场地钥匙、应急联系人名单。

人员确认：与各负责人再次沟通流程分工，确认联系方式畅通；与参与者发送提醒（时间、地点、着装建议、携带物品）。

应急演练：针对高风险预案（如人员受伤、天气突变）进行简单推演，保证责任人清楚处理流程。

第五步：现场执行与动态调整

流程把控：主持人严格按时间节点推进环节，预留10分钟弹性时间（如茶歇、过渡环节）；

人员协调：执行组关注参与者状态，对消极成员及时引导（如邀请其担任小组记录员），对身体不适者立即安排休息并联系医疗专员；

突发情况处理：例如遇暴雨，立即启动备用室内方案，引导参与者转移场地，调整活动顺序（将