会议纪要及行动计划编写参考模板.docVIP

会议纪要及行动计划编写参考模板

适用场景说明

编写流程详解

一、会前准备：明确提升效率

确认会议核心要素

提前获取会议通知，明确会议主题、目标、时间、地点、参会人员（含主持人、记录人）及议程。

若会议涉及议题较多，可提前将议程发给参会人，提醒其准备相关材料或发言要点。

准备记录工具

电子工具：推荐使用文档编辑软件（如Word、飞书文档、腾讯文档）或会议管理工具（如钉钉会议纪要、Notion），支持实时编辑与后续分发。

纸笔备用：关键信息（如决议、行动项）需同步手写记录，避免电子设备故障导致遗漏。

二、会中记录：抓取关键，客观准确

记录基本信息

会议主题、时间（起止时间）、地点（线上会议需注明平台及会议号）、主持人、记录人、参会人员（含请假人员，注明原因）。

聚焦核心内容

议题讨论：按议程顺序记录各议题的讨论要点，包括不同观点、争议焦点及最终共识（避免记录个人主观评价，客观呈现讨论过程）。

决议事项：对每个议题形成的明确结论需逐条记录，保证“谁提议、谁同意、决议内容”清晰可追溯。

行动项：这是会议纪要的核心，需单独记录并包含以下要素：

任务内容：具体要完成的事项（避免模糊表述，如“尽快完成”改为“X月X日前完成报告初稿”）；

责任人：明确到具体人员（如、团队，避免“相关负责人”等模糊表述）；

截止时间：精确到日期（如“2024年6月30日17:00前”）；

交付成果：明确交付物的形式（如“PPT方案”“签字版文档”“数据报表”）；

依赖资源（可选）：若需其他部门或人员配合，需注明（如“需**提供数据”）。

标注重点与待确认项

对未当场达成共识的议题，标注“待确认”，并明确后续跟进人及时间；对需后续补充的信息，记录“待补充：材料，由赵六负责收集”。

三、会后整理：核对信息，形成初稿

及时梳理与补充

会议结束后2个工作日内，根据会议记录整理初稿，重点核对决议事项与行动项的准确性（如责任人、时间、成果是否明确）。

对模糊表述（如“尽快”“适当”）进行细化，必要时与主持人或责任人沟通确认，避免歧义。

结构化呈现

会议纪要建议包含以下模块：

标题（如“项目周例会纪要（2024年6月X日）”）；

基本信息（时间、地点、参会人等）；

会议议程与讨论内容（按议题分点，附决议项）；

行动计划表（单独表格，包含任务、责任人、截止时间、交付成果等）；

附件（如有会议材料、数据报表等）。

审核与分发

初稿完成后，提交主持人审核，保证内容与会议结论一致；

审核通过后，1个工作日内分发给所有参会人及相关方（抄送需知晓的非参会人员），并提醒接收人确认查收。

四、行动计划跟踪：闭环管理，保证落地

建立跟踪机制

行动计划需同步至项目管理工具（如飞书项目、Teambition、Excel跟踪表），明确“未开始/进行中/已完成/延期”状态，由专人（如项目经理/行政助理）每周更新进度。

定期复盘

在后续会议中，优先回顾上期行动项的完成情况，对未完成的项说明原因（如“资源不足”“需求变更”），并明确新的解决措施与时间节点，避免“议而不决、决而不行”。

参考模板表格

表1：会议基本信息表

项目

内容

会议主题

项目Q3目标推进会

时间

2024年6月15日14:00-16:00

地点

公司3楼会议室A（线上：腾讯会议，会议号X–）

主持人

**

记录人

**

参会人员

**（产品部）、赵六（技术部）、孙七（市场部）、周八（运营部）

请假人员

吴九（技术部，因客户拜访请假）

会议议程

1.Q2目标完成情况复盘；2.Q3目标拆解与资源分配；3.跨部门协作问题讨论

表2：议题讨论与决议记录表

序号

议题名称

讨论要点

决议事项

1

Q2目标完成情况复盘

-产品部：用户增长未达标（原计划10%，实际7%），主因是新功能上线延迟；-技术部：系统稳定性达标，但迭代速度未达预期。

1.产品部需在6月20日前提交《新功能延迟原因分析报告》，由**负责；2.技术部7月起增加迭代频次，每月2次版本发布，由赵六牵头。

2

Q3目标拆解与资源分配

-Q3核心目标：用户增长12%，需市场部推广预算增加5万元；-运营部建议新增1名社群运营专员。

1.市场部推广预算增加5万元，由孙七提交预算申请，6月25日前完成；2.新增社群运营专员岗位，由人力资源部钱十负责招聘，7月15日前到岗。

3

跨部门协作问题讨论

-技术部反馈：产品需求变更频繁（Q2共变更12次），导致开发效率低下；-产品部：需求未明确就启动开发，导致返工。

1.建立《需求变更评审流程》，重大变更需经双方负责人确认，由、赵六共同制定，6月30日前完成；2.每周三召开需求对接会，由主持。

表3：行动计划跟踪表

序号

任务内容

责任人

截止时间

交付成果

当前状态

备注

1

提交《新功能延迟原因分析报告》

**