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企业IT资产管理规范及台账模板

前言

在数字化浪潮席卷全球的今天，IT资产已成为企业运营与发展不可或缺的核心基础设施。从办公电脑、服务器、网络设备到各类软件授权，IT资产的数量、种类与日俱增，其价值也日益凸显。有效的IT资产管理不仅能够帮助企业清晰掌握资产状况、优化资源配置、降低运营成本，更能在保障信息安全、满足合规要求、支持业务连续性等方面发挥关键作用。然而，许多企业在IT资产管理方面仍面临着资产不清、责任不明、流程混乱、效率低下等痛点，由此引发的资源浪费、安全隐患乃至决策失误屡见不鲜。为此，制定一套系统、规范、可落地的企业IT资产管理规范，并辅以实用的台账模板，对于提升企业IT治理水平、实现降本增效具有重要的现实意义。本文旨在结合实践经验，提供一套兼具专业性与操作性的IT资产管理框架与工具，以期为企业IT资产管理工作提供有益的参考。

一、企业IT资产管理规范

（一）总则

1.目的：为规范企业IT资产的全生命周期管理，提高资产使用效率，保障资产安全完整，降低管理成本，防范资产流失风险，特制定本规范。

2.依据：本规范依据国家相关法律法规及企业内部管理制度制定。

3.适用范围：本规范适用于企业内部所有IT资产的管理，包括但不限于计算机设备、网络设备、存储设备、安全设备、办公自动化设备、移动终端、软件资产及相关配件等。企业各部门及全体员工均须遵守本规范。

4.基本原则：

*统一领导：IT资产管理工作在企业统一领导下，由指定部门（如IT部或行政部）负责组织实施。

*分级负责：各部门对本部门使用和管理的IT资产负直接责任，明确资产管理员和使用人。

*全程管理：对IT资产的采购、入库、登记、领用、借用、转移、维护、盘点、报废等环节进行全过程跟踪管理。

*清晰准确：资产信息应及时、准确、完整地记录于管理台账，确保账实相符。

*安全保密：涉及企业敏感信息的IT资产，其管理和处置应符合企业信息安全及保密相关规定。

（二）组织与职责

1.IT资产管理部门（如IT部）：

*负责本规范的制定、修订、解释与监督执行。

*负责IT资产的统一分类、编码规则的制定与维护。

*负责IT资产台账系统的建立、维护与数据管理。

*组织或参与IT资产的采购评审、验收、入库、报废等关键环节。

*组织定期或不定期的IT资产盘点工作，监督盘点结果的处理。

*负责或指导IT资产的维护、维修及技术支持。

*负责软件资产的正版化管理、授权管理及合规性检查。

2.采购部门：

*负责IT资产的采购执行，确保采购过程合规。

*配合提供采购合同、发票等原始凭证，交IT资产管理部门备案。

3.财务部门：

*负责IT资产的价值核算、折旧计提、报废核销等财务管理工作。

*参与IT资产的盘点、报废等工作，确保账实、账账相符。

4.各业务部门：

*指定部门资产管理员，协助IT资产管理部门进行本部门IT资产的日常管理。

*负责本部门IT资产的领用、保管、使用、维护申请及报废申请。

*配合IT资产管理部门进行资产盘点、清查等工作。

*对本部门员工进行IT资产管理规范的宣导和培训。

5.资产使用人：

*妥善保管和正确使用所领用的IT资产，负责日常维护。

*如发生资产损坏、丢失、被盗等情况，应立即向本部门资产管理员及IT资产管理部门报告。

*离职或调动时，按规定办理资产交还或转移手续。

（三）资产分类与编码

1.资产分类：根据IT资产的性质、用途及管理需求进行分类。常见分类如下（企业可根据实际情况调整）：

*计算机设备：台式计算机、便携式计算机、瘦客户机等。

*网络设备：路由器、交换机、防火墙、无线接入点、网络线缆等。

*存储设备：硬盘、U盘、移动硬盘、磁带机、存储阵列等。

*安全设备：入侵检测/防御系统、防病毒网关、数据备份设备等。

*办公自动化设备：打印机、复印机、扫描仪、投影仪等。

*移动终端：智能手机、平板电脑等。

*服务器设备：各类物理服务器、小型机等。

*软件资产：操作系统软件、办公软件、行业应用软件、工具软件等（按授权类型可分为单机版、网络版、订阅版等）。

*其他设备及配件：UPS电源、显示器、键盘、鼠标、硬盘盒等。

2.资产编码：

*采用统一的编码规则对IT资产进行唯一标识。编码应具有可读性、唯一性和可扩展性。

*编码组成可包含分类码、部门码、购置年份码、序列号等信息。例如：`HW-NET-____`（HW表示硬件，NET表示网络设备，2023表示购置年份，001表示顺序号）。

*软件资产可参照硬件编码规则，或采用独立的软件授权编码体系