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销售合同评审及签约标准化流程

一、适用范围

本标准化流程适用于企业各类销售合同的评审、审批及签约管理环节，涵盖新客户首次签约、老客户续签、合同条款变更、大额/特殊条款合同等场景。通过规范流程，保证合同条款合法合规、风险可控，同时提升签约效率，保障企业及客户合法权益。

二、标准化操作流程

步骤1：合同发起与资料准备

操作内容：

业务负责人*（或销售人员）根据与客户沟通结果，起草销售合同初稿，明确合同主体信息（客户名称、统一社会信用代码等）、标的物/服务内容、数量、单价、总价、履行期限、付款方式、交付标准、违约责任、争议解决方式等核心条款。

收集客户主体资格证明材料（如营业执照复印件、法人授权委托书等，新客户首次签约必备）、过往合作记录（如有）、特殊需求书面确认文件等，保证客户资质合法有效。

责任主体：业务负责人*

输出成果：合同初稿、客户资质材料清单、需求确认文件

步骤2：内部多部门评审

操作内容：

业务部门评审：业务负责人*核对合同内容与客户需求一致性，保证标的物、价格、交付时间等与报价单、订单一致，评估客户履约能力（如历史付款记录、信用状况）。

法务部门评审：法务专员*重点审核合同条款合法性（如是否符合《民法典》《消费者权益保护法》等法律法规）、权利义务对等性、违约责任可执行性、知识产权归属、争议解决方式（如约定管辖法院/仲裁机构）等，出具书面《法务评审意见表》。

财务部门评审：财务经理*审核合同金额准确性、付款方式与企业财务政策匹配度（如预付款比例、分期付款节点）、发票开具类型及时间、税务风险（如税率适用、价税分离）等，出具书面《财务评审意见表》。

其他部门评审：如涉及特殊产品/服务（如需第三方物流、技术支持），可邀请供应链部、技术部等部门评审交付可行性、技术标准等。

责任主体：业务部门、法务部门、财务部门及其他相关部门

输出成果：各部门《评审意见表》（含修改建议及结论）

步骤3：评审意见整合与合同修订

操作内容：

业务负责人*汇总各部门评审意见，标注争议条款及修改建议，与客户沟通确认可调整内容（如客户对付款方式、违约责任有异议，需协商一致并书面确认）。

根据沟通结果修订合同初稿，形成《合同修订版》，保证所有评审意见闭环处理（无法采纳的意见需在《评审意见汇总表》中说明原因）。

责任主体：业务负责人*

输出成果：《合同修订版》《评审意见汇总表》（含各部门意见及处理结果）

步骤4：最终审批与授权

操作内容：

业务负责人将《合同修订版》《评审意见汇总表》及相关材料提交至对应审批层级（根据合同金额分级审批，如：10万元以下由销售总监审批；10万-50万元由分管副总审批；50万元以上由总经理审批）。

审批人重点审核合同整体风险与收益平衡、是否符合公司战略及销售政策，签署《合同审批单》。

责任主体：销售总监、分管副总、总经理*（根据金额分级）

输出成果：《合同审批单》（审批完成）

步骤5：合同签署与用印

操作内容：

业务负责人*根据审批通过的《合同修订版》，制作正式合同文本（一式X份，根据客户需求及公司存档要求确定份数），保证合同编号唯一、条款与审批版本一致。

安排双方签署：如为法定代表人签署，需核对法定代表人证件号码明；如为授权代理人签署，需核对授权委托书及代理人证件号码明，签署过程全程留痕（如签署时间、地点、双方签字/盖章页清晰）。

合同签署后，由行政部*（或指定专人）加盖公司合同专用章（严禁以部门章或财务章替代），保证印章与合同主体名称一致。

责任主体：业务负责人、行政部

输出成果：已签署并加盖印章的正式合同文本

步骤6：合同分发与归档

操作内容：

业务负责人*将签署完成的合同按份数分发给客户（如需）、业务部门、财务部门、法务部门，并填写《合同分发登记表》，记录领取部门、领取人、领取日期。

法务部门*负责合同原件归档，建立《合同管理台账》，记录合同编号、客户名称、签订日期、金额、履行期限、归档日期等信息，保证档案完整、可追溯。

责任主体：业务负责人、法务部门

输出成果：《合同分发登记表》《合同管理台账》、归档合同文本

三、核心模板工具

模板1：销售合同评审意见表（法务/财务部门用）

评审项目

评审内容

评审意见（√通过□修改后通过□不通过）

修改建议

评审人

日期

合同主体资格

客户营业执照、授权委托书等资质是否有效、与合同主体一致

□修改后通过

需补充客户2023年度年检报告复印件

张*

2023–

核心条款合法性

价款、履行方式、违约责任等是否符合法律法规及公司政策

√通过

无

李*

2023–

付款条件

预付款比例、分期节点、发票开具时间是否与财务流程匹配

□不通过

预付款比例建议调整为30%（原20%）

王*

2023–

争议解决方式

是否约定明确管辖法院/仲裁机构，是否存在管辖冲突

√通过

无

张*

2023–

模