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公司文件存档管理制度与标准

一、适用范围与制度目的

本制度适用于公司各部门、各分支机构在业务运营、管理活动中形成的具有保存价值的各类文件材料（包括纸质文件、电子文件、声像材料等）。旨在规范文件存档全流程管理，保证文件材料的完整性、系统性、安全性，为日常工作查阅、历史追溯、合规审计及公司决策提供有效支持，同时避免因文件管理混乱导致的信息丢失或泄密风险。

二、职责分工

（一）行政部（档案管理部门）

负责制定和完善公司文件存档管理制度及标准，监督各部门执行；

负责对公司各部门移交的档案进行分类、编目、保管、利用及鉴定销毁工作；

负责档案库房的日常管理，保证档案存放环境符合防火、防潮、防虫、防盗、防高温等要求；

负责电子档案的备份、维护及安全管理，定期检查电子档案的可读性；

开展档案管理培训，指导各部门规范文件整理与归档。

（二）各部门负责人

负责本部门文件存档工作的组织领导，指定专人（兼职档案管理员）负责本部门文件日常整理与归档；

监督本部门文件形成、积累、整理过程，保证文件材料真实、完整、规范；

审核本部门移交档案的清单，保证档案内容与移交清单一致。

（三）文件形成人/经办人

按照文件规范要求起草、制作文件，保证文件内容准确、格式标准；

负责对经手文件进行初步整理（如检查签字、附件完整性等），及时向本部门兼职档案管理员移交；

配合档案管理部门的查阅、借阅及鉴定工作。

三、文件分类与归档范围

（一）文件分类

按部门分类：行政部、人力资源部、财务部、市场部、销售部、研发部、生产部等；

按文件类型分类：

管理制度类：公司章程、内部管理制度、流程规范、会议纪要等；

合同协议类：业务合同、合作协议、意向书等；

人事管理类：员工招聘资料、劳动合同、人事任免文件、培训记录、考勤记录等；

财务管理类：财务报表、预算报告、审计报告、费用报销凭证（需与会计档案衔接）等；

业务运营类：项目方案、客户资料、产品资料、市场调研报告等；

证照资质类：公司营业执照、各类许可证、资质证书、获奖证明等；

声像材料类：公司活动照片、录音录像、电子光盘等。

（二）归档范围

公司在经营管理活动中直接形成的具有查考利用价值的文件材料（包括正本及副本）；

上级单位发来的需要贯彻执行的文件材料；

下级单位报送的重要报告、总结、计划等；

反映公司重大事件、重要活动、重点项目的文件材料；

其他对公司具有保存价值的文件材料。

四、文件归档全流程操作说明

（一）文件形成与审核

文件起草：文件形成人根据工作需求起草文件，内容需真实、准确，格式符合公司《公文写作规范》要求（标题、字体、字号、行距、页边距等标准）。

审核与签发：文件起草完成后，提交部门负责人审核，涉及跨部门事项需相关部门会签，最后由公司分管领导或总经理*签发。签发后的文件为最终版本，不得随意修改。

（二）文件整理组卷

文件检查：部门兼职档案管理员对需归档的文件进行检查，保证文件齐全（含、附件、审批单）、字迹清晰、签批手续完备，无破损或涂改痕迹。

排序与编页：按照文件形成时间或逻辑顺序对文件进行排序，采用阿拉伯数字编写页码（正面标注在右上角，反面标注在左上角），空白页不编号。

填写卷内目录：每组文件填写《文件归档卷内目录》（见表1），包含序号、文件名称、文件编号、形成日期、页数、密级、备注等字段，保证信息与文件一致。

装订与封装：纸质文件采用不锈钢夹或线装方式装订，厚度不超过3cm，避免使用金属订书钉；声像材料放入标准档案盒，标注档案名称、年度、部门等信息。

（三）移交归档

归档时间：

年度归档：各部门于次年1月31日前完成上一年度文件的整理归档；

专项归档：重大项目、重要活动文件在完成后1个月内完成归档；

日常归档：日常形成的文件，每月末整理后次月5日前完成归档。

移交流程：

部门兼职档案填写《文件归档移交清单》（见表2），一式两份，注明档案名称、数量、归档日期、移交人等信息；

与行政部档案管理员*共同核对档案内容，确认无误后双方在《移交清单》上签字确认，一份部门留存，一份行政部备案。

电子档案移交：通过公司OA系统或指定云盘提交电子档案，文件命名格式为“部门-文件类型-年度-文件名称”（如“行政部-管理制度-2023-考勤管理规定”），并同步提交电子版《文件归档移交清单》。

（四）档案保管

纸质档案保管：

存放于专用档案库房，配备温湿度调控设备（温度14-24℃，湿度45-60%），定期记录温湿度；

档案柜排列整齐，间距不小于80cm，离墙、离地不小于10cm，库房内严禁吸烟和使用明火；

定期检查档案状况，对破损、虫蛀档案及时修复或复制。

电子档案保管：

采用“本地备份+异地备份”双备份机制，本地备份存储于公司服务器，异地备份存储于加密移动硬盘或第三方安全存储平台；

定期（每季度）检查电子档案的完整性、可读性，对损坏或无