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综合办公文档归档管理规范

一、适用范围与典型场景

本规范适用于企业内部各类综合办公文档的系统性归档管理，涵盖日常行政事务、跨部门协作、项目推进及知识沉淀等场景。具体包括：

行政公文管理：通知、报告、会议纪要、请示批复等正式文件的归档；

项目全周期文件管控：项目立项、执行、验收各阶段的方案、合同、进度报告、验收材料等；

跨部门协作文档：涉及多部门联合制定的制度、流程、会议决议及协同成果文件；

知识资产沉淀：内部培训资料、工作手册、优秀案例、技术总结等可复用文档；

合规性文件：审计报告、资质证书、合规检查材料等需长期保存的文档。

二、文档归档全流程操作指引

（一）文档分类与编码

分类维度

一级分类：按部门职能划分，如“行政部”“财务部”“人力资源部”“项目部”等；

二级分类：按文档类型划分，如“公文类”“项目类”“制度流程类”“会议类”“培训类”等；

三级分类：按具体业务场景细化，如“项目类”下可分“立项阶段”“执行阶段”“验收阶段”。

编码规则

采用“一级分类代码-二级分类代码-年份-流水号”格式，示例：

行政部公文类2024年第3号文件：XZ-GW-2024-003

项目部立项阶段文件2024年第15号：XM-LX-2024-015

（二）文档命名与整理

命名规范

文件名需包含核心要素，格式为：“[文档主题]-[版本号/日期]-[编制人/部门]”，示例：

《2024年度行政工作计划-v1.0-行政部*经理》

“项目需求评审会议纪要项目部*工”

内容整理要求

删除文档内无关草稿、批注、重复内容；

保证关键信息完整（如文件标题、日期、编制人、审批人等）；

涉及签批的文档，需保留最终签批版本（含手写或电子签批记录）。

（三）审核与移交

审核流程

常规文档：由部门负责人审核，确认内容准确、命名规范后，可提交归档；

重要/涉密文档：需经部门负责人及分管领导（如行政总监、项目总监）双重审核，标注密级（如“内部公开”“机密”）。

移交步骤

归档人填写《文档归档登记表》（见模板一），将电子文档（按分类存储至指定服务器文件夹）及纸质文档（整理装订，标注归档编号）一并提交至档案管理部门；

档案管理部门核对文档完整性、命名及编码规范性，确认无误后签收，并在登记表上签字反馈。

（四）归档存储

存储介质

电子文档：存储于企业指定的文件服务器或云盘，按“一级分类/二级分类/年份”层级建立文件夹，示例：服务器/行政部/公文类/2024/；

纸质文档：统一使用档案盒存放，盒面标注“归档编号-文档名称-年份-盒内份数”，按编号顺序排列于档案柜。

存储要求

电子文档定期备份（每月1次），重要文档需异地备份；

纸质文档存放于通风、干燥、防潮档案柜，避免阳光直射；涉密文档单独存放，由专人保管。

（五）借阅与追溯

借阅权限

内部公开文档：员工可在线申请，经部门负责人审批后借阅；

机密/涉密文档：需经部门负责人及分管领导审批，限定借阅期限（一般不超过3个工作日），仅限在指定区域查阅。

借阅流程

借阅人填写《文档借阅记录表》（见模板二），注明借阅文档名称、事由、归还日期；

档案管理部门审核通过后，提供文档复印件（电子文档）或原件（纸质文档），借阅人签字确认；

到期归还时，档案管理部门检查文档完整性，确认无误后注销借阅记录。

（六）定期维护与更新

年度清理：每年12月底，档案管理部门组织各部门对归档文档进行梳理，对已失效文档（如过期制度、已完成项目文件）按流程销毁，并更新《文档分类目录表》（见模板三）。

动态调整：因组织架构或业务调整需变更分类规则时，由档案管理部门牵头修订规范，经行政部审核发布后执行。

三、标准化表格模板

模板一：文档归档登记表

归档编号

文档名称

分类（一级/二级/三级）

版本号

编制人

归档日期

存放位置（电子路径/纸质盒号）

审核人

备注

XZ-GW-2024-003

2024年度行政工作计划

行政部/公文类/年度计划

v1.0

*经理服务器/行政部/公文类/2024/XZ-GW-2024-003

*总监

含审批签批页

XM-LX-2024-015

项目立项申请报告

项目部/项目类/立项阶段

v2.1

*工服务器/项目部/项目类/2024/XM-LX-2024-015

*总监

最终版

模板二：文档借阅记录表

借阅编号

文档名称

借阅部门

借阅人

借阅日期

预计归还日期

实际归还日期

借阅事由

审批人

档案管理员

JY-2024-012

2024年度财务预算方案

财务部

*会计20240315部门月度会议参考

*总监

*助理

JY-2024-013

项目技术规范书

研发部

*工程师20240318

-

新项目开发参考

*总监

*助理