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合同条款与执行标准化文档

一、适用业务场景与价值定位

本标准化文档适用于企业日常运营中的各类合作场景，包括但不限于：

采购合作：原材料、设备采购及供应商管理；

服务外包：IT开发、营销推广、咨询服务等第三方服务采购；

项目协作：联合研发、工程建设、市场拓展等跨部门或跨企业合作；

资源授权：商标使用、技术许可、数据共享等权益合作。

通过标准化条款与执行流程，可实现以下价值：

降低法律风险：明确权责边界，减少条款歧义引发的纠纷；

提升效率：避免重复起草合同，缩短谈判与审批周期；

保障执行：通过全流程跟踪，保证合同条款落地，维护合作稳定性；

规范管理：形成合同全生命周期台账，便于复盘与合规审查。

二、标准化操作流程详解

（一）需求确认与条款梳理

操作目标：明确合作核心需求，提炼不可协商的条款要点。

具体步骤：

需求对接：由业务部门与合作方（如供应商、客户、项目组）召开需求沟通会，明确合作内容、交付标准、时间节点、费用金额等核心要素，形成《需求确认清单》（参考表1）。

条款梳理：根据业务类型，从标准条款库中筛选基础条款（如付款方式、违约责任、保密义务），结合需求补充特殊条款（如知识产权归属、验收标准），形成《合同条款初稿清单》，标注“核心条款”（不可协商）与“可协商条款”。

（二）合同模板选择与定制

操作目标：基于业务类型选择适配模板，保证条款合规且贴合需求。

具体步骤：

模板匹配：根据合作性质（采购/服务/项目等）从企业合同模板库中选择对应模板（如《采购合同模板》《技术服务合同模板》），优先选用已通过法务审核的标准化版本。

内容填充：将《需求确认清单》与《合同条款初稿清单》内容填充至模板，重点核对以下字段：

合同主体名称、统一社会信用代码、法定代表人信息；

合作内容、数量、质量标准、交付期限；

合同金额、计价方式、付款条件及时间节点；

双方权利义务、违约责任、争议解决方式。

（三）条款评审与修订

操作目标：通过多部门协同评审，保证条款合法、合理、可执行。

具体步骤：

内部评审：由业务部门发起，法务部审核法律风险（如条款效力、违约责任合法性），财务部审核金额与付款条款（如税务处理、现金流影响），形成《合同评审意见表》（参考表2）。

外部协商：根据评审意见修订合同条款，与合作方进行协商，重点解决争议点（如验收标准、违约金比例），协商过程需形成书面记录（《合同协商纪要》），由双方代表签字确认。

最终定稿：确认无争议后，形成《合同最终版》，经双方授权代表签字并加盖公章（或合同章）后生效。

（四）执行跟踪与记录

操作目标：实时监控合同履行进度，及时发觉并解决问题。

具体步骤：

责任分工：明确合同执行责任人（如业务经理/项目经理），建立《合同执行台账》（参考表3），记录关键节点（如交付时间、付款节点、验收情况）及负责人。

进度监控：责任人按周期（周/月）跟踪执行情况，对延迟或异常事项（如交付不达标、付款逾期）发起《合同执行异常表》（参考表4），说明原因并制定整改措施。

沟通反馈：与合作方定期召开执行沟通会（如月度例会），同步进度，协商解决执行中的问题，形成《会议纪要》作为执行依据。

（五）变更管理与归档

操作目标：规范合同变更流程，保证合同履行的灵活性及档案完整性。

具体步骤：

变更申请：因需求调整、政策变化等需变更合同时由合作方提交《合同变更申请表》（参考表5），明确变更内容、原因及影响。

变更审批：内部流程参照“条款评审”环节，经业务、法务、财务审核后，与合作方签订《合同补充协议》，作为原合同附件。

归档管理：合同原件、评审意见、协商纪要、执行记录、补充协议等资料整理归档，电子档存储至企业合同管理系统，纸质档按年度分类存放，保存期限不少于合同终止后5年。

三、核心工具表单模板

表1：需求确认清单

序号

需求类别

具体内容描述

责任方

确认时间

1

合作内容

采购100台型号为的服务器，含3年质保

采购部*

2023-10-10

2

交付时间

首批交付50台，2023-11-30前完成全部交付

供应商*

2023-10-10

3

质量标准

符合国家GB/T2500-2019标准，提供出厂检测报告

质量部*

2023-10-12

4

付款方式

签订合同后支付30%预付款，验收合格后支付70%尾款

财务部*

2023-10-10

表2：合同评审意见表

评审部门

评审人

评审意见

处理结果

法务部

李*

第5.2条违约责任建议明确“逾期付款按日万分之五计算”，避免表述模糊

修订条款

财务部

王*

付款节点需增加“收到合规发票后15个工作日内”，符合财务流程

补充付款条件

业务部

张*

验收标准中“正常运行”需量化为“无故障运行连续72小时”

修订验收标准

表3：合同执行台账

合同编号

执行节点

计划完成时间

实际完成时间

责任人

状态（正常/延迟