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公文写作规范及格式模板

公文，作为党政机关、企事业单位实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达政令、沟通信息、协调工作的重要工具。其写作质量直接关系到工作效率与决策效果，因此，掌握公文写作的规范与格式，是每一位职场人士，特别是从事行政管理和文秘工作者的必备技能。本文旨在结合实践经验，系统梳理公文写作的核心规范，并精选常用模板，为大家提供一份实用的操作指南，助力提升公文处理的专业水准。

一、公文写作的基本原则与总体要求

公文写作并非简单的文字组合，它承载着特定的行政意图和信息传递功能，因此必须遵循一系列基本原则，以确保其严肃性、准确性和有效性。

首先，要坚持“准确规范”的原则。这是公文的生命线。内容上，必须真实反映客观情况，数据准确无误，政策依据充分，观点明确清晰。用词上，要选用规范的书面语，避免口语化、模糊化或易产生歧义的表述。例如，“差不多完成了”就远不如“已完成XX%”或“已按计划完成”来得精准。格式上，则要严格遵循国家或单位内部规定的标准，不容随意变更。

其次，要体现“简明扼要”的文风。公文的价值在于解决问题、推动工作，而非炫技或铺陈。应力求用最精炼的文字表达最核心的意思，避免空话、套话、废话，删减不必要的修饰和冗余信息。开门见山，直奔主题，让读者能迅速抓住文件的核心内容。

再次，要恪守“庄重得体”的风格。公文的权威性要求其语言必须庄重严肃，符合发文机关的身份和行文目的。根据行文对象的不同（上级、平级、下级或不相隶属单位），选择恰当的语气和措辞。向上级机关行文，应谦逊尊重；对下级布置工作，应明确有力；平行机关之间商洽事宜，则应礼貌平和。

最后，要确保“及时高效”的时效。公文往往针对特定时期的特定事项，延误时机可能导致工作被动甚至造成损失。因此，公文的草拟、审核、印发都应讲求效率，确保在规定时限内完成流转和办理。

二、公文的构成要素与规范写法

一份完整的公文，由版头、主体、版记三大部分构成（部分简易公文可能省略版记）。理解并掌握各构成要素的规范写法，是确保公文合法性与规范性的基础。

（一）版头部分

版头，俗称“文头”，位于公文首页红色分隔线以上，主要包括份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人等要素。

*份号：涉密公文应当标注份号，一般用6位3号阿拉伯数字顶格编排在版心左上角第一行。

*密级和保密期限：如需标注，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。

*紧急程度：如需标注，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角（如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列）。

*发文机关标志：由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。发文机关标志居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，推荐使用小标宋体字，颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则。

*发文字号：由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。发文字号编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布。上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。

*签发人：上行文应当标注签发人姓名。由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文机关标志下空二行位置。“签发人”三字用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字。如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。

（二）主体部分

主体是公文的核心内容所在，包括标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件等要素。

*标题：公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般由发文机关名称、事由和文种组成。标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。标题字体一般用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。

*主送机关：公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。如主送机关过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记。

*正文：公文的主体，用来表述公文的内容。公文首页必须显示正文。一般用3号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一