人力资源信息归档分类模板.docVIP

人力资源信息归档分类模板

一、适用场景说明

二、操作流程指南

第一步：信息收集与初步核对

收集员工基础材料：证件号码复印件、学历/学位证书复印件、职业资格证书复印件、入职体检报告、劳动合同原件、离职证明（适用于转岗/离职员工）等。

核对材料完整性：检查必填项（如姓名、证件号码号、入职日期）是否缺失，复印件是否清晰可辨，原件与复印件信息是否一致。对缺失或存疑材料，及时联系员工补充或澄清。

第二步：信息分类与编码规则设定

按“基础信息-合同信息-异动信息-发展信息-其他信息”五大类进行分类，每类下设子类（如基础信息包含个人身份、岗位薪酬等）。

设定唯一员工编码规则：例如“部门缩写（2位）+入职年份（4位）+流水号（3位）”（如“HR2024001”），保证编码不重复且便于检索。

第三步：信息录入与系统校验

将分类后的信息录入人力资源管理系统（或Excel档案表），按模板字段要求填写完整，保证文字信息无错别字、日期格式统一（YYYY-MM-DD）、数值信息（如薪酬）准确无误。

系统自动校验逻辑一致性：例如“合同到期日期”应晚于“合同签订日期”，“入职日期”应早于“首次转正日期”，对校验异常提示及时修正。

第四步：档案审核与确认归档

由HR负责人对录入信息进行二次审核，重点核查分类准确性、关键信息（如合同期限、异动原因）的合规性，审核后签字确认。

审核通过后，将纸质材料按编码顺序装入档案袋（标注员工编码、姓名、入职日期），电子档案同步加密存储至指定服务器，设置访问权限（仅HR部门相关人员可查阅）。

第五步：定期维护与动态更新

每月对当月异动信息（如晋升、调薪、离职）进行专项更新，保证档案与员工实际情况一致。

每年度开展一次全面档案核对，重点检查合同到期、证书有效期、联系方式等易变更信息，对过期或失效材料及时标注或更新。

超过保存期限的档案（如离职员工档案满2年），按企业档案管理规定流程申请销毁，并做好销毁记录。

三、信息归档分类表

大类

子类

信息字段

填写说明

基础信息

个人身份信息

员工编号、姓名（某）、性别、出生日期、证件号码号、户籍地址、现居住地址、联系方式（）

现居住地址需精确到门牌号，联系方式为常用手机号

岗位薪酬信息

部门、岗位名称、职级、入职日期、转正日期、基本工资、绩效工资、社保公积金缴纳基数

社保基数按最新政策填写，薪酬信息保留两位小数

合同信息

劳动合同

合同编号、合同类型（固定期/无固定期）、签订日期、合同期限、到期日期、试用期期限

合同编号需唯一，试用期期限符合《劳动合同法》规定

补充协议

协议名称（如保密协议、培训服务期协议）、签订日期、协议期限、核心条款摘要

如无补充协议可填写“无”，摘要需简明扼要

异动信息

岗位/部门异动

异动日期、异动类型（调入/调出/晋升/降职）、原部门/岗位、新部门/岗位、异动原因

异动原因需具体（如“业务调整需要”“个人能力提升”）

薪酬异动

异动日期、异动类型（调薪/降薪）、调整前工资、调整后工资、审批人、生效日期

调薪需附审批表编号，降薪需注明合规依据

发展信息

培训记录

培训项目名称、培训时间、培训地点、培训内容、培训结果（合格/不合格）、证书名称

内部培训需注明组织部门，外部培训需附证书复印件（如有）

职业资格/技能认证

证书名称、证书编号、发证机构、发证日期、有效期至、认证等级

证书编号与原件一致，过期证书需标注“已续证”或“已过期”

其他信息

奖惩记录

奖惩类型（表扬/嘉奖/记功/警告/记过）、奖惩日期、奖惩事由、审批人、备注

奖惩事由需客观描述，避免主观评价

离职信息

离职日期、离职类型（主动辞职/被动离职/协商解除）、离职原因、工作交接确认人

被动离职需注明依据（如“劳动合同到期”“不胜任工作”）

四、使用要点提示

信息准确性原则：所有信息录入前需经员工本人核对签字确认，关键信息（如证件号码号、合同期限）不得擅自修改，确需修改的需员工提交书面说明并附相关证明材料。

保密管理要求：员工档案属于敏感信息，仅HR部门岗位人员因工作需要可查阅，查阅需登记《档案查阅记录表》（包含查阅人、查阅日期、查阅事由、员工签字），严禁外泄或用于非工作用途。

及时性更新机制：员工信息发生变更（如联系方式更新、岗位调整）时，需在变更发生3个工作日内完成档案更新，保证档案动态与实际情况同步。

规范化存储标准：纸质档案存放于专用档案柜，按编码顺序排列，做好防潮、防火、防虫措施；电子档案定期备份（每月一次），备份数据存储于独立存储介质，防止数据丢失或损坏。

合规性保存期限：在职员工档案长期保存，离职员工档案自离职之日起保存至少2年（法律法规另有规定的从其规定），销毁前需经HR负责人及法务部门联合审批。