企业沟通纪要记录表模板版.docVIP

企业内部沟通纪要记录表模板通用版

适用情境

纪要记录全流程指引

一、会前准备：明确沟通目标与框架

确定沟通核心目的

明确本次沟通需解决的问题（如项目进度同步、资源协调、流程优化等）或达成的目标（如确定方案、分配任务等），避免讨论偏离主题。

提前梳理需讨论的关键议题，按优先级排序，保证沟通高效。

准备基础信息与资料

准备会议/沟通的基本信息（时间、地点、参会人、主持人等），提前告知相关人员。

如涉及方案、数据等背景资料，提前分发供参会人预习，保证沟通基于统一信息基础。

明确记录人职责

指定记录人（通常为会议组织者或固定对接人），提前告知其需重点记录的内容：讨论要点、分歧意见、最终决议、行动项等。

二、会中记录：抓取关键信息，保证客观准确

记录基本信息要素

时间：精确到年/月/日上/下午时分（如：2024年5月20日下午14:30）。

地点：线下会议室（如：总部3楼第一会议室）或线上会议平台（如：腾讯会议）。

参会人：列出所有参会人员姓名（用号代替，如：经理、专员），注明缺席人员及原因（如：主管因出差缺席）。

主持人：负责引导沟通流程、控制时间的人员（如：*总监）。

记录人：负责整理纪要的人员（如：*助理）。

聚焦核心讨论内容

按“议题-讨论过程-结论”结构记录：

议题：清晰标注每个讨论主题（如：“议题1：Q3市场推广方案调整”）。

讨论过程：客观记录各方主要观点（避免主观评价），如“建议增加短视频投放渠道，认为需优先评估预算成本”。

结论：明确每个议题的最终结果（如：“一致同意：保留原有线下活动计划，新增短视频试点投放，预算控制在5万元内”）。

细化行动项（ActionItem）

行动项是纪要的核心，需单独列出并包含“五要素”：

任务描述：明确需完成的具体工作（如：“完成竞品分析报告”）。

负责人：直接承担任务的人员（如：*专员）。

协助人：需配合的跨部门人员（如：*数据分析师，若无则填“无”）。

截止时间：精确到日期（如：2024年5月25日）。

交付成果：任务完成后的输出物（如：“PPT版竞品分析报告，含3个核心竞品对比”）。

三、会后整理：规范输出与分发

整理与审核纪要

会后2个工作日内完成纪初稿整理，保证语言简洁、条理清晰，避免口语化表达（如将“我觉得这个方案不行”改为“*提出方案需补充风险评估”）。

将初稿提交主持人审核，核对关键信息（如决议、行动项负责人）是否准确，经确认后定稿。

分发与归档

定稿后24小时内，通过企业内部沟通工具（如钉钉、企业）或邮件将纪要发送给所有参会人及需知晓的相关部门。

在企业文档管理系统（如钉钉文档、共享文件夹）中归档，命名格式建议为“【纪要】YYYY-MM-DD_沟通主题_记录人”（如：“【纪要】2024-05-20_Q3推广方案推进会_*助理”），便于后续查阅。

纪要记录表模板

基本信息

沟通主题

时间

年月日时分（上/下午）

地点

□线下会议室：_________________□线上平台：_________________

主持人

记录人

参会人员

（用号代替，如：经理、*专员，多人分行列出）

缺席人员

（姓名：*，原因：_________________）

沟通内容记录

议题1：_________

讨论过程：（记录各方观点，如：提出…；建议…；*认为…）结论/决议：（明确最终结果，如：“一致同意…”“暂缓讨论，待…后确定”）

议题2：_________

讨论过程：结论/决议：

其他事项

（未列入议题但需记录的重要信息，如：“下次沟通时间暂定于…”）

行动项清单

序号

任务描述

1

2

3

后续跟进安排|（如：“行动项负责人需每周五17:00前进度同步至群内”“下次会议前需完成…准备工作”）|

签章确认|主持人签字：_________记录人签字：_________日期：年月日|

使用要点提示

客观性优先

纪要需忠实还原沟通内容，避免加入记录人主观判断或情绪化表述，对分歧意见需同时记录各方观点，而非仅保留“主流意见”。

行动项可追溯

行动项“负责人”必须为具体人员（避免“相关部门”“团队”等模糊表述），“截止时间”需明确到日，保证责任到人、时限清晰。

信息保密性

涉及敏感信息（如未公开的决策、财务数据、人员变动等）的纪要，需按企业保密规定标注密级（如“内部保密”），仅限相关人员查阅，严禁外泄。

及时性与闭环管理

严格遵守“会后2天内整理、24小时内分发”的时间要求，避免信息滞后。行动项到期前3天，记录人需主动提醒负责人；完成后及时更新“状态”列，形成“记录-执行-反馈”闭环。

模板灵活性调整

根据沟通场景复杂度，可增删“议题”或“行动项”数量；如为简单沟通（如2人工作对接），可简化“讨论过程”，重点记录“结论”和“行动项”。