技术文档编写与修订操作规范.docVIP

技术文档编写与修订操作规范

一、规范适用范围与典型应用场景

本规范适用于各类技术文档的编写、修订及版本管理工作，涵盖但不限于以下场景：

新项目启动阶段：如需求规格说明书、系统架构设计文档、数据库设计文档的初次编写；

产品迭代更新阶段：如用户操作手册、API接口文档、测试报告的内容修订与版本更新；

跨部门协作场景：如研发、测试、运维团队间的技术交接文档、部署流程文档的协同编写与评审；

知识沉淀与复用：如技术规范、最佳实践指南、故障处理手册的标准化撰写与持续优化。

二、标准化操作流程

（一）需求分析与目标明确

明确文档目的：通过访谈项目负责人、产品经理或核心用户，确定文档的核心目标（如指导开发、规范操作、培训用户等）及受众（如研发人员、运维人员、终端用户等）。

梳理核心内容：根据文档目的，列出必须涵盖的关键模块（如需求背景、功能描述、操作步骤、异常处理、附录术语表等），保证内容无遗漏、无冗余。

输出《文档需求确认单》：由需求提出人（如产品经理）确认文档目标、受众及核心内容，形成书面记录作为编写依据。

（二）文档规划与结构设计

制定文档大纲：基于核心内容模块，设计文档层级结构，建议采用“总-分”结构，例如：

封面（文档名称、版本号、编写人、日期）

目录（自动，包含章节标题及页码）

（1引言→2范围→3术语和定义→4核心内容描述→5异常处理→6附录）

版本历史（记录各版本修订信息）

确定格式规范：统一字体（宋体五号、标题黑体四号）、行距（1.5倍）、页边距（上下2.54cm、左右3.17cm），以及图表编号规则（如图1-1、表2-1，图/表名置于下方居中）。

（三）初稿撰写与内容填充

内容撰写原则：

准确性：数据、参数、操作步骤需经测试或实际验证，避免模糊表述（如“大概”“可能”）；

逻辑性：章节间衔接自然，例如“功能描述”需对应“操作步骤”，“异常处理”需关联“常见问题场景”；

简洁性：用简练语言说明核心内容，避免冗余描述，技术术语需首次出现时标注英文全称及缩写（如“API（ApplicationProgrammingInterface，应用程序接口）”）。

图表与示例：

复杂流程需绘制流程图（使用Visio、Draw.io等工具），标注关键节点及输入/输出；

操作类文档需提供具体示例（如命令行操作示例、界面截图），示例需注明环境（如“Windows10系统、Python3.8版本”）。

初稿完成后自查：对照《文档需求确认单》检查内容完整性、格式规范性，保证无错别字、标点符号错误。

（四）内部评审与修订

组建评审小组：由文档编写人（研发工程师）、技术负责人（技术经理）、相关领域专家（如测试工程师、运维工程师）组成评审小组，人数3-5人。

评审重点：

内容准确性：技术参数、操作逻辑是否与实际一致；

可读性：受众是否能理解文档内容，是否存在歧义表述；

完整性：是否覆盖所有需求模块，是否存在遗漏项。

收集评审意见：通过评审会或在线协作工具（如腾讯文档、飞书）收集评审意见，填写《文档评审意见表》（见模板示例）。

修订初稿：针对评审意见逐条修订，注明修订位置（如“第3章第2节：将‘支持10个并发用户’修改为‘支持100个并发用户（压力测试结果见附录A）’”），修订完成后再次自查。

（五）跨部门审核与确认

提交审核：将修订后的文档提交至跨部门审核（如产品部门、法务部门、合规部门，根据文档性质确定），保证文档内容符合业务需求及合规要求。

反馈处理：对跨部门审核意见进行修订，必要时组织沟通会确认修订方案（如“用户操作手册中‘隐私数据收集条款’需经法务部门审核通过”）。

（六）定稿发布与版本管理

最终定稿：所有审核意见处理完毕后，由编写人确认文档最终版本，PDF格式（保证排版不可编辑）及可编辑源文件（如Word、）。

版本控制：

采用“主版本号.次版本号.修订号”格式（如V1.0.0），主版本号重大架构变更时升级（如V1.0→V2.0），次版本号功能新增时升级（如V1.0→V1.1），修订号内容微调时升级（如V1.1→V1.1.1）；

在《文档版本历史表》中记录各版本修订日期、修订人、修订内容摘要及审批人。

发布与归档：将文档至公司文档管理系统（如Confluence、SharePoint），设置访问权限（如研发团队可编辑，其他部门只读），同时归档源文件及评审记录。

（七）持续维护与更新

触发更新机制：当产品功能迭代、技术架构调整、用户反馈问题时，由相关负责人（如产品经理、研发负责人）发起文档更新流程。

更新流程：参照“初稿撰写→内部评审→跨部门审核→定稿发布”流程执行，更新后文档版本号按规则升级（如原V1.1.0新增功能后升级为V1.2.0）。

定期回顾：每季度对文档进行一次全面回顾，检查内容时效性（如API