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固定资产盘点及管理操作指导书

一、引言

固定资产是企业开展生产经营活动的重要物质基础，其管理状况直接影响资产使用效率、财务数据准确性及企业运营安全。为规范固定资产盘点流程，明确管理职责，保证账实相符、账账相符，特制定本操作指导书。本指导书适用于企业各部门固定资产的日常盘点、定期清查及新增/报废资产的管理场景，旨在通过标准化操作实现固定资产全生命周期规范化管理。

二、适用范围

本指导书适用于企业各部门（包括生产部、行政部、财务部、研发部等）的固定资产管理工作，涵盖以下场景：

年度全面盘点：每年末对各部门固定资产进行全面清查，核对账面价值与实物状况；

季度/月度抽查：针对高价值资产或易流失资产（如电子设备、仪器仪表）进行定期抽查；

新增资产入库：固定资产购置后，办理入库登记并粘贴标签，纳入台账管理；

资产报废/转移：资产达到报废条件或部门间转移时，确认实物状态并更新台账信息；

离职/岗位变动交接：员工离职或岗位调整时，对其使用或保管的固定资产进行清点交接。

三、盘点前准备阶段

（一）成立盘点工作小组

由行政部牵头，联合财务部、资产使用部门共同组成盘点小组，明确分工：

组长：*行政经理（负责统筹协调，审批盘点结果及处理方案）；

执行组：资产专员（负责制定盘点计划、准备工具、培训人员）、各部门部门主管（配合本部门资产清点，指定专人对接）；

监督组：*财务专员（负责核对账面数据、审核差异原因，保证盘点合规性）。

（二）明确盘点范围与基准日

范围界定：包括所有符合固定资产定义的资产（单位价值≥2000元，使用年限≥1年，如房屋、机器设备、办公家具、电子设备等）；排除低值易耗品（如文具、耗材）。

基准日设定：年度盘点基准日定为12月31日，季度抽查基准日为每季度最后一工作日，保证数据时点一致。

（三）准备盘点工具与资料

工具类：盘点表（含纸质/电子版）、资产标签（二维码/条形码）、扫描枪（用于读取标签信息）、相机（拍摄资产实物及状态）、盘点小程序（可选，支持扫码录入数据）；

资料类：最新版《固定资产台账》（含资产编号、名称、规格型号、购置日期、原值、使用部门、存放地点、责任人等信息）、资产购置合同、报废审批单、previous盘点报告。

（四）资产台账预核对

盘点小组提前3个工作日核对固定资产台账与财务系统数据，保证：

资产编号唯一（按“部门代码-资产类别-流水号”规则编制，如“SC-01-001”代表生产部01类设备第001台）；

账面信息完整（无遗漏购置日期、原值、责任人等关键字段）；

已报废/转移资产已标注台账状态（如“已报废”“已转研发部”）。

（五）通知相关部门

盘点前2个工作日通过OA系统或邮件发布盘点通知，明确：

盘点时间（如“202X年12月25日-27日，每日9:00-17:00”）；

盘点范围（如“行政部所有办公家具及电子设备”）；

配合要求（各部门需安排专人留守，配合清点及问题确认）。

四、现场盘点执行流程

（一）资产清点与信息核对

分组清点：按部门或区域划分盘点小组（每组2-3人，1人负责扫码记录，1人负责核对实物，1人负责监督），携带盘点表及工具前往现场。

实物扫描：使用扫描枪读取资产标签二维码，自动关联台账信息（编号、名称、规格型号），与实物逐一核对，重点检查：

资产完整性：设备部件是否齐全（如电脑主机、显示器、键盘鼠标是否匹配）；

使用状况：分为“在用（正常运转）”“闲置（3个月以上未使用）”“维修（故障待修）”“待报废（无法修复/达到报废年限）”四类，现场标注；

存放地点：是否与台账一致（如“行政部301办公室”是否准确），不一致需记录实际位置。

异常情况记录：对盘盈（实物存在但无台账记录）、盘亏（台账有但实物不存在）、毁损（实物损坏无法使用）等异常情况，详细记录：

盘盈：资产名称、规格、数量、来源（如“新购未入账”“自制设备”）；

盘亏：最后使用人、存放地点、可能原因（如“遗失”“已报废未销账”）；

毁损：损坏程度、照片、维修/报废建议。

（二）数据记录与签字确认

实时录入：采用“纸质表+电子系统”双记录模式，纸质表由盘点人员与使用部门人员共同签字确认，电子数据实时至盘点系统（如钉钉/企业盘点应用），避免漏录、错录。

拍照存档：对每项资产（尤其是异常资产）拍摄带环境标识的照片（如包含部门门牌、资产编号），照片命名规则为“资产编号-存放地点-日期”（如“SC-01-001-生产部车间）。

五、盘点结果处理与报告

（一）数据汇总与差异分析

数据汇总：盘点结束后1个工作日内，由*资产专员汇总电子数据，与纸质表核对一致后，《固定资产盘点差异表》，包含：

资产编号、名称、账面数量、实盘数量、差异数量、差异原因（如“盘盈-新购未入账”“盘亏-遗失”）、责任人。

差异原因核查：

盘盈：核查采购合同、