会议纪要编写及执行跟进模版.docVIP

会议纪要编写及执行跟进工具模板

适用工作场景

部门例会（如周会、月度工作推进会）

项目专题会（如项目启动会、阶段复盘会、问题解决会）

跨部门协调会（如资源对接、流程优化研讨会）

临时性工作会议（如紧急任务部署、突发问题处理会）

通过规范记录会议内容并明确执行责任，保证会议成果落地，提升团队协作效率。

会议纪要与执行跟进全流程步骤

一、会前准备：明确会议目标与框架

确认会议基本信息

提前与主持人沟通，明确会议主题、目的（如“明确Q3项目分工”“解决XX流程卡点”）、预计时长及核心议题。

确定参会人员范围（决策人、执行人、相关协作方），提前发送会议通知，附上议程（如有需提前准备的资料，一并发送）。

准备记录工具

电子版：提前创建会议纪要文档（可使用本模板），或准备协作文档（如腾讯文档、飞书文档）供实时编辑。

纸质版：准备会议记录本、笔，提前标注议程要点，方便快速记录。

二、会中记录：聚焦关键信息与行动项

记录基础信息

会议开始后，第一时间记录会议名称、日期、时间、地点（线上会议需注明平台及会议号）、主持人、记录人、参会人员（含部门/职务）、缺席人员及原因（如有）。

逐项记录议程内容

按议程顺序记录每个议题的讨论要点，重点关注：

问题背景：议题提出的缘由、当前现状（如“当前项目进度滞后30%，主要因XX环节资源不足”）。

不同观点：参会人员的主要意见分歧（如“部门A建议优先开发功能X，部门B认为应先解决Y问题”）。

最终决议：经讨论达成的共识或决策结果（需明确“由谁决策”，如“经*总确认，优先推进Y问题解决”）。

梳理行动项（核心环节）

对会议中明确的待办任务，单独记录“行动项”，需包含：

任务描述：具体要做什么（避免模糊表述，如“完成需求分析”改为“输出《XX项目需求分析文档（V1.0）》”）。

负责人：明确到具体姓名（用“”代替，如“明”“*芳”），避免“相关部门”“负责人”等模糊表述。

截止时间：精确到“年/月/日/时”（如“2023-10-1517:00”），若需阶段性成果，需标注里程碑节点。

所需支持：如需他人或部门配合，需注明（如“需*部门提供XX数据支撑”）。

三、会后整理：形成规范纪要与分发

整理纪要初稿

会议结束后2个工作日内，根据会中记录整理纪要，保证：

语言简洁客观，避免口语化表述（如“我觉得”改为“综合讨论认为”）。

决议与行动项分开展示，行动项按优先级或时间顺序排序。

对未明确的后续事宜（如“需进一步调研XX问题”），标注“待跟进”并明确负责人。

审核与确认

将初稿提交主持人审核，重点核对决议准确性、行动项完整性及责任人一致性。

根据审核意见修改后，发送给参会人员确认（可通过邮件或即时通讯工具），确认后定稿。

分发与归档

定稿纪要在1个工作日内分发给所有参会人员及相关协作方，抄送部门领导及项目组（如涉及）。

按公司规定将纪要归档（如至共享文件夹、OA系统），注明“会议纪要+日期+主题”，方便后续查阅。

四、执行跟进：保证任务落地闭环

建立跟踪机制

行动项负责人需在截止日前1天，主动向记录人或项目组反馈进度（通过即时通讯工具或周报同步）。

记录人每周更新《行动项跟踪表》（见模板表格），标注状态（未开始/进行中/已完成/延期），对延期项注明原因及新计划。

定期复盘与催办

对跨周期任务（如持续1周以上的行动项），每周召开10-15分钟“短会”或在线同步进度，及时解决执行中的卡点。

对临近截止日期未完成的任务，记录人提前1天提醒负责人；若逾期未完成，需向主持人汇报原因及补救措施。

闭环管理

行动项完成后，负责人需提交成果物（如文档、数据、方案）至记录人，记录人在《行动项跟踪表》中标注“已完成”及实际完成时间。

对未按期完成的任务，需在下次会议中复盘原因，明确下一步计划，避免“议而不决、决而不行”。

会议纪要及执行跟进模板表单

会议基本信息

会议名称

例：2023年Q3产品规划会

日期

2023-09-25

时间

14:00-16:00

地点/线上平台

3号会议室/腾讯会议（会议号：XXX）

主持人

*华

记录人

*玲

参会人员

华（产品总监）、明（研发经理）、芳（设计主管）、刚（市场专员）

缺席人员及原因

*磊（客户拜访，提前报备）

会议主题

确定Q3核心功能开发优先级及资源分配

会议议程与讨论记录

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序号

议题

讨论要点

决议内容

1

Q3功能优先级排序

明：建议优先开发“用户画像模块”，因可支撑后续精准营销；芳：需先优化“UI交互”，当前用户反馈操作复杂。

经总确认，优先级为：①用户画像模块（研发明负责，设计芳配合）②UI交互优化（设计芳负责，研发*明配合）。

2

跨部门协作资源分配

刚：市场部需研发部支持活动页面开发，预计10月初启动；明：当前研发人力紧张，需协调2名前端工程师。

由华