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公司内部会议纪要标准格式

会议纪要作为记录会议核心内容、决策事项及行动安排的正式文件，对于保障信息传递的准确性、推动工作落实以及留存组织记忆具有不可替代的作用。为规范公司内部会议纪要的撰写与管理，确保其专业性、一致性和实用价值，特制定本标准格式。

一、会议基本信息

此部分旨在清晰界定会议的基本属性，便于查阅与追溯。

*会议标题：应准确概括会议的核心内容或主题，例如“关于XX项目进度协调会纪要”、“XX部门月度工作例会纪要”。标题应简洁明了，避免模糊不清。

*会议时间：需精确至具体时段，例如“YYYY年MM月DD日HH:MM-HH:MM”。若会议分多日进行，应注明每日时间。

*会议地点：明确会议召开的具体位置，例如“公司X号会议室”、“线上会议平台（如：XX会议软件，会议ID：XXX）”。

*主持人：填写会议主持人姓名及职务。

*记录人：填写会议记录人的姓名及职务。

*会议编号（可选）：对于需要系统性归档管理的会议，可设置统一的会议编号规则。

二、参会人员

准确记录参会情况，是明确责任和知晓范围的基础。

*出席人员：列出实际到场参会的人员姓名、部门及职务。可根据会议规模和重要性，决定是否逐一列出或按部门汇总后注明主要人员。例如：“张三（总经理）、李四（技术部经理）、王五（市场部专员）等共计XX人”或直接分部门列出。

*列席人员（如有）：指应邀参加会议但不承担主要讨论职责的人员，需注明其姓名、部门及职务。

*缺席人员（如有）：对于重要会议，可注明应到未到人员姓名、部门及主要缺席原因（如：因公外出、病假等）。

三、会议议题

清晰列出会议预先设定的讨论主题，引导会议围绕核心内容展开。

*议题应具有明确性和针对性，通常以动宾结构或名词性短语呈现。

*按会议议程顺序依次列出。例如：

1.审议《XX制度（草案）》

2.讨论XX项目当前进展及遇到的问题

3.确定下一阶段市场推广策略

四、会议背景/目的（可选）

简要阐述召开本次会议的缘由、预期达成的目标或会议的重要性，帮助未参会人员快速理解会议context。此部分根据会议性质和需要决定是否添加。

五、会议议程与主要内容纪要

这是会议纪要的核心部分，需客观、准确、条理清晰地记录会议过程中针对各议题的主要讨论情况、关键观点、分歧意见及最终形成的共识。

*按议题分段：每个议题单独成段或设为小标题，便于阅读和查找。

*记录要点：

*发言摘要：记录关键发言人的核心观点，避免逐字逐句的冗余记录。应体现讨论的逻辑和深度。

*讨论过程：对于重要的讨论环节，可简要记录不同意见的交锋和融合过程，但以最终结论为重点。

*共识与分歧：明确记录达成的一致意见，对于未能达成共识的分歧点，也应简要说明，以备后续解决。

*语言风格：应采用第三人称、陈述句，语言简练、专业、客观，避免使用口语化、情绪化或模糊不清的表述。

六、决议事项/待办任务

明确会议形成的具体决策、待办事项、责任分工及完成时限，这是会议纪要推动工作落地的关键。

*逐条列出：将决议事项或待办任务清晰编号，逐条记录。

*要素齐全：每条任务应明确包含以下要素（可采用表格形式呈现，更清晰直观）：

*任务描述：具体要做什么，达到什么标准。

*责任部门/责任人：由哪个部门或哪个人负责执行。

*协助部门（如有）：需要哪些部门提供支持或配合。

*完成时限：明确的截止日期或时间节点。

*备注（可选）：其他需要说明的事项。

*示例：

序号

任务描述

责任部门/人

协助部门

完成时限

备注

:---

:---------------------------

:----------

:-------

:---------

:-------

1

修订《XX管理办法》并提交审批

行政部张三

法务部

YYYY-MM-DD

2

提交XX项目可行性分析报告

项目部李四

财务部

YYYY-MM-DD

含成本测算

七、会议总结与下一步计划（可选）

对会议的整体情况进行简要回顾，强调重点，并对后续相关工作进行展望或总体部署。通常由主持人总结发言提炼而来。

八、附件（如有）

列出会议中提及或分发的重要参考文件、报告、PPT演示文稿等材料的名称，便于查阅原始资料。例如：“附件：1.《XX项目进度报告》；2.《XX市场调研报告》”。

九、会议纪要撰写与分发

*审阅：会议纪要完成后，通常需经会议主持人审阅并签字确认，以确保内容的准确性和权威性。

*分发范围：明确纪要的分发对象，如“公司领导、各相关部门负责人、与会人员”等。

*存档：会议纪要作为公司重要文档，应按规定进行分类存档，确保可追溯性。