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跨部门协作流程标准化参考模板

一、适用情境

新产品/服务从研发到上市的全程协作（如研发部、市场部、销售部、生产部联动）；

大型市场活动或品牌推广的跨部门执行（如市场部、设计部、销售部、客服部配合）；

客户投诉或复杂问题的联合处理（如客服部、产品部、技术部、法务部协同）；

内部流程优化或制度推行的跨部门落地（如行政部、财务部、人力资源部、业务部门共同参与）。

二、协作流程操作步骤

（一）需求发起与确认阶段

需求提出

由需求发起部门（如市场部、产品部）填写《跨部门协作需求表》，明确协作目标、核心任务、预期成果、时间节点及所需资源（人力、预算、数据等）。

需求对接人*（发起部门指定）将需求表同步至相关部门负责人，初步确认协作可行性。

跨部门需求评审

召开需求评审会（发起部门牵头，涉及部门负责人及核心成员参与），重点讨论：

需求的合理性与必要性；

各部门职责边界（避免重叠或遗漏）；

资源匹配度（现有资源是否满足，是否需额外申请）；

潜在风险及初步应对方案。

评审形成《需求评审纪要》，明确“通过”“需调整后通过”或“不通过”结论，由各部门负责人签字确认。

需求确认与归档

若需求通过，由需求对接人根据评审意见完善《跨部门协作需求表》，最终版发送至所有参与部门及项目负责人（可由发起部门负责人或指定人员担任），作为协作启动依据；

若需调整，发起部门根据评审意见修改后重新发起评审；若不通过，终止协作流程，由发起部门说明原因。

（二）协作方案制定与审批阶段

方案设计

项目负责人*牵头组织各相关部门，根据确认的需求制定详细《跨部门协作方案》，内容需包括：

分阶段任务清单（明确任务名称、负责人、起止时间、交付标准）；

部门协作机制（沟通频率、会议形式、信息同步渠道）；

资源分配计划（人力、预算、工具等具体安排）；

应急预案（如资源短缺、进度延迟、需求变更的处理流程）。

方案评审与优化

召开方案评审会（项目负责人*主持，各部门核心成员参与），重点评估：

任务分解的合理性（是否覆盖全部需求，逻辑是否清晰）；

协作机制的可行性（沟通成本是否可控，权责是否对等）；

资源分配的公平性（各部门工作量是否均衡）；

应急预案的全面性（是否覆盖主要风险场景）。

评审形成《方案评审记录》，各部门负责人签字确认，项目负责人*根据反馈修改方案，直至达成一致。

方案审批与发布

最终版《跨部门协作方案》由项目负责人*提交至发起部门负责人及分管领导审批（根据企业权限管理流程确定审批层级）；

审批通过后，由项目负责人*将方案正式发送至所有参与部门，并组织召开协作启动会，明确目标、分工及规则，保证各部门对方案理解一致。

（三）执行与动态监控阶段

任务分解与分配

各部门根据《跨部门协作方案》，将本部门任务进一步分解为具体工作项，明确：

工作项负责人（如“市场推广方案设计”由市场部专员*负责）；

工作内容与交付标准（如“方案需包含推广渠道、预算、时间表，符合品牌调性”）；

交付时间（如“X月X日前完成初稿”）。

各部门将分解后的《部门任务清单》同步至项目负责人*，作为进度跟踪依据。

执行跟踪与沟通

建立定期沟通机制：

日常沟通：通过企业即时通讯工具（如钉钉、企业）建立协作群，各部门负责人每日同步任务进展；

周例会：每周固定时间召开线上/线下例会（项目负责人*主持），汇报本周完成情况、存在问题及下周计划，形成《周例会纪要》；

专项沟通：若遇突发问题（如技术瓶颈、资源冲突），由问题部门负责人*发起专项沟通会，24小时内协调解决。

风险应对与调整

项目负责人*每周梳理《协作风险清单》，识别潜在风险（如进度延迟、质量不达标、资源不足），并组织相关部门制定应对措施；

若需调整方案（如任务优先级变更、资源增补），由需求部门提出《协作方案变更申请》，说明变更原因、影响及替代方案，经项目负责人*及相关部门负责人评审通过后，更新方案并同步至所有部门。

（四）收尾与复盘阶段

成果验收

各部门按《部门任务清单》提交工作成果（如产品原型、活动总结报告、客户处理方案），项目负责人*组织验收小组（由发起部门、核心参与部门负责人及专家组成），对照交付标准进行评估；

验收通过：形成《成果验收确认单》，由验收小组成员签字确认；

验收不通过：由责任部门限期整改（如“市场推广方案需增加用户画像分析，X月X日前提交修订版”），直至通过验收。

文档归档

项目负责人*负责收集整理协作全流程文档，包括：

《跨部门协作需求表》《需求评审纪要》；

《跨部门协作方案》《方案评审记录》；

《部门任务清单》《周例会纪要》《协作风险清单》；

《成果验收确认单》及其他交付物；

将文档分类归档至企业共享平台（如OA系统、知识库），明确查阅权限，便于后续参考。

复盘优化

协作结束后5个工作日内，由项目负责人*组织召开复盘会（所有参与部门负责人及核心成