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采购管理标准化操作手册及平台

第一章总则

1.1手册目的

为规范企业采购行为，保证采购流程合规、高效、透明，降低采购成本，防范采购风险，特制定本手册。本手册结合采购管理平台功能，明确各环节操作标准，适用于企业各部门采购活动。

1.2适用范围

本手册适用于企业所有采购类型，包括但不限于：日常办公耗材采购、生产物料采购、设备采购、服务采购（如咨询、维修）等。涉及部门包括需求部门、采购部、财务部、仓储部及管理层。

1.3基本原则

合规性：严格遵守国家法律法规及企业内部采购管理制度。

效益性：在保证质量的前提下，优先选择性价比最优的供应商。

透明性：采购流程公开，关键环节（如询价、比价）留痕可追溯。

责任制：明确各环节责任人，保证权责对等。

第二章采购管理标准化流程概述

2.1全流程框架图

需求提出→需求审批→供应商寻源→询价比价→供应商确定→合同签订→订单下达→交付跟踪→验收→付款结算

2.2关键节点说明

环节

责任部门

输出成果

需求提出

需求部门

《采购需求申请单》

需求审批

需求部门负责人、采购部、分管领导

审批通过的《采购需求申请单》

供应商寻源

采购部

《供应商候选名单》

询价比价

采购部

《询价比价分析表》

供应商确定

采购部、管理层

《采购合同》

订单下达

采购部

《采购订单》

交付跟踪

采购部、需求部门

《交付跟踪记录》

验收

需求部门、仓储部

《货物验收单》

付款结算

财务部

《付款申请单》

第三章各环节标准化操作指南

3.1需求发起与审批

3.1.1业务场景

日常办公需求：如文具、耗材等定期采购。

新增项目需求：如新项目启动需采购设备、材料。

紧急需求：如生产突发故障需紧急采购维修配件。

3.1.2操作步骤

步骤1：需求部门发起申请

登录采购管理平台，进入“需求管理”模块，“新建需求申请”。

填写《采购需求申请单》（详见3.1.4模板），内容包括：物料名称、规格型号、数量、预计单价、预算总额、用途说明、到货日期、技术参数（如有）。

附件：如技术图纸、需求说明文件（紧急需标注“紧急”字样并电话同步采购部负责人*）。

步骤2：部门内部审核

需求部门负责人*登录平台，对需求的合理性、必要性及预算准确性进行审核，通过后提交至采购部。

步骤3：采购部复核

采购专员*收到需求后，1个工作日内完成复核：

审核需求是否符合采购政策（如是否达到招标金额、是否属于集中采购目录）；

初步判断采购方式（询价、比价、招标等）；

对需求模糊处与需求部门沟通补充。

复核通过后提交至分管领导审批。

步骤4：分管领导审批

分管领导*根据采购金额及重要性进行审批：

金额≤5000元：采购部、需求部门负责人审批即可；

5000元＜金额≤5万元：需分管领导审批；

金额＞5万元：需总经理*最终审批。

审批通过后，需求状态更新为“已审批”，流转至采购部执行。

3.1.3平台操作指引

快捷入口：平台首页→“采购流程”→“需求申请”。

常见问题：若审批被驳回，需求部门需根据驳回原因修改后重新提交（如预算超标需说明理由并附审批文件）。

3.1.4模板表格：采购需求申请单

申请单号：XD-2024-001

申请部门：生产部

申请日期：2024-03-01

物料名称

规格型号

单位

电机

ZW-1000-220V

台

用途说明

新生产线A设备配件

到货日期

2024-03-15前

技术参数

功率1.5kW，防护等级IP54

附件

[电机技术参数说明书.pdf]

审批意见

部门负责人：李*

采购部：张*

分管领导：王*

3.2供应商管理与选择

3.2.1业务场景

新供应商开发：首次合作供应商需完成准入流程。

现有供应商维护：定期评估合作表现，更新供应商等级。

供应商库优化：淘汰不合格供应商，补充优质资源。

3.2.2操作步骤

步骤1：供应商寻源

采购专员*根据需求类型，通过以下渠道寻找供应商：

平台供应商库：优先筛选历史合作评级≥B级的供应商；

行业展会、招标平台：收集新供应商信息；

需求部门推荐：需提供供应商资质证明（营业执照、相关许可证等）。

步骤2：供应商资质审核

登录平台“供应商管理”模块，“新增供应商”，填写《供应商信息登记表》（详见3.2.4模板），以下资质文件：

营业执照（副本复印件加盖公章）；

相关行业资质证书（如ISO9001认证、3C认证等）；

法定代表人身份证复印件；

近6个月业绩证明（合同或发票）。

采购部*联合法务部、需求部门对资质进行审核，审核通过后纳入“候选供应商库”。

步骤3：现场考察（仅限关键物料或新供应商）

对单价＞5000元或首次合作供应商，由采购部、需求部门共同现场考察，重点评估：

生产规模、设备状况；

质量控制体系；

供货能力及售后服务。

填写《供应商现场考察表》，作为供应商评级依据。

步骤4：