采购管理供应商信息收集及评估表.docVIP

采购管理供应商信息收集及评估工具模板

适用场景与目标

本工具适用于企业采购活动中对供应商的全面管理场景，包括但不限于：新供应商准入筛选、现有供应商年度绩效评估、重大项目专项供应商资质审核、战略合作伙伴潜力挖掘等。通过系统化收集供应商信息并多维度评估，旨在筛选出符合企业质量、成本、交付及合规要求的优质供应商，建立稳定高效的供应链体系，降低采购风险，提升采购效率。

操作流程与步骤详解

第一步：明确评估目的与范围

目的确认：根据采购需求（如原材料采购、服务外包、设备采购等）确定评估核心目标，例如“筛选具备ISO9001认证的电子元器件供应商”或“评估物流供应商的区域配送能力”。

范围界定：明确评估对象（如生产型供应商、贸易型供应商、服务型供应商）、评估周期（如一次性评估、年度复评）及关键维度（如质量、价格、交付、服务等）。

输出物：《供应商评估计划表》（含评估目标、范围、时间节点、责任人）。

第二步：组建评估小组与分工

小组构成：由采购部门牵头，联合质量、技术、财务、法务等相关部门人员组成，保证评估全面性。例如：采购经理担任组长，质量工程师负责资质审核，技术专家负责产品测试评估，财务专员负责成本分析。

职责分工：明确各成员职责，如采购组负责信息收集与商务谈判，质量组负责质量体系审核，技术组负责样品测试，财务组负责成本与财务风险评估。

第三步：收集供应商基础信息

通过问卷、访谈、资料审核等方式收集供应商以下核心信息：

基本信息：公司名称、成立时间、注册资本、股权结构、主营业务、组织架构、员工人数等。

资质文件：营业执照、行业许可证（如食品生产许可证、医疗器械经营许可证）、质量体系认证（ISO9001、ISO14001等）、环境/职业健康安全认证、产品认证（CE、UL等）、专利证书、获奖证明等。

供应能力：产能数据（月/年产能）、生产线自动化水平、库存管理能力、柔性生产响应能力（如小批量订单交付周期）、主要客户案例（含行业头部企业合作证明）。

质量体系：质量检验流程（IQC/IPQC/OQC管控点）、不合格品处理机制、质量问题追溯系统、客户投诉处理流程及历史质量数据。

价格与成本：报价明细（原材料、加工、物流等成本构成）、价格稳定性机制（如原材料波动调价规则）、付款条件（账期、预付款比例）、成本优化案例。

服务能力：售后响应时间（如24小时内故障处理）、技术支持团队配置、培训服务（如客户操作培训）、合作配合度（如需求变更响应速度）。

第四步：信息整理与初步筛选

信息分类：将收集的信息按“资质合规性、供应能力匹配度、质量保障能力、价格竞争力、服务可靠性”五大维度整理，形成《供应商信息汇总表》。

筛选标准：设定“一票否决项”（如无必备资质、近3年重大质量、失信企业记录）和“评分项”（如产能匹配度≥80%、价格低于市场平均5%等），剔除不符合基本要求的供应商。

第五步：现场考察（如需）

对通过初步筛选的供应商，组织现场考察，重点核实：

生产/服务环境：车间整洁度、设备维护状况、安全防护措施（如消防设施、操作规范）。

过程管控：关键工序控制点记录、质量检测设备校准情况、原材料入库检验流程。

管理规范性：生产计划排程合理性、员工操作熟练度、文件记录完整性（如生产批次记录、检验报告）。

输出物：《供应商现场考察记录表》（含考察发觉的优势、不足及改进建议）。

第六步：综合评分与等级划分

采用量化评分法（总分100分），按维度设定权重，对供应商进行综合评估：

评估维度

权重

评分标准（示例）

资质合规性

20分

具备所有必备资质（20分），缺失1项扣5分

供应能力

25分

产能匹配度≥90%（15分），交付周期≤7天（10分）

质量保障能力

25分

检验覆盖率100%（10分），客诉率＜1%（15分）

价格竞争力

15分

价格低于市场平均5%（15分），持平（10分）

服务可靠性

15分

售后响应≤24小时（10分），技术支持完善（5分）

等级划分：

A级（≥90分）：优秀供应商，优先合作，可纳入战略合作伙伴名单；

B级（70-89分）：合格供应商，正常合作，需定期监控；

C级（60-69分）：待改进供应商，设定改进期限，复评达标后方可继续合作；

D级（＜60分）：不合格供应商，终止合作。

第七步：评估结果审批与反馈

审批流程：评估小组提交《供应商评估报告》，经采购总监、分管领导审批后生效。

结果反馈：向供应商反馈评估结果（A级/B级发送合作邀请，C级发送改进通知，D级发送终止合作说明），并告知申诉渠道（如有异议可在5个工作日内提交书面材料）。

第八步：供应商档案建立与动态更新

档案建立：将评估资料（信息表、考察记录、评分表、审批文件等）归档，建立“一供应商一档案”，编号规则示例“GYS-年份-行业-序号”。

动态更新：每年对合作中的供应商进行复评，更