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采购申请与审批标准化操作手册操作指导版

前言

本手册旨在规范企业采购申请与审批流程，保证采购活动合规、高效、透明，明确各环节职责与操作要求，降低采购风险，保障物资及时供应。手册适用于企业内部所有采购业务场景，相关人员需严格遵照执行。

一、适用范围与典型应用场景

（一）适用范围

本手册涵盖企业所有采购业务，包括但不限于办公用品采购、生产设备采购、原材料采购、服务类采购（如咨询、维修）等。涉及部门包括申请部门、采购部门、财务部门、分管领导及最终审批负责人。

（二）典型应用场景

日常办公需求：如部门需采购打印机耗材、文具等，满足日常办公基本需求。

项目专项采购：如新项目启动需采购专用设备、实验材料等，保障项目顺利实施。

资产更新替换：如现有设备老化需更换新设备，提升工作效率或保障安全生产。

服务类采购：如设备年度维保、第三方技术支持等，满足专业化服务需求。

二、标准化操作流程详解

（一）步骤一：采购申请发起与材料准备

操作人：申请部门经办人

操作内容：

明确采购需求：根据部门工作计划或项目需求，确定采购物品/服务的名称、规格型号、数量、质量要求、用途及期望到货时间。

核查预算：通过财务系统确认采购事项是否在部门年度预算范围内，若涉及预算外采购，需提前说明超预算原因并附预算调整申请（如有）。

填写《采购申请单》：详见本手册“三、采购申请单模板及填写说明”，保证信息完整、准确，包括但不限于申请部门、申请人、联系方式、采购明细、预算科目等。

准备附件材料：根据采购类型补充必要材料，如：

大额采购（如单笔超5万元）：提供至少3家供应商的比价报价单或市场调研报告；

设备采购：提供技术参数要求表、设备安装环境说明；

服务类采购：提供服务范围、期限、验收标准等说明。

注意事项：

采购需求描述需具体，避免“一批办公用品”等模糊表述；

预算科目需与财务部门确认，保证归类正确；

附件材料需与申请单内容一致，不得遗漏关键信息。

（二）步骤二：部门负责人审核

操作人：申请部门负责人

操作内容：

审核采购必要性：确认采购需求是否符合部门工作计划，是否存在替代方案（如内部调配、租用等）。

审核采购合理性：核查采购数量、规格是否匹配实际需求，价格是否合理（参考历史采购价或市场均价）。

审核预算匹配性：确认采购事项是否在部门预算额度内，超预算采购需核实预算调整手续是否完备。

审批意见：在《采购申请单》“部门负责人审核”栏签署意见（“同意”“不同意”或“调整后同意”），并签字、注明日期。若“不同意”，需简要说明原因并退回申请部门。

注意事项：

对重复性采购（如每月固定耗材），可审核后按季度汇总审批，提高效率；

对涉及跨部门协作的采购，需提前沟通确认需求一致性。

（三）步骤三：财务部门预算与合规性审核

操作人：财务部门指定审核人员

操作内容：

预算审核：通过财务系统核对采购金额是否与申请预算一致，预算科目是否正确，预算余额是否充足。

合规性审核：检查采购流程是否符合企业《采购管理办法》，附件材料是否齐全（如比价报告、技术参数等），是否涉及需招标采购的金额标准（如单笔超10万元需启动招标流程）。

审批意见：在《采购申请单》“财务审核”栏签署意见，对符合预算和规定的标注“同意”；对超预算或材料不全的，标注“需补充预算说明”或“补材料后重审”；对不符合规定的标注“不同意”并说明原因。

注意事项：

预算审核需以年度预算批复为准，临时预算调整需经分管领导审批；

对大额或复杂采购，可要求申请部门提供更详细的市场调研或成本分析。

（四）步骤四：分管/最终领导审批

操作人：分管采购领导/总经理（根据采购金额划分审批权限，示例：单笔5万-20万元由分管领导审批，20万元以上由总经理审批）

操作内容：

审核采购重要性：确认采购事项对企业经营、项目推进或日常运营的必要性，是否符合企业战略规划。

审核审批权限：根据采购金额对照《采购审批权限表》，确认自身审批权限是否匹配。

签署审批意见：在《采购申请单》“领导审批”栏签署“同意”或“不同意”，并签字、注明日期。“不同意”时需明确退回原因，必要时可要求申请部门重新申报。

注意事项：

审批人需对审批结果负责，不得越权审批；

对紧急采购（如生产突发故障需立即更换配件），可启动“紧急审批流程”，事后补办手续，但需在申请单中注明“紧急”及原因。

（五）步骤五：采购部门备案与执行

操作人：采购部门经办人

操作内容：

接收申请单：确认审批流程完整的《采购申请单》及附件材料，登记采购台账（记录申请部门、采购内容、审批金额、预计到货时间等）。

供应商选择：根据采购类型执行采购方式：

零星采购（金额小、标准品）：从合格供应商库中选择1-2家比价后采购；

大额采购：通过招标、询价或竞争性谈判方式确定供应商，留存比价/招标记录；

定点采购：与长期合作供应商签订年度框