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采购需求及供应商管理标准模板

适用场景与价值

需求提报清晰化，避免信息遗漏；

供应商管理规范化，降低合作风险；

流程责任明确化，提升采购效率；

数据记录系统化，为后续采购决策提供支撑。

全流程操作指引

第一步：采购需求发起与审批

操作主体：需求部门（如生产部、行政部）

操作说明：

需求部门根据业务需求（如生产物料、办公设备、服务外包等），填写《采购需求申请表》，明确采购内容、规格参数、数量、预算、交付时间等核心信息；

需求部门负责人*对需求的必要性、合理性进行初审，签字确认后提交至采购部门；

采购部门对需求的合规性（如是否符合采购政策、预算是否匹配）、技术可行性进行复核，必要时组织技术部门*联合评审；

根据采购金额分级审批（如5万元以下由采购经理审批，5-10万元由分管副总审批，10万元以上提交总经理办公会审批），审批通过后进入供应商筛选环节。

第二步：供应商信息收集与初步筛选

操作主体：采购部门

操作说明：

采购部门通过公开渠道（如招标平台、行业协会推荐、供应商自荐等）收集潜在供应商信息，要求供应商提供《供应商信息登记表》，包含企业基本情况、资质文件、主营产品/服务、合作案例等；

采购部门根据采购需求特点（如行业资质、生产能力、价格区间等），制定初步筛选标准（如“具备ISO9001认证”“近3年同类项目合作不少于3个”），对供应商进行初筛，剔除不符合基本要求的供应商；

初筛通过后，形成《潜在供应商清单》，进入资质审核环节。

第三步：供应商资质审核与实地考察

操作主体：采购部门、技术部门、质量部门

操作说明：

采购部门组织对潜在供应商的资质文件进行审核，重点核查营业执照、行业许可证（如食品经营许可证、医疗器械经营许可证等）、质量体系认证、财务报表（评估经营稳定性）、社保缴纳证明（验证用工合规性）等文件的真实性及有效性；

对涉及关键物料或高风险服务的供应商，由采购部门牵头，联合技术部门、质量部门进行实地考察，核实生产/经营场所、设备配置、工艺流程、质量控制体系、仓储物流能力等实际情况，并填写《供应商实地考察记录表》；

综合资质审核与实地考察结果，确定合格供应商名单，录入《合格供应商名录》，作为后续采购合作对象。

第四步：采购方案制定与合同签订

操作主体：采购部门、法务部门*

操作说明：

采购部门根据合格供应商情况，组织询价或招标（如公开招标、邀请招标、竞争性谈判等），形成《采购比价/招标结果表》，明确中标/成交供应商、报价、交付周期、付款方式等；

采购部门与法务部门*共同起草采购合同，条款需包含：双方基本信息、采购内容与规格、价格与支付方式、交付与验收标准、违约责任、保密条款、争议解决方式等，保证合同合法合规、权责清晰；

合同需经采购部门负责人、法务部门、需求部门负责人及分管领导逐级审批，审批通过后由双方法定代表人或授权代表签字盖章，正式生效。

第五步：供应商绩效评估与关系维护

操作主体：采购部门、需求部门、质量部门*

操作说明：

供应商履约过程中，需求部门负责跟踪交付进度、产品质量，填写《供应商履约记录表》；质量部门*对产品/服务进行检验，出具《质量验收报告》；

每季度/半年，采购部门组织对供应商进行绩效评估，评估指标包括：产品质量合格率、交付准时率、价格竞争力、服务响应速度、合作配合度等，形成《供应商绩效评估表》；

根据评估结果对供应商分级管理（如A级：优先合作；B级：持续观察；C级：限期整改；D级：清退出库），并定期更新《合格供应商名录》；

采购部门定期与核心供应商开展沟通会议，反馈合作问题，探讨优化方案，建立长期稳定的合作关系。

核心工具表格清单

1.采购需求申请表

序号

项目

内容要求

1

需求部门

填写具体部门（如“生产一部”）

2

需求日期

YYYY-MM-DD

3

采购内容

明确物料名称/服务类型（如“A型原材料”“年度保洁服务”）

4

规格参数

详细描述技术要求、质量标准（如“尺寸±0.5mm，抗拉强度≥500MPa”）

5

需求数量

数字+单位（如“1000件”“1年”）

6

预算金额

大写+小写（如“人民币伍万元整￥50,000.00”）

7

交付时间

YYYY-MM-DD（如“2024-06-30前”）

8

需求原因

简要说明（如“生产计划补充”“新项目启动”）

9附件

技术图纸、样品要求等

10

审批意见

需求部门负责人签字→采购部门复核→分管领导审批

2.合格供应商名录

供应商编码

供应商名称

所属行业

主营产品/服务

联系人*

联系方式（固话）

资质等级

入库日期

最近评估结果

SUP-2024-001

科技有限公司

电子元器件

贴片电容

张经理*

010-X

ISO9001

2024-01-15

A级

SUP-2024-002

物流服务有限公司

第三方物流

区域配送

李主管*

021-X

无