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公共机构档案数字化管理方案

一、背景与意义

档案作为公共机构履职过程中形成的原始记录，承载着历史记忆，蕴含着宝贵信息，是机构科学决策、依法行政、服务民生的重要依据。随着信息技术的飞速发展和电子政务的深入推进，传统以纸质为主的档案管理模式已难以适应新时代对档案信息快速获取、高效利用、安全保管以及共享协同的要求。档案数字化管理，即将传统纸质档案通过扫描、著录、存储等技术手段转化为数字信息，并依托专业管理系统进行规范化管理，是公共机构提升档案管理现代化水平、释放档案信息资源价值、提升公共服务能力的必然趋势和关键举措。其核心意义在于：优化档案管理流程，提高工作效率；突破时空限制，便捷档案信息利用；强化档案安全保管，降低损毁风险；促进档案信息资源共享，服务社会发展大局。

二、指导思想与基本原则

（一）指导思想

以国家关于档案工作的重要指示精神为指引，严格遵循《中华人民共和国档案法》及相关法律法规要求，紧密结合公共机构职能特点与工作实际，以满足业务需求和公众利用为导向，以保障档案信息真实、完整、可用、安全为核心，坚持统筹规划、分步实施、标准引领、安全可控的方针，全面推进档案数字化转型，构建科学、高效、安全的数字档案管理体系，为机构治理能力现代化提供有力支撑。

（二）基本原则

1.真实性优先原则：确保数字化档案与原件内容一致、形态保真，维护档案的原始性和凭证性。

2.需求导向原则：紧密围绕公共机构核心业务和社会公众需求，确定数字化范围、内容和服务方式。

3.安全可控原则：将信息安全贯穿于档案数字化全过程，严格落实保密规定，保障档案信息不泄露、不丢失、不被篡改。

4.统筹规划原则：结合机构实际，制定长远规划与阶段性目标，避免重复建设和资源浪费，确保数字化工作有序推进。

5.务实高效原则：因地制宜选择技术路线和实施方案，注重投入产出效益，确保数字化成果能够快速应用并发挥实效。

三、总体目标

通过一定时期的努力，全面完成公共机构具有永久和长期保存价值的传统载体档案数字化转换；建立健全统一规范、功能完善、安全可靠的数字档案管理系统；形成权责清晰、流程优化、管理规范的数字档案管理工作机制；实现档案资源的高效管理、便捷检索、安全存储和深度利用，显著提升档案工作服务机构发展和社会公众的能力与水平。

四、主要任务与实施步骤

（一）准备阶段

1.组织架构建立与职责分工：成立档案数字化工作领导小组和专项工作小组，明确各部门及相关人员的职责权限，形成主要领导负责、档案部门牵头、各业务部门协同配合的工作格局。

2.现状调研与需求分析：对现有档案数量、种类、载体状况、保管条件、利用需求以及现有信息化基础设施等进行全面摸底调研，明确数字化工作的重点、难点和具体需求。

3.制定详细实施细则与技术标准：依据国家及行业相关标准规范，结合机构实际，制定涵盖档案整理、著录、扫描、图像处理、质检、存储、备份、验收等各环节的详细操作规程和技术参数标准，确保数字化工作的规范性和统一性。

4.经费预算与资源保障：根据数字化工作任务量和技术方案，科学编制经费预算，争取财政支持，确保资金投入。同时，落实必要的场地、设备和人力资源。

5.人员培训：组织相关人员进行档案专业知识、数字化技术标准、操作技能以及信息安全保密等方面的培训，提升从业人员的专业素养和操作水平。

（二）档案数字化加工

1.档案整理与著录：按照档案整理规则，对拟数字化的纸质档案进行系统整理，包括分类、排序、编目、装订等。同时，依据著录规则，准确、完整地采集档案元数据信息，确保著录质量。

2.档案扫描与图像处理：根据档案的重要程度和利用需求，选择适宜的扫描设备和扫描分辨率。对扫描形成的图像进行纠偏、去污、裁剪、拼接等优化处理，确保图像清晰、完整、不失真，符合长期保存和利用要求。

3.数据质检与验收：建立严格的质量检查机制，对数字化各环节进行抽检和全检，重点检查图像质量、元数据准确性、数据完整性等。对不合格的数据进行返工处理，直至验收合格。

4.数据挂接与存储：将验收合格的数字图像与对应的元数据信息进行准确挂接，形成完整的数字档案数据。按照制定的存储方案，将数字档案数据安全导入到指定的存储介质或管理系统中。

（三）数字档案管理系统建设

1.系统功能需求分析与选型/开发：根据档案管理和利用需求，明确数字档案管理系统应具备的核心功能，如档案著录、检索、管理、利用、安全保密、统计分析、备份恢复等。可根据实际情况选择成熟的商用软件或进行定制开发。

2.硬件环境搭建：配置满足系统运行需求的服务器、存储设备、网络设备、安全设备以及客户端设备等，构建稳定、高效、安全的硬件支撑平台。

3.数据迁移与整合：若存在历史数字化数据或其他业务系统数据，需制定科学的数据迁移方案，确保数据