采购流程标准及供应商管理办法.docxVIP

采购流程标准及供应商管理办法

第一章总则

第一条目的与依据

为规范公司采购行为，提高采购效率，降低采购成本，保证采购物资及服务的质量，加强对供应商的统一管理，维护公司合法权益，确保公司生产经营活动的顺利进行，依据国家相关法律法规及公司内部管理制度，特制定本办法。

第二条适用范围

本办法适用于公司所有生产性物料、非生产性物资、设备、工程及服务的采购活动，以及所有与公司发生业务往来的供应商的管理。公司各部门、各子公司的采购及供应商管理工作均须遵守本办法。

第三条基本原则

采购活动及供应商管理应遵循以下原则：

1.公开透明原则：采购流程、供应商选择标准及评估结果等关键环节应保持公开性，确保过程透明。

2.公平公正原则：对待所有符合条件的供应商应一视同仁，采购决策基于客观标准，不受不当干预。

3.质优价廉原则：在保证采购物资/服务质量的前提下，力求以最合理的成本获取资源，追求性价比最优。

4.合规诚信原则：严格遵守国家法律法规及公司内部规定，与供应商建立并维护诚信合作关系。

5.效益优先原则：综合考虑质量、价格、交付、服务、风险等因素，以实现公司整体效益最大化为目标。

第二章采购流程标准

第四条需求提出与审批

1.需求提出：各需求部门根据实际业务需要，填写《采购需求单》，明确采购物资/服务的名称、规格型号、数量、质量要求、预计单价、总价、需求日期、用途等关键信息，并经部门负责人签字确认。

2.需求审批：《采购需求单》须按公司规定的审批权限逐级报批。对于大额或重要采购需求，还需附上详细的可行性分析报告或技术规格文件。

第五条采购计划制定

1.采购部门汇总各需求部门经审批的《采购需求单》，结合公司库存状况、生产计划及市场供应情况，编制《采购计划》。

2.《采购计划》应明确采购物品名称、规格、数量、质量标准、采购方式、预计采购时间、预算金额、负责采购员等内容，并按审批流程报相关领导审批。

第六条采购方式选择与执行

公司根据采购物品的特性、金额、市场竞争程度等因素，选择适宜的采购方式，主要包括但不限于：

1.招标采购：适用于采购金额较大、市场竞争充分的物资或服务。应成立招标小组，制定招标方案、招标文件，发布招标公告，组织开标、评标、定标，并按规定公示结果。

2.询价采购：适用于采购金额不大、市场价格透明、规格标准相对统一的常规物资。应向至少三家及以上合格供应商发出询价单，获取报价单，进行比较后择优确定供应商。

3.竞争性谈判/磋商采购：适用于技术复杂或性质特殊，无法精确拟定技术规格，或时间紧急的采购项目。通过与多家供应商进行谈判/磋商，明确需求、价格、服务等条款。

4.单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的特殊情况，如专利产品、专有技术、紧急抢险等。须提供充分的证明材料，并按严格的审批程序报批。

5.框架协议采购：对于长期需要、用量稳定的物资或服务，可与合格供应商签订框架协议，约定价格、服务、有效期等，按需分批下达订单。

采购执行过程中，应严格遵守所选采购方式的操作规程，确保过程的合规性与记录的完整性。

第七条合同签订与管理

1.采购方式确定后，采购部门应与选定的供应商签订书面采购合同。合同内容应包括但不限于：物资/服务名称、规格型号、数量、质量标准、价格、交付时间、交付地点、运输方式、包装要求、验收标准、付款方式、违约责任、争议解决方式等。

2.合同文本应优先采用公司标准合同范本。特殊合同或重大合同需经法务部门或专业律师审核。

3.合同签订前须履行公司规定的审批流程。合同签订后，应进行编号、登记，并由专人负责管理。

第八条订单下达与履约跟踪

1.合同签订后，根据实际需求及合同约定，采购部门向供应商下达正式采购订单，明确具体的交货批次、数量及时间。

2.采购员应密切跟踪供应商的生产/备货进度，及时与供应商沟通，确保按期交付。对可能出现的延期风险，应及时预警并协调解决。

第九条验收与付款

1.到货验收：物资到货后，仓库或使用部门会同采购部门（必要时包括质检部门）依据采购合同、订单、送货单及质量标准进行数量和质量验收。验收合格后，签署验收单；不合格的，应及时通知供应商处理（如退货、换货、索赔等）。

2.发票审核：供应商按合同约定提供合法有效的发票，财务部门会同采购部门对发票的真实性、合规性及与合同、验收单的一致性进行审核。

3.付款结算：财务部门根据审核无误的发票、验收单、合同等凭证，按照合同约定的付款方式和期限办理付款手续。

第十条采购档案管理

采购全过程形成的所有文件资料，如需求单、审批单、采购计划、招标文件、投标文件、报价单、合同、订单、送货单、验收单、发票、付款凭证等，均应妥善整理、归档保存，保存期限符合公司档案管理规定。