物料采购及禁用清单管理办法.docxVIP

物料采购及禁用清单管理办法

第一章总则

1.1目的与依据

为规范公司物料采购行为，确保采购物料的质量、安全、环保及成本控制，同时有效识别和管控禁用物料，降低生产经营风险，保障产品质量与企业声誉，依据国家相关法律法规及公司内部管理制度，特制定本办法。

1.2适用范围

本办法适用于公司所有生产性、非生产性物料的采购活动，以及公司范围内禁用物料的识别、清单制定、发布、执行、监督与更新等管理工作。公司各部门、各子公司及所有参与物料采购与管理的相关人员均须遵守本办法。

1.3基本原则

物料采购及禁用清单管理应遵循以下原则：

1.合规性原则：严格遵守国家法律法规、行业标准及公司内部规定。

2.质量优先原则：确保采购物料符合规定的质量标准和技术要求。

3.成本效益原则：在保证质量的前提下，追求最优性价比，控制采购成本。

4.安全环保原则：优先选择安全、环保、健康的物料，严禁采购和使用国家及公司明令禁止的物料。

5.权责清晰原则：明确各部门及相关人员在采购与禁用清单管理中的职责与权限。

第二章物料采购管理

2.1采购计划与需求提报

2.1.1各需求部门应根据生产计划、项目进度或实际运营需要，准确、及时提报物料采购需求，明确物料名称、规格型号、技术参数、质量标准、数量、交货期及其他特殊要求。

2.1.2采购需求提报应履行必要的审批流程，确保需求的合理性与必要性。

2.2供应商选择与管理

2.2.1采购部门应建立并维护合格供应商名录。供应商的选择应综合考虑其资质、生产能力、质量保证体系、供货周期、价格、信誉、环保及社会责任表现等因素。

2.2.2对重要物料或新引入供应商，应进行必要的实地考察、资质审查及样品测试，合格后方可纳入合格供应商名录。

2.2.3建立供应商动态评估机制，定期对供应商的履约情况、产品质量、服务水平等进行评估，评估结果作为后续合作的重要依据。

2.3采购执行与合同管理

2.3.1采购部门应根据审批后的采购需求，从合格供应商名录中选取适宜的供应商进行采购。对于大额或长期采购，应优先采用招标、询价等方式，确保采购过程的公平、公正、公开。

2.3.2采购合同应明确物料的规格、数量、质量标准、价格、交货期、付款方式、违约责任、验收标准及争议解决方式等关键条款，并履行相应的合同评审与审批流程。

2.3.3采购过程中应加强与供应商的沟通协调，确保物料按期、按质、按量供应。

2.4物料验收与入库

2.4.1物料送达后，仓储部门或使用部门应会同质量检验部门（如适用）依据采购合同、订单及相关质量标准对物料进行数量清点和质量检验。

2.4.2验收合格的物料方可办理入库手续；对不合格物料，应按照合同约定或公司相关规定进行处理，如拒收、退货、索赔等，并及时通知采购部门及供应商。

2.5采购付款与档案管理

2.5.1财务部门应根据审批后的采购合同、验收合格证明、发票等凭证，按照约定的付款方式和期限办理付款手续。

2.5.2采购部门应妥善保管采购计划、招标文件、投标文件、采购合同、订单、验收单、发票、供应商资料等采购相关档案，确保档案的完整性与可追溯性。

第三章禁用清单管理

3.1禁用清单的定义与目的

3.1.1禁用清单是指公司明确规定禁止采购、使用或限制使用的物料名录及其相关限制条件。

3.1.2建立禁用清单的目的在于规避因使用不合格、不安全、不环保或不符合法律法规及公司政策要求的物料所带来的质量风险、安全风险、环境风险及法律风险。

3.2禁用清单的制定与更新

3.2.1技术部门、质量部门、安全环保部门应根据国家法律法规、行业标准、客户要求、产品设计规范、安全环保要求及公司经营策略，牵头识别和收集可能需要禁用或限制使用的物料信息。

3.2.2禁用清单的制定应充分考虑以下因素：

（一）国家及地方明令禁止生产、销售、使用的物料；

（二）经检验或使用过程中发现存在严重质量缺陷、安全隐患或环境污染问题的物料；

（三）不符合产品设计要求或会对产品性能、寿命产生重大负面影响的物料；

（四）涉及知识产权侵权或其他法律纠纷的物料；

（五）因技术更新换代或政策调整而被淘汰的物料；

（六）其他经公司评估认为需要禁用的物料。

3.2.3禁用清单初稿应由相关部门（技术、质量、安全环保、采购、生产等）进行评审，形成正式的禁用清单，经公司相关授权人员批准后发布执行。

3.2.4禁用清单应根据法律法规、标准、市场情况及公司内部要求的变化进行定期评审与更新，一般每年至少评审一次。如遇特殊情况（如新法规出台、重大质量安全事件等），应及时组织评审与更新。

3.3禁用清单的发布与执行

3.3.1正式发布的禁用清单应及时传达至公司所有相关部门，特别是采购部门、设计部门、生产部门及仓储部门。

3.3.2采购