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外贸合同全流程单据范本汇编

在外贸业务的复杂链条中，单据是连接买卖双方、银行、海关、运输等各方的核心纽带，其规范化、准确化直接关系到交易的顺畅与安全。本文旨在系统梳理外贸合同从前期磋商到最终结算全流程中涉及的关键单据，解析其核心要素与制作要点，并提供务实的范本指引，助力从业者夯实基础，规避风险。

一、交易前期准备与磋商阶段单据

在正式签订合同前，买卖双方需进行充分的沟通与信息交换，此阶段的单据虽非最终法律文件，但对后续合作具有重要的铺垫作用。

1.1询价单(Inquiry/Enquiry)

作用：买方为了解卖方产品信息、价格条款等向卖方发出的试探性询问。

核心内容与范本要素：

*买方基本信息（公司名称、联系方式）

*所需产品描述（品名、规格、型号、材质、数量等）

*期望的价格条款（如FOB,CFR,CIF等）

*期望的交货期与目的地

*其他特殊要求（如质量标准、包装方式）

*询价日期及有效期

*联系方式（供卖方回复）

实务提示：询价单应尽可能清晰、具体，以便卖方提供准确报价。

1.2报价单(Quotation/Offer)

作用：卖方针对买方询价，就产品价格、交易条件等作出的明确回应，具有一定的时效性和约束力。

核心内容与范本要素：

*卖方基本信息（公司名称、联系方式、盖章）

*报价单号、报价日期及有效期

*买方信息（与询价单对应）

*产品详情（品名、规格、型号、材质、数量、单价、总价）

*价格条款（明确贸易术语及包含的费用）

*付款方式（如T/T,L/C等）

*交货期与装运港/目的港

*包装条款

*备注（如最小订单量、样品政策、价格有效期等）

实务提示：报价单的有效期需明确，条款应严谨，避免歧义。一旦买方接受，报价单可能构成合同的一部分。

1.3形式发票(ProformaInvoice,PI)

作用：一种非正式发票，常用于买方申请进口许可证、外汇额度或开立信用证，也可作为合同谈判的基础。它不具有最终发票的法律效力，但内容应尽可能接近最终商业发票。

核心内容与范本要素：

*卖方抬头信息（公司名称、地址、联系方式、税号等）

*买方抬头信息

*形式发票编号、日期

*合同号（如已有）

*商品描述（品名、规格、型号、数量、单价、总价、贸易术语）

*付款方式详细说明

*装运细节（装运港、目的港、预计装运日期、运输方式）

*包装条款

*唛头

*备注（声明此为形式发票，不用于结算等）

*卖方签字盖章

实务提示：形式发票应注明“ProformaInvoice”字样，并声明其非最终发票的性质。

二、合同签订阶段核心单据

合同是外贸交易的法律基石，明确双方权利义务，是后续所有操作的依据。

2.1销售合同(SalesContract/SalesConfirmation,S/C)

作用：买卖双方就交易达成的最终书面协议，具有法律效力，规定了交易的全部条款。

核心内容与范本要素：

*合同编号、签订日期、签订地点

*买卖双方全称、地址、联系方式、法定代表人/授权代表

*商品条款：品名、规格型号、数量、单价、总价、贸易术语（如FOBShanghai,CIFRotterdam）

*质量条款：质量标准（如国际标准、行业标准、样品确认等）、检验机构与方法

*数量条款：计量单位、溢短装条款（如有）

*包装条款：包装方式、包装材料、包装规格、唛头

*价格条款：总金额、币制

*支付条款：支付方式（T/T,L/C,D/P等）、支付时间、单据要求

*运输条款：运输方式、装运港、目的港、装运期、是否允许分批装运和转运

*保险条款：由谁投保（如CIF由卖方，FOB由买方）、投保金额、险别、保险公司

*商检条款：检验时间、地点、机构、标准

*索赔条款：索赔依据、期限、方式

*不可抗力条款：定义、通知、证明、处理方式

*仲裁条款：仲裁地点、仲裁机构、仲裁规则、裁决效力

*法律适用条款

*合同份数及生效条件

*双方签字盖章

实务提示：合同条款应详尽、明确、无歧义。选择对己方有利的仲裁地点和机构。所有修改需双方书面确认。

三、信用证相关单据（如采用信用证付款方式）

信用证是银行信用介入的支付方式，单据的制作需严格符合信用证规定。

3.1信用证(LetterofCredit,L/C)

作用：开证银行应申请人（买方）的要求并按其指示，向受益人（卖方）开立的，在符合信用证条款的条件下，凭规定单据承诺付款的书面文件。

核心内容：通常由开证行根据开证申请书格式出具