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行政办公流程管理手册

一、文件审批管理规范

（一）适用情境

适用于公司内部各类正式文件的审批流转，包括但不限于请示报告、通知公告、制度文件、合同协议等，保证文件内容规范、审批流程高效、责任追溯清晰。

（二）操作流程指引

发起申请

申请人根据文件类型填写《文件审批申请表》（表1-1），明确文件标题、主送部门/人员、核心事由、附件清单（如相关方案、数据支撑材料等），并保证文件内容表述准确、逻辑清晰。

将电子版文件及《文件审批申请表》提交至本部门负责人进行初步审核。

部门审核

部门负责人重点审核文件内容的必要性、部门职责关联性、数据真实性及与现有制度的合规性，在《文件审批申请表》“部门审核意见”栏签署意见（同意/需修改/不同意），并注明审核日期。

若需修改，申请人根据意见调整后重新提交；若不同意，流程终止并告知申请人原因。

跨部门会签（如涉及）

文件内容涉及其他部门职责时（如涉及财务预算、人力资源制度等），需由申请人发起跨部门会签，相关部门在3个工作日内反馈意见，在《文件审批申请表》“会签意见”栏签署意见并签字确认。

领导审批

根据文件重要性及审批权限，逐级提交至对应领导审批：

一般事务性文件：部门负责人审批即可；

重大事项文件（如年度计划、制度修订等）：需提交至分管副总经理/总经理审批。

审批人重点审核文件的合规性、可行性及公司战略一致性，在“领导审批意见”栏签署明确意见及日期。

文件印发与归档

审批通过后，由行政部统一编号、排版，按公司《公文管理办法》印发（电子版通过OA系统发送，纸质版加盖公章后分送相关部门）。

原始文件（含《文件审批申请表》、附件、会签记录）由行政部整理归档，保存期限不少于3年（涉密文件按保密规定执行）。

（三）表单模板示例

表1-1文件审批申请表

文件标题

文件编号（行政部填写）

申请人

所属部门

联系方式

申请日期

文件主送部门/人员

核心事由概述

附件清单（可附页）

部门审核意见

负责人签字：

日期：

会签意见（部门1）

负责人签字：

日期：

会签意见（部门2）

负责人签字：

日期：

领导审批意见

签字：

日期：

（四）关键提示

文件内容需避免错别字、语病，涉及数据、金额部分需核对无误；

审批流程中若某个环节超时3个工作日未反馈，申请人可向行政部协调推进；

涉及公司重大决策或敏感信息的文件，需在审批前标注“密级”，并严格控制知悉范围。

二、会议组织与管理规范

（一）适用情境

适用于公司各类会议的组织、召开及后续跟进，包括部门例会、项目推进会、公司级专题会议、外部对接会议等，保证会议目标明确、效率高效、决议落地。

（二）操作流程指引

会议发起与申请

会议发起人根据工作需要填写《会议申请表》（表2-1），明确会议主题、目的、预计时间、地点、参会人员、议程及所需物料（如投影仪、白板、会议资料等）。

提前3个工作日将《会议申请表》提交至行政部，涉及跨部门或公司级会议需提前5个工作日申请。

会议协调与通知

行政部根据会议申请协调会议室（优先使用内部会议室，外部场地需提前2个工作日确认），并在会议前1个工作日通过OA系统/邮件发送《会议通知》，包含会议时间、地点、议程、参会人员及需提前准备的资料。

参会人员需在收到通知后1个工作日内回复“确认参加”或“无法参加”，无法参加者需提前向会议发起人请假。

会议召开与记录

参会人员提前5分钟到场，会议发起人负责主持，按议程控制会议时间，避免偏离主题。

行政部安排专人记录会议内容，形成《会议纪要》（表2-2），包含会议时间、地点、参会人员、缺席人员、讨论要点、决议事项、责任部门/人及完成时限。

会议决议跟进与归档

会议结束后2个工作日内，会议发起人审核《会议纪要》并确认无误，由行政部分发至所有参会人员及相关部门。

决议事项的责任部门需在规定时限内完成工作，并在下次例会中汇报进度；行政部每月对决议落实情况进行汇总，形成《会议决议跟踪表》（表2-3）存档。

（三）表单模板示例

表2-1会议申请表

会议主题

会议类型（例会/专题/外部）

发起人

所属部门

联系方式

申请日期

预计时间

年月日时分至时分

预计时长

预计地点

是否需要设备（投影/白板等）

参会人员

会议议程（按顺序）

1.

2.

3.

所需物料

行政部审核意见

签字：

日期：

表2-2会议纪要

会议主题

会议时间

年月日时分

会议地点

参会人员

缺席人员及原因

主持人

记录人

分发范围

议程及讨论要点

1.议题一：

讨论内容：

结论：

2.议题二：

讨论内容：

结论：

决议事项

序号

决议内容

责任部门/人

1

2

表2-3会议决议跟踪表

决议事项编号

决议内容摘要

责任部门/人

计划完成时间

实际完成时间

完成情况（是/否/延期）

备注

（四）关键提示

会议议程需提前明确，避免临时议