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行政办公用品管理制度范本

一、总则

（一）目的

为规范行政办公用品的采购、领用、保管及报废流程，保障办公需求，控制成本，提高资源使用效率，特制定本制度。

（二）适用范围

本制度适用于[公司/组织名称]（以下简称“单位”）所有部门及员工的办公用品管理工作，涵盖办公用纸、笔墨、文具、办公设备耗材等日常办公所需物品。

二、职责分工

（一）行政部门

负责办公用品采购计划的制定、审批与执行；

统一采购、验收、入库、保管及发放办公用品；

建立办公用品台账，定期盘点库存，保证账实相符；

监督各部门办公用品使用情况，推动节约用材。

（二）各部门

根据实际需求提出办公用品申购计划；

指定专人（或兼职）负责本部门办公用品的领用与登记；

教育员工规范使用办公用品，避免浪费与损坏。

（三）员工

按需申领办公用品，杜绝超额领用；

爱护办公用品，合理使用，延长物品使用寿命；

发觉质量问题或库存不足及时向行政部门反馈。

三、采购管理流程

（一）申购与审批

月度计划申购：每月25日前，各部门根据下月需求填写《办公用品月度申购表》（见模板一），经部门负责人签字后提交行政部门。

临时紧急申购：遇突发办公需求（如会议、临时任务），可填写《办公用品临时申购单》（见模板二），经部门负责人签字后提交行政部门审批，优先处理。

汇总审批：行政部门汇总各部门需求，编制《月度采购计划》，报[分管领导/总经理]审批后执行。

（二）采购执行

采购原则：优先选择性价比高、质量可靠供应商，大额采购（单笔超[具体金额]）需采用比价或招标方式。

采购流程：行政部门根据审批后的采购计划联系供应商，确认价格、交货期后下单，保证采购物品与申购单一致。

（三）验收与入库

到货后，行政部门与申购部门共同验收，检查物品数量、质量、规格是否符合要求，验收合格后填写《办公用品入库登记表》（见模板三）。

验收不合格物品，应及时联系供应商退换，并记录原因。

入库物品需分类存放，标注名称、规格、数量，做到标识清晰、存取方便。

四、领用与使用规范

（一）领用流程

常规领用：员工填写《办公用品领用登记表》（见模板四），经部门负责人签字后，到行政部门领取。

批量领用：部门领用批量物品（如打印纸、墨盒等），需提前1个工作日告知行政部门，保证库存充足。

领用限制：实行“按需领用、杜绝浪费”原则，对高价值物品（如U盘、计算器等）实行“以旧换新”或登记领用，明确责任人。

（二）使用要求

办公用品仅限办公使用，严禁私用或外借。

爱护物品，规范操作：如打印机、复印机耗材需按说明书使用，避免因操作不当损坏设备。

节约用材：推行无纸化办公，打印优先双面使用；文具（如笔、本）按需取用，避免遗弃。

五、库存与保管要求

（一）库存管理

行政部门每月末对库存物品进行全面盘点，填写《办公用品库存盘点表》（见模板五），保证账面数量与实际库存一致，差异需查明原因并记录。

对易损耗、易过期物品（如胶水、订书钉等）实行“先进先出”原则，避免积压变质。

（二）保管责任

库房需保持干燥、通风、整洁，做好防火、防潮、防虫措施。

严禁非库房人员随意进入库房领用物品，领用需严格登记。

六、报废与处置管理

（一）报废条件

办公用品因自然损耗、老化无法修复使用；

技术淘汰、无维修价值的物品（如旧型号打印机耗材）；

其他经行政部门确认需报废的情况。

（二）报废流程

部门或员工提出报废申请，填写《办公用品报废申请表》（见模板六），注明物品名称、规格、数量、报废原因。

行政部门组织鉴定，确认符合报废条件后，报[分管领导/总经理]审批。

审批通过后，可回收处置的物品（如金属、塑料类）统一交由行政部门处理；无法回收的，按环保要求妥善处置。

七、监督与改进机制

（一）定期检查

行政部门每季度对各部门办公用品使用情况进行抽查，重点检查是否存在浪费、违规领用、台账不全等问题，检查结果纳入部门考核。

（二）反馈优化

员工可通过[指定反馈渠道，如OA系统/意见箱]对办公用品管理提出建议。

行政部门每年末对本制度执行情况进行总结，根据实际需求修订完善，保证制度适用性。

八、附则

本制度由行政部门负责解释和修订。

本制度自[发布日期]起施行，原有相关规定同时废止。

模板一：办公用品月度申购表

申购部门

申购日期

申购人

序号

物品名称

规格

1

2

部门负责人签字：

行政部门审核意见：

管理层审批意见：

模板二：办公用品临时申购单

申购部门

申购日期

申购人

紧急事由

序号

物品名称

规格

申购数量

1

部门负责人签字：

行政部门审批意见：

模板三：办公用品入库登记表

入库日期

物品名称

规格

供应商

数量

单价（元）

总价（元）

经手人

验收人

模板四：办公用品领用登记表

领用日期

领用人

所在部门

物品名称

规格

领用数量

用途说明

领取人签字

发放人签字

模板五：办公用品库存盘点表