行政文件归档及档案管理标准化手册.docVIP

行政文件归档及档案管理标准化手册

一、前言

为规范公司行政文件的形成、收集、整理、归档及档案管理工作，保证文件资料的完整性、系统性、安全性，提高档案利用效率，依据国家《档案法》及公司内部管理规定，特制定本手册。本手册旨在为公司各部门提供统一的档案管理操作指引，实现行政文件全生命周期标准化管理。

二、手册适用范围

本手册适用于公司总部及各分支机构所有行政类文件（含纸质文件、电子文件）的归档及档案管理工作，涵盖文件形成部门、行政管理部门及档案利用部门的相关操作。涉及文件类型包括但不限于：管理制度、会议纪要、请示报告、通知函件、合同协议、调研材料、大事记等具有保存价值的行政文件。

三、管理职责分工

3.1文件形成部门

各部门为行政文件归档的第一责任主体，负责本部门文件的形成、初步整理、价值鉴定及按时移交至行政管理部门。部门负责人部长对本部门文件归档质量负总责，指定专人（专员）承担日常归档工作。

3.2行政管理部门

行政管理部门是档案管理的统筹部门，负责制定档案管理制度、指导各部门归档工作、接收档案并进行分类、编号、保管、利用及销毁管理。档案管理员*主管负责档案的日常维护及安全防护工作。

3.3档案利用部门

各部门因工作需要查阅、复制档案时，需遵守档案借阅规定，保证档案信息安全，不得擅自涂改、勾画、抽取、撤换档案内容，利用后及时归还。

四、行政文件归档标准化流程

4.1文件形成与收集

操作步骤：

文件制发规范：各部门在制发行政文件时，需使用公司统一模板（见附件1），内容需完整（含标题、文号、发文部门、成文日期、主送/抄送单位、等），字迹清晰、签批手续齐全（如需）。

文件收集范围：部门*专员需在文件生效后3个工作日内，收集本部门形成的所有具有保存价值的行政文件，包括正本、定稿、附件、审批单等，保证文件齐全（如会议纪要需附参会人员签到表，请示报告需附批复意见）。

初步整理：对收集的文件进行初步排序，按“一事一件”原则组合，去除重复件、无关联件，检查文件是否有破损、缺页，如有需及时修补或说明。

4.2文件整理与鉴定

操作步骤：

核对文件内容：检查文件标题、文号、日期等信息是否准确，内容是否完整，审批流程是否符合公司规定（如需部门负责人部长签字或分管领导总监审批的文件，需确认手续完备）。

价值鉴定：根据文件的重要性及保存价值，对文件进行初步鉴定，区分“永久保存”“定期保存（30年/10年）”两类。永久保存文件包括公司章程、重要会议决议、年度工作总结、重大合同协议等；定期保存文件包括日常通知、部门工作计划、一般调研材料等（具体保存期限见附件2）。

编制文件目录：对整理后的文件逐件编制《文件归档目录》（见附件3），内容包括：文件标题、文号、形成日期、页数、保管期限、备注等，电子版目录需同步至档案管理系统。

4.3文件分类与编号

操作步骤：

分类规则：采用“年度—部门—问题”三级分类法：

一级分类：按文件形成年度划分（如“2024年”）；

二级分类：按部门名称划分（如“行政部”“人力资源部”）；

三级分类：按文件问题属性划分（如“管理制度类”“会议纪要类”“合同协议类”）。

编号规则：档案编号采用“年度代码-部门代码-问题分类代码-流水号”格式，具体规则

年度代码：文件形成年份的后两位（如2024年为“24”）；

部门代码：用部门名称首字母缩写（如行政部为“XZB”，人力资源部为“RLB”）；

问题分类代码：用类别首字母缩写（如管理制度类为“GL”，会议纪要类为“HY”）；

流水号：按文件形成顺序从“001”开始连续编制（如“24-XZB-GL-001”）。

示例：2024年行政部形成的第1份管理制度类文件，编号为“24-XZB-GL-001”。

4.4文件归档与移交

操作步骤：

归档时间：各部门需在次年3月31日前完成上一年度行政文件的归档工作，逾期未归档的需向行政管理部门提交书面说明。

移交准备：

纸质文件：按编号顺序装入档案盒（统一使用行政管理部门提供的无酸档案盒），每盒内附《档案盒内文件清单》（见附件4），盒面标注“年度-部门-问题分类-起止流水号”（如“2024年-行政部-管理制度类-001-010”）；

电子文件：将电子版文件（PDF格式，含扫描件及原稿）重命名为“编号+文件标题”，至公司档案管理系统指定文件夹，并同步更新电子目录。

移交手续：部门专员与行政管理部门档案管理员主管共同核对档案数量、编号及内容，确认无误后填写《档案移交清单》（见附件5），双方签字确认，各执一份备查。

4.5档案入库登记

操作步骤：

入库验收：行政管理部门档案管理员*主管对移交的档案进行再次验收，检查档案盒是否完好、编号是否正确、清单与档案是否一致，验收不合格的退回部门重新整理。

上架存放：验收合格的档案按“年度-部门”顺序依次存入档案柜，档