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多功能会议记录及行动计划模板

一、适用场景

项目启动会、周/月度例会、阶段性复盘会

跨部门协调会、问题解决研讨会、客户需求沟通会

决策会议、工作计划评审会等

旨在通过标准化记录流程，保证会议信息完整传递、行动责任明确落地，提升团队协作效率与执行跟进效果。

二、操作步骤指南

（一）会前准备：明确目标与信息同步

确定会议核心目标：主持人需提前明确本次会议需解决的核心问题（如“确定项目Q3关键里程碑”“解决跨部门协作卡点”），避免议题发散。

发出会议通知：至少提前1-2天通过内部通讯工具发送通知，包含会议主题、时间、地点（或线上会议）、议程、参会人员及需提前准备的资料（如“请*提前整理项目进度数据”）。

准备基础物料：线下会议需准备白板、马克笔、投影设备；线上会议提前测试音视频软件，保证共享屏幕功能正常。

（二）会中记录：聚焦关键信息与责任划分

记录会议基本信息：由记录人填写模板中的“会议基础信息”（会议名称、时间、地点/、主持人、记录人、参会人员签到）。

逐项跟进议程讨论：按议程顺序记录讨论内容，重点标注：

核心结论：如“同意采用提出的方案A，负责3天内细化执行步骤”；

待解决问题：如“客户反馈的问题需对接技术部，周五前给出初步解决方案”；

分歧点：如“关于预算，与*需进一步对齐数据，下次会议同步结果”。

明确行动项（ActionItems）：对会议中确定的每项具体行动，需当场明确：

负责人：直接责任人（如“*”）；

截止时间：具体到日期（如“2024年X月X日下班前”）；

交付成果：需产出的具体内容（如“完成活动策划初稿”“提交风险评估报告”）；

所需支持：若需他人或资源配合，需标注（如“需*协调设计部资源”）。

（三）会后整理：及时同步与闭环管理

24小时内完成记录整理：记录人根据会议内容，完善“会议记录及行动计划表”，保证信息准确、无遗漏（特别是行动项的负责人与截止时间），经主持人审核后定稿。

分发与同步：通过邮件或团队协作工具（如企业钉钉）将定稿记录发送给所有参会人员，并抄送相关方（如项目组全体成员、部门负责人），标注“请各位确认行动项，如有异议请在2小时内反馈”。

建立跟踪机制：指定专人（通常为记录人或项目助理）每周更新行动项完成状态，在下次会议前3天汇总“行动项进展清单”，同步给主持人及参会人员，对逾期项标注预警并跟进原因。

三、会议记录及行动计划表

会议基础信息

会议名称

例：项目Q3启动会

会议时间

2024年X月X日14:00-16:00

会议地点/线上

公司3楼会议室1/腾讯会议会议号：X–

主持人

*

记录人

*

参会人员

（产品部）、（技术部）、（设计部）、（市场部）、*（运营部）

缺席人员及原因

*（出差，已同步会议纪要）

会议议程与讨论记录

决议/结论

议程1：Q3项目目标拆解

：目标需覆盖用户增长与营收提升，建议分3个阶段实施；：技术资源紧张，需优先保障核心功能开发。

确定Q3核心目标为“新用户增长20%，营收提升15%”，*负责3天内完成目标拆解方案，同步资源需求清单。

议程2：跨部门协作流程

：当前需求提交流程耗时较长，建议简化审批环节；：需明确需求优先级判定标准。

通过“需求提报-评审-排期”三步流程，*牵头制定《需求优先级评估标准》，下周例会评审。

议程3：客户问题反馈处理

：上周客户反馈的问题已定位为系统bug，负责修复；：需同步向客户致歉并说明预计解决时间。

今日内完成bug修复，负责与客户沟通，周三12点前反馈处理结果，抄送全体参会人员。

行动项列表

负责人

截止时间

交付成果

所需支持

完成状态（待执行/进行中/已完成/逾期）

备注

完成Q3目标拆解方案

*

2024年X月X日

目标拆解Excel表（含阶段节点、负责人）

协调*提供历史数据

待执行

需包含资源需求

制定需求优先级评估标准

*

2024年X月X日

《需求优先级评估标准》V1.0文档

*（技术部）提供技术实现难度参考

进行中

周三例会前提交

客户问题沟通与反馈

*

2024年X月X日

客户沟通邮件记录及问题解决说明

*提供bug修复确认函

进行中

需同步客户满意度

系统bug修复

*

2024年X月X日

修复后的系统测试报告

无

待执行

优先级最高

会议总结与待办|1.本次会议共确定4项行动项，详见上表，请负责人按时推进；2.下次会议时间：2024年X月X日10:00，议题：Q3目标拆解方案评审、需求优先级标准评审；3.请*会后整理本次会议决议，同步至项目知识库。|

四、使用注意事项

记录准确性原则：讨论内容需客观呈现，避免主观臆断，特别是决议与行动项需经主持人确认，保证责任主体、时间节点无歧义。

行动项可执行性：交付成果需具体（如“完成报告”改为“完成《市场分析报告》初稿，含数据图表”），避免模糊表