企业办公流程与工作表单指南.docVIP

企业日常办公流程与工作表单指南

一、员工请假管理规范

适用范围

本规范适用于企业全体员工因个人原因（如事假、病假、年假、婚假、产假等）需暂时离开工作岗位时的申请、审批及流程管理，旨在保证员工休假与工作安排的有序衔接。

操作流程

步骤1：提交请假申请

员工需提前通过企业OA系统或线下《员工请假申请表》提交申请，明确请假类型、起止日期及具体时间（精确到小时）、请假事由。

请假类型为“病假”的，需同步医疗机构出具的电子诊断证明或病历扫描件；请假类型为“年假”的，系统自动核对剩余假期天数，无需额外证明。

紧急情况（如突发疾病）无法提前申请的，需在请假后1个工作日内补交申请，并在备注栏注明“紧急补申请”。

步骤2：部门审批

员工提交申请后，系统自动流转至直属上级审批（请假≤1天由直属上级审批；＞1天需部门负责人二次审批）。

直属上级需在1个工作日内完成审批，重点审核：

（1）请假事由是否合理；

（2）工作是否已交接（需在申请表填写“工作交接人”及交接内容简述）；

（3）请假时长是否符合公司规定（如事假每月一般不超过3天）。

审批通过后，系统自动发送通知至员工及HR部门；驳回需注明具体原因（如“工作未交接，请重新安排”）。

步骤3：HR备案与考勤更新

HR部门在收到审批通过的申请后，1个工作日内更新员工考勤记录，保证薪资核算准确。

年假、婚假、产假等法定假期，HR需同步核对员工入职时间、社保缴纳记录等，保证符合《劳动法》及公司制度。

步骤4：休假与销假

员工休假前需与工作交接人确认工作进度，保证休假期间工作不受影响。

请假结束当日，员工需通过OA系统“销假”功能确认返岗，未按时销假且未续假的，按旷工处理。

表单模板：员工请假申请表

项目

填写内容

申请人

*（姓名）

所属部门

*（部门名称）

工号

*（员工工号）

请假类型

□事假□病假□年假□婚假□产假□其他______

请假起止时间

年月日:*至年月日:*

请假总时长

*（小时/天）

请假事由

*（详细说明，100字以内）

工作交接人

*（姓名）

交接内容简述

*（如“负责A项目的数据汇总，已同步至共享文件夹”）

直属上级审批

签字：_________日期：_________

部门负责人审批

签字：_________日期：_________

HR审批

签字：_________日期：_________

备注

如“紧急补申请”“附病假条扫描件”等

使用提示

事假需提前3天申请，病假需提前1天申请（紧急情况除外）；

年假需优先通过系统“假期日历”查看团队休假情况，避免多人同时请假影响工作；

产假、陪产假等需提供相关证明材料（如结婚证、出生证明），HR部门留存复印件备查。

二、日常费用报销管理规范

适用范围

本规范适用于员工因公开展业务（如差旅、办公、客户招待、市场活动等）发生费用后的报销流程，旨在规范费用支出、提高报销效率、保证财务合规。

操作流程

步骤1：费用发生与凭证收集

费用发生时，员工需取得合法有效的费用凭证（如增值税发票、财政票据等），凭证需注明：费用发生日期、项目名称、金额、商家盖章，且抬头为公司全称。

差旅费需附行程单（机票、车票）、住宿明细单；招待费需附招待对象、事由说明（可在凭证背面手写）。

步骤2：填写报销单

登录企业财务系统，选择“日常费用报销”模块，逐笔填写费用明细：

（1）费用归属部门、项目编号（如无编号选“日常办公”）；

（2）费用类型（差旅/办公/招待/其他）；

（3）每笔费用的金额、发生日期、商家名称、费用事由；

（4）凭证扫描件（要求清晰、完整，每张凭证对应1笔费用）。

多笔同类费用可合并填写，但需分类汇总（如“交通费：500元，含往返高铁票2张”）。

步骤3：部门审核

报销单提交后，流转至部门负责人审核，重点确认：

（1）费用是否与部门业务相关；

（2）金额是否合理（如招待费是否符合人均标准）；

（3）凭证是否齐全、合规。

审核通过后，系统自动发送至财务部门；驳回需注明原因（如“凭证未盖章，重新”）。

步骤4：财务复核与付款

财务部门在3个工作日内完成复核，检查：

（1）凭证是否符合税务规定；

（2）报销标准是否超标（如差旅住宿标准按城市级别划分）；

（3）签字审批是否完整。

复核通过后，财务于5个工作日内安排付款（银行转账或备用金返还），员工可在系统查询付款进度。

表单模板：费用报销单

项目

填写内容

报销人

*（姓名）

所属部门

*（部门名称）

工号

*（员工工号）

报销日期

年月*日

费用归属项目

*（如“市场推广活动”“办公采购”）

费用明细（按行填写）

序号费用类型发生日期商家名称金额事由

1交通费2023-10-01航空公司350元北京-上海出差

2办公费2023-10-05文具店120元采