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团队协作流程规范化指导书模板

一、适用场景与目标

本指导书适用于各类团队（如项目组、跨部门协作小组、职能团队等）在日常协作中需要规范流程、明确责任、提升效率的场景，尤其适用于团队规模扩大、成员角色调整或新项目启动时，保证协作过程有序、透明、可追溯。通过标准化流程，帮助团队统一协作语言、减少沟通成本、规避职责模糊问题，最终实现目标高效达成。

二、标准化操作流程

（一）需求发起与确认

目标：保证协作需求清晰、可执行，避免因需求模糊导致的重复劳动。

需求提交：由需求发起人填写《团队协作需求登记表》（详见第三部分模板），明确需求背景、目标、交付标准、期望完成时间及涉及成员，提交至项目负责人*经理或指定协调人。

需求初审：项目负责人*经理在1个工作日内对需求进行初步审核，重点核查需求的必要性、可行性及资源匹配度，若需求不明确，需在24小时内反馈发起人补充信息。

需求共识：通过线上会议或线下讨论会，组织需求发起人、核心执行成员及相关部门负责人对需求达成一致，形成书面《需求确认单》，明确各方职责与验收标准，所有参与方签字确认后存档。

（二）任务拆解与分配

目标：将整体目标分解为可执行的具体任务，明确责任人与时间节点。

任务拆解：项目负责人经理组织核心成员（如主管、*专员）根据《需求确认单》，使用WBS（工作分解结构）方法将任务拆解为最小可执行单元，明确每个任务的输入、输出及依赖关系。

责任分配：结合成员专业能力、当前工作负荷，将任务分配至具体执行人，保证“人人有责、责任到人”。若任务需跨部门协作，需明确主责部门与配合部门的职责边界，避免推诿。

计划公示：将《任务分配与进度跟踪表》（详见第三部分模板）在团队协作平台（如钉钉、飞书）公示，同步任务优先级、起止时间及交付物要求，执行人确认后视为接受任务。

（三）执行跟踪与反馈

目标：实时掌握任务进展，及时发觉并解决问题，保证任务按计划推进。

进度更新：执行人需每日17:00前在协作平台更新任务状态（如“进行中”“阻塞”“已完成”），并简要说明当日进展及次日计划；若遇任务阻塞（如资源不足、依赖环节延迟），需立即同步至项目负责人*经理，并提交《问题反馈表》（含问题描述、影响分析、建议解决方案）。

定期同步：项目负责人*经理组织每日站会（时长不超过15分钟），快速同步各任务进展、阻塞问题及需协调资源；每周五召开周例会，回顾本周任务完成情况，调整下周计划，形成《周度会议纪要》并同步至全体成员。

风险预警：若任务进度滞后超过2个工作日，项目负责人*需启动风险预警机制，组织相关成员分析原因（如资源不足、需求变更），制定应对措施（如调整优先级、增派人员），并更新《任务分配与进度跟踪表》中的时间节点。

（四）成果交付与验收

目标：保证交付物符合需求标准，完成闭环管理。

成果自检：执行人完成任务后，需对照《需求确认单》中的交付标准进行自检，保证内容完整、格式规范、数据准确，形成《成果自检报告》。

提交验收：将自检通过的交付物及《成果自检报告》提交至项目负责人*经理及需求发起人，明确验收时间（原则上不超过2个工作日）。

验收反馈：需求发起人及项目负责人*经理在2个工作日内完成验收，若验收不通过，需明确修改意见并反馈执行人；若通过，在《成果验收表》签字确认，交付物正式归档。

（五）复盘与优化

目标：总结经验教训，持续优化协作流程。

项目复盘：项目结束后3个工作日内，由项目负责人*经理组织全体成员召开复盘会，围绕“目标达成情况、流程执行问题、协作效率亮点、改进建议”四个维度进行讨论，形成《项目复盘总结表》。

流程更新：根据复盘结果，对现有协作流程、工具模板或职责分工进行优化，更新至本指导书，并同步至团队全体成员，保证流程持续迭代。

三、核心协作工具模板

模板一：团队协作需求登记表

序号

需求名称

需求背景（简要说明）

目标（需达成的具体效果）

交付标准（如格式、内容、质量要求）

期望完成时间

涉及成员（姓名/部门）

需求发起人

提交日期

1

产品用户调研报告

为优化产品用户体验

完成用户痛点分析，提出3项以上优化建议

包含调研数据、用户画像、问题清单及建议方案，PPT格式

2023-10-15

（市场部）、（产品部）

*经理

2023-10-08

模板二：任务分配与进度跟踪表

任务ID

任务名称

任务描述（输入/输出）

责任人

协助人

起始时间

截止时间

当前状态（未开始/进行中/已完成/阻塞）

进度（%）

阻塞问题（若有）

备注

1.1

用户问卷设计

输出：调研问卷终稿

*专员

*主管

2023-10-09

2023-10-12

进行中

60%

-

需增加“价格敏感度”问题

1.2

样本用户筛选

输出：100名有效用户名单

*助理

-

2023-10-10

2023-10-13

未开始

0%

-

依赖市场部提供用户池