行政后勤成本控制管理详细规定综合部.docVIP

行政/后勤成本控制管理要求

一、用电成本控制

1、控制照明用电

①、正常工作时间天气晴好情况下，各办公区域、走廊尽可能采取自然光照明（如前台接待处、会议室、生产/品质部等）办公室不得打开照明灯具；

②、人员较少时，只开必需位置灯具；

③、人员离开后，要立即关闭电源，做到人走灯灭（在各区域张贴“人走灯灭”相关标识）。

2、降低办公设备用电

①、复印机、电脑等办公电器用完后立即开启“节能”或“待机”模式。

②、假如长时间不用电脑，责任人应立即关机，下班后，应关闭电脑全部连接电源。

③、打印机、饮水机、风扇等在下班时应立即关闭电源。

④、各区域落实责任人，下班后由综合管理部负责检验电源关闭情况，对未立即关闭电源区域责任人给对应惩处。

二、用水成本控制

1、节省用水。水龙头用完后随手关闭，避免“长流水”，常常检验供水设备，避免漏水

2、将水、电管控纳入保安日常巡查、检验一部份。假如发觉水笼头、水管有漏水或渗水现象，要立即反应给水电工进行维修处理。

3、饮用水应按需要量接应，杜绝用桶装水洗杯子现象。职员宿舍桶装水现在已定量供给。

4、宿舍用水每个月用水量不超出50元额度，超出部分由住宿者平均分摊。

三、办公用具成本控制

1、企业内部推行无纸化办公，利用电子邮箱传输文件，降低文件打印。

2、全部文件直接在电脑上起草、拷贝、审阅、修改，最终一次性打印成稿。

3、打印文件时，合适将字体缩小、页边空白处缩窄。

4、在确保安全、保密前提下，复印纸要双面使用。

5、学会复印机使用，杜绝因错误使用造成纸张浪费。

6、节省使用稿纸、信封、笔记本、签字笔，签字笔尽可能更换笔芯，一次性水杯仅限会议室和接待使用。

7、确保复印机、打印机、传真机等设备良好率，避免使用不妥而引发损耗。

四、人工成本控制

1、定岗定编、明确岗位职责并建立合理高效组织架构（对组织架构作根本调整，该精简必需精简，该调换必需调换，该分权必需分权）。

2、在内部开展业务培训，培养职员一专多能。

3、严格实施、落实考勤制度，以确保职员精神良好，工作饱满。

4、为充足调动职员主动参与成本节省主动性，可逐步建立成本成约机制，设定生产效率、良品率、材料损耗率目标，将职员达成率和奖金直接挂钩。

五、电话使用成本控制

1、不得用办公室电话聊天，不得打私人长途，不得从事娱乐性话务。

2、尽可能缩短通话时间。可发文字短信尽可能不用通话

3、行政部每个月对异常电话号码（拨打时间过长、冷门长途电话号码）进行抽查，一经发觉存在拨打私人电话现象，将对当事人严惩。

4、综合管理部6月初会开通全部电话长途功效，同时依据企业要求对违反企业电话使用要求职员保留取消长途通话功效权利。

六、节省压缩会议费用。

1、严格实施《中国油气会议管理要求》。

2、严格把关，可开可不开会议不开，可分可合会议合并开，提倡开电话会、创办公会、开督查会、开短会。

七、节省压缩应酬接待费用

可高标准可低标准以低标准接待，可自己负担可分流尽可能分流，接待客人一律采取地方特色菜肴，不得超标准接待，同时控制陪客人数

应酬应事先申请并得到主管领导同意。应酬接待费用超出1000必需经实施总裁同意。

标准上不许可“先斩后奏”，因特殊原因无法事先办理，时候须汇报相关领导。

应酬接待通常在定点酒店、宾馆进行。通常在签单卡签字后按月结算，不得私自在她处或用现金结算。

接待所送礼品，必需提前申请，并得到实施总裁同意。

八、节省压缩车辆费用。

1、严格实施《车辆管理要求》。

2、车辆使用包含汽油费、维修费、路桥费、泊车费、驾驶员补助。

3、综合管理部在掌握车辆维护、用车、油耗情况基础上，由后勤主管制订当月车辆费用开支计划。报企业审批。

4、油费报销需由驾驶员驾驶员在发票后面注明行车起始里程，由后勤主管依据里程表、耗油标准、加油时间、数量、用车统计进行复核，并签字确定。

5、路桥费、洗车费由驾驶员每个月汇总报销一次，由后勤主管依据派车统计复核并签字确定。

6、车辆维修前须提出书面汇报，说明原因和估计费用，报销时在发票上列明具体费用清单，经企业审批同意后进行维修。

7、企业各部门用车，司机费用、车辆费用一律计入用车部门费用之中。

8、为节省企业成本，企业车辆，尽可能不跑长途，如必需长途出勤，那么长途中所发生一切费

用（司机补助、油耗、车辆维修等），由用车部门或个人负担，不计入综合管理部车辆月度预算中。

九、设置成本控制小组

1、由综合管理部分管副总担任组长，各部门牵头责任人为组员，组成成本控制小组，负责监督、检验各职能部门工作并推进成本控制计划、方案、方法实施

2、各部门制订预算，并交成本小组讨论，必需时应合适压缩费