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国际电子邮件归档与合规审计服务合同

合同编号：__________

国际电子邮件归档与合规审计服务合同

第一章总则

第一条合同目的

本合同旨在明确服务提供商（以下简称“服务商”）为委托方（以下简称“委托方”）提供的国际电子邮件归档与合规审计服务的权利、义务及责任，确保双方在服务过程中严格遵守相关法律法规及行业规范，实现电子邮件数据的长期安全存储、高效检索与合规性审查。

第二条合同主体

第二款服务商

服务商系依法注册成立，具备提供电子邮件归档与合规审计服务资质的企业，其合法经营主体资格已获得相关政府机关的认证，并持有必要的行业许可证。服务商承诺其提供的服务符合国际数据保护标准及目标司法管辖区的法律法规要求。

第二款委托方

委托方系依法注册成立，具有独立法人资格的企业或机构，其业务范围涉及电子邮件通信的存储、管理及合规审查需求。委托方授权服务商处理其电子邮件数据，并确保其授权行为符合内部决策程序及外部监管要求。

第三条适用法律

本合同的订立、效力、解释、履行及争议解决均适用中华人民共和国法律。双方在合同履行过程中应遵守国际数据传输的相关规定，确保电子邮件数据在跨境传输时符合源数据所在国及目标数据所在国的数据保护要求。

第四条定义

第四条电子邮件归档

指服务商依据本合同约定，对委托方产生的电子邮件数据进行系统性收集、整理、分类、加密存储及长期保存的行为，确保数据完整性、可用性及安全性。

第四条合规审计

指服务商依据相关法律法规及委托方内部政策，对电子邮件数据的合规性进行审查，包括但不限于数据隐私保护、电子证据有效性、数据留存期限等，并向委托方出具审计报告的行为。

第四条数据主体

指委托方电子邮件通信中涉及的个人身份信息（PII）的持有人，包括发件人、收件人及其他相关第三方。委托方承诺依法履行数据主体通知义务，并在必要时协助服务商处理数据主体权利请求。

第二章服务内容与标准

第五条电子邮件归档服务

第五条服务范围

服务商应归档委托方指定邮件系统的所有电子邮件数据，包括但不限于邮件正文、附件、邮件头信息、元数据及与邮件相关的日志记录。归档范围应覆盖委托方所有员工及部门，并可根据委托方需求扩展至特定业务线或项目组。

第五条数据处理流程

（一）数据采集：服务商通过委托方配置的邮件系统接口或专用采集工具，实时或定期采集电子邮件数据，确保数据采集过程不影响委托方邮件系统的正常运行。

（二）数据脱敏：对于涉及敏感信息的电子邮件，服务商应实施必要的数据脱敏处理，如对个人身份信息进行匿名化或假名化处理，以降低数据泄露风险。

（三）数据加密：服务商应采用行业标准的加密算法对归档数据实施传输加密与存储加密，确保数据在传输及存储过程中的机密性。

（四）数据索引：服务商应建立高效的数据索引体系，支持委托方根据发件人、收件人、日期、关键词等维度进行快速检索。

第六条归档期限与存储安全

（一）归档期限：服务商应根据委托方要求及法律法规规定，设定合理的电子邮件数据归档期限，并支持灵活的期限调整。对于涉及法律诉讼的电子邮件，服务商应提供证据保全服务，确保数据在诉讼期间不被篡改或删除。

（二）存储安全：服务商应部署多重安全防护措施，包括防火墙、入侵检测系统、数据备份及灾难恢复机制，确保归档数据免受未经授权的访问、篡改或丢失。

第七条合规审计服务

第七条审计范围

服务商应审查委托方电子邮件数据的合规性，包括但不限于《通用数据保护条例》（GDPR）、《加州消费者隐私法案》（CCPA）及中国《个人信息保护法》等相关法律法规的遵守情况。审计范围应涵盖数据收集、处理、存储、传输及删除等全生命周期环节。

第七条审计方法

（一）文档审查：服务商应审查委托方现有的数据处理政策、隐私通知、用户协议及内部管理制度，评估其与法律法规的一致性。

（二）技术测试：服务商应通过技术手段验证电子邮件系统的合规配置，如数据加密实施情况、跨境传输机制的有效性等。

（三）抽样检查：服务商应随机抽取一定比例的电子邮件数据样本，进行合规性验证，包括数据主体权利响应机制、数据删除指令执行情况等。

第八条审计报告

服务商应在完成审计后三十日内向委托方提交合规审计报告，报告内容应包括审计范围、审计方法、发现的问题、整改建议及风险评估。对于重大不合规事项，服务商应及时发出预警通知，并协助委托方制定整改方案。

第三章双方权利与义务

第九条服务商权利

第九条合规审查权

服务商有权审查委托方提供的数据处理授权文件及内部政策，确保其符合本合同约定及法律法规要求。如发现委托方存在违规操作，服务商有权暂停服务直至问题得到解决。

第九条数据访问控制权

服务商有权根据法律法规及本合同约定，对归档数据进行必要访问，如监管机构调取、数据泄露调查