企业合同管理系统合同台账模板.docVIP

企业合同管理系统合同台账模板使用指南

一、台账应用场景

本台账模板适用于各类企业（如制造业、服务业、贸易公司等）的合同全生命周期管理场景，尤其适合合同数量较多、类型复杂、需统一跟踪履约情况的企业。通过系统化记录合同核心信息，可帮助企业实现：

合同集中管理，避免纸质合同丢失或信息分散；

实时跟踪合同履行进度（如付款、交付、验收等关键节点）；

快速查询合同状态（如待签署、履行中、已完成、终止等），提高管理效率；

为合同数据统计、风险预警（如临近到期未续签、逾期未付款）及审计合规提供数据支持。

二、台账管理操作流程

（一）前置准备阶段

系统基础配置

登录企业合同管理系统，进入“台账管理”模块，完成基础数据字典设置：

合同类型：根据企业业务自定义分类（如“采购合同”“销售合同”“服务合同”“租赁合同”等）；

部门/人员信息：关联企业组织架构，设置合同负责人、经办人等角色（如“采购部经理”“法务部专员”）；

状态标签：定义合同生命周期状态（如“草拟中”“待审批”“已签署”“履行中”“已完成”“终止”）。

权限分配

根据岗位职责设置操作权限：

录入员：仅可新增、编辑合同基础信息；

审核员：负责校验合同信息准确性（如金额、条款与审批单一致）；

管理员：拥有台账数据查询、修改、导出及权限管理权限。

（二）合同信息录入

新增合同台账

在系统台账模块“新增合同”，按模板填写必填字段（详见“三、合同台账模板表格”），合同扫描件（PDF格式）作为附件，保证附件与台账信息一致。

信息校验与提交

录入完成后，系统自动校验关键字段（如合同编号唯一性、金额格式、日期逻辑性），校验通过后提交至审核员；若校验失败，提示修改并重新提交。

（三）台账动态更新

履行状态跟踪

合同履行过程中，根据实际进展更新台账状态：

签署后：状态更新为“已签署”，记录签署日期、签署人；

履行中：标记“履行中”，并记录关键节点（如“已付款50%”“已交付货物”“待验收”）；

完成终止：履行完毕后更新为“已完成”，或因故终止时更新为“终止”并注明原因。

变更与补充记录

若合同发生变更（如金额调整、期限延长），需在台账中录入《合同变更单》编号及变更摘要，并变更协议附件，保证台账与最新合同版本一致。

（四）数据统计分析

多维度查询

支持按合同编号、合同类型、签订日期、负责人、履行状态等条件筛选台账数据，例如：查询“2024年第二季度所有采购合同履行中”的记录。

报表与导出

系统自动汇总台账数据，可视化报表（如“合同金额汇总表”“履行进度甘特图”“部门合同数量统计表”），支持导出为Excel或PDF格式，用于部门汇报或管理层决策。

（五）台账归档管理

到期自动提醒

系统根据合同终止日期提前30天、15天、7天向负责人发送“合同到期提醒”通知，避免遗漏续签或终止流程。

历史数据归档

合同履行完毕或终止后，管理员定期将台账数据标记为“已归档”，归档后数据仅支持查询，不可修改，同时设置归档目录（按年份+合同类型分类），便于后续查阅。

三、合同台账模板表格

序号

合同编号

合同名称

合同类型

甲方单位

乙方单位

签订日期

合同金额（元）

合同期限（起始日-终止日）

履行状态

负责人

经办人

主要条款摘要（如付款方式、交付标准）

附件数量（份）

备注

最后更新日期

1

CG-2024-001

办公设备采购合同

采购合同

科技有限公司

办公设备有限公司

2024-03-15

150,000.00

2024-03-15-2024-09-14

履行中

*经理

*经办

分三期付款，交付后验收合格付70%

3

首批已交付

2024-05-20

2

XS-2024-002

软件技术服务合同

服务合同

科技有限公司

信息技术有限公司

2024-04-01

280,000.00

2024-04-01-2024-09-30

履行中

*主管

*专员

项目验收后付清，逾期按日0.05%违约金

5

阶段一已完成

2024-05-18

3

ZL-2024-003

办公室租赁合同

租赁合同

科技有限公司

商业地产公司

2023-01-01

60,000.00/年

2023-01-01-2024-12-31

已完成

*主任

*助理

押一付三，2024年12月31日到期

2

已续签至2025年

2024-01-05

四、使用管理注意事项

信息准确性保障

录入时需严格核对合同原件，保证“合同编号”“双方单位名称”“金额”“日期”等关键字段与合同文本完全一致，避免因信息错误导致履约跟踪偏差或法律风险。

更新及时性要求

合同履行状态、关键节点（如付款、交付）等信息需在事件发生后24小时内更新至台账，保证数据实时反映合同最新进展，防止信息滞后引发管理疏漏。

权限与数据安全

严禁越权操作：录入员不得修改他人已提交的合同信息，管理员需