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会议纪要撰写规范模板高效记录与执行版

一、适用场景与价值

通过标准化记录会议核心信息，明确责任分工与时间节点，可有效避免“议而不决、决而不行”的问题，保证会议成果落地，同时为后续工作复盘、追溯责任提供依据，提升团队协作效率与执行力。

二、高效撰写全流程指引

（一）会前准备：明确目标，预设框架

明确会议核心目的

提前与会议主持人沟通，确认会议主题（如“Q3目标拆解与资源分配”“项目风险应对方案讨论”）、预期成果（如“确定3个核心KPI”“输出风险应对清单”）及关键议题优先级，避免记录时偏离重点。

梳理会议议程与参会人

获取会议议程，标注每个议题的讨论时长、负责人；列出参会人员（含主持人、核心发言嘉宾、记录人），提前熟悉其职责，便于快速关联发言内容与责任主体。

准备记录工具与模板

电子版：提前在文档中创建“会议纪要模板”（含基础信息、议题模块、决议分工等），使用“语音转文字”工具辅助记录（如飞书妙记、讯飞听见），重点标注“待确认”“需补充”内容。

纸质版：打印模板表格，预留空白栏用于手写关键信息（如临时决议、行动项），避免电子设备操作遗漏。

（二）会中记录：抓大放小，精准提炼

聚焦核心信息，避免“流水账”

议题讨论：记录“讨论焦点”（如“当前项目延期主因是资源不足”“方案A与方案B的成本差异为15%”）而非“逐字发言”；

争议点：标注不同意见（如“（技术部）建议采用方案X，（市场部）认为方案Y更贴合客户需求”），但无需记录争论细节；

结论性内容：优先记录“最终决议”（如“同意采用方案X，*（技术部）3日内输出细化方案”）。

使用“行动项”关键词标记

对涉及具体执行的内容，用“动词+对象+结果+时间”格式快速记录，例如：

“（运营部）牵头，5月20日前完成用户调研报告，同步给（产品部）”；

“*（财务部）审批预算，3个工作日内反馈结果”。

实时标注“待确认项”

对未当场明确的内容（如数据需核实、方案需内部讨论），在记录中用“？”标注，会后1小时内与相关人员补充确认，避免信息断层。

（三）会后整理：核对信息，规范输出

2小时内完成初稿

会后立即整理记录，补充“待确认项”信息，保证：

会议基本信息完整（名称、时间、地点、参会人、缺席人及原因）；

议题与决议一一对应，逻辑清晰（按议程顺序排列）；

行动项包含“负责人、任务内容、完成时间、验收标准”（验收标准可简化，如“输出报告”“确认方案”）。

交叉核对关键信息

将初稿发给主持人及1-2位核心参会人（如议题负责人）核对，重点确认：

决议内容是否准确（避免“会议决定”实际为“讨论”）；

行动项负责人与时间是否无误（避免责任遗漏或时间冲突）。

标准化格式与语言

标题统一为“【会议纪要】+日期+会议主题”（如“【会议纪要】2024-05-15Q3目标拆解会”）；

语言简洁，避免口语化（如“搞定”改为“完成”，“下周”改为“5月22日前”）；

长决议可分点说明（用“（1）（2）（3）”而非“●■▲”符号）。

（四）执行跟进：闭环管理，保证落地

24小时内分发纪要

核对无误后，通过企业/邮件发送给所有参会人，抄送相关领导，并在邮件标题标注“【需执行】+会议主题”，提醒责任人关注行动项。

建立行动项跟踪表

将纪要中的行动项同步至“任务管理工具”（如飞书项目、Teambition），设置“截止日期提醒”，每周在例会中同步进度（如“任务已完成，任务延期2天，原因是”）。

闭环反馈机制

行动项完成后，责任人需在纪要或任务系统中反馈结果（如“用户调研报告已完成，见附件”），记录人在下次会议前更新“行动项状态表”（新增“已完成/进行中/逾期”列），保证“事事有跟进，件件有结果”。

三、标准化会议纪要模板

（一）会议基本信息

项目

内容

会议名称

【示例】2024年Q3销售目标拆解与资源协调会

会议时间

2024年5月15日14:00-16:00

会议地点

公司3楼会议室A/线上会议（腾讯会议号：*–）

主持人

*（销售总监）

记录人

*（销售助理）

参会人员

（销售总监）、（市场部经理）、（产品部经理）、（财务部主管）等共8人

缺席人员及原因

*（华东区销售经理）——因客户拜访出差

会议主题

明确Q3销售目标拆解方案，协调市场、产品、财务资源支持

（二）议题讨论与决议记录

序号

议题名称

讨论要点

决议内容

行动项

完成时间

责任人

1

Q3销售目标拆解

-当前团队业绩差距：Q2目标100万，完成80万，Q3需补齐20万并提升15%-*（市场部）建议增加线上推广预算

1.Q3销售目标定为115万（含新客户60万，老客户55万）2.按区域拆解：华东区40万，华南区35万，华北区40万

1.（销售部）5月16日前输出各区域详细目标分解表2.（市场部）同步调整推广预算方案

5月16日

*（销售经理