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采购供应链管理模板手册

一、适用范围与应用场景

本手册适用于各类企业（涵盖制造业、零售业、服务业等）的采购供应链全流程管理，具体场景包括但不限于：日常生产物料采购、办公用品补充采购、项目专项物料采购、紧急采购需求等。企业可根据自身规模（中小企业或大型集团）、业务复杂度（标准化物料或定制化物料）及内部管理要求，选择性调整模板内容及审批层级，保证适配实际业务需求。同时手册适用于跨部门协作场景（如需求部门、采购部、财务部、仓储部等），规范各环节职责与操作标准，提升采购效率与合规性。

二、标准化操作流程

采购供应链管理遵循“需求驱动、合规优先、全程可控”原则，分为六大核心步骤，各步骤环环相扣，保证流程闭环管理。

（一）需求发起与审批

责任部门：需求部门（如生产部、行政部、项目部）

关键操作：

需求部门根据业务需求（如生产计划、项目进度、日常消耗），填写《采购需求申请表》，明确物料名称、规格型号、单位、需求数量、用途说明、期望交付日期、预算金额等核心信息，并相关技术参数或图纸（如为定制化物料）。

需求部门负责人对需求的合理性（必要性、数量准确性、预算匹配性）进行审核，签字确认后提交至采购部。

采购部对需求的合规性（是否符合采购政策、是否在预算范围内）及可行性（市场供应情况、交期可行性）进行复核，必要时与需求部门沟通调整需求细节；财务部对预算金额进行审核，保证资金计划可控。

按企业审批权限逐级报批（如部门负责人→采购部→财务部→分管领导→总经理），审批通过后《采购需求审批单》，作为后续采购活动的依据。

（二）供应商寻源与评估

责任部门：采购部

关键操作：

根据approved《采购需求审批单》，通过公开招标、邀请招标、询价比价、单一来源采购等方式筛选供应商。标准化物料优先从《合格供应商名录》中选择；新供应商需经过资质初审。

采购部向候选供应商索取营业执照、相关行业资质证书（如ISO认证、3C认证等）、过往合作业绩证明、报价单（含价格、交付周期、付款方式、质量承诺等），形成《供应商资料包》。

组织供应商评估小组（采购部、需求部、质量部等），从价格竞争力、产品质量、交付能力、服务水平、财务状况、社会责任（如环保合规）等维度进行综合评分，评分标准需提前明确并书面记录。

评估结果经审批后，确定入围供应商，更新《合格供应商名录》，并签订《供应商合作协议》（明确合作条款、违约责任等）。

（三）采购订单下达

责任部门：采购部

关键操作：

采购部根据approved需求及供应商评估结果，与选定的供应商确认最终采购细节（价格、数量、交货地点、质量标准、验收方式等），拟定《采购订单》（PO）。

《采购订单》需包含订单编号、供应商信息、物料明细（名称、规格、型号、单位、数量、单价、金额）、交付日期、交付地点、付款条款、质量要求、违约责任等核心条款，保证与《采购需求审批单》及《供应商合作协议》一致。

采购部经理对《采购订单》进行审核，确认无误后盖章生效，并同步发送至供应商及内部相关部门（需求部、仓储部、财务部）。

供应商确认订单后，需在约定时间内回复《订单确认函》，明确生产/备货计划及交期，采购部留存备查。

（四）合同签订与执行跟踪

责任部门：采购部、法务部（如需）

关键操作：

对于金额较大、定制化程度高或合作周期长的采购项目，需签订正式《采购合同》。合同条款应涵盖《采购订单》全部内容，并补充知识产权、保密协议、争议解决等法律条款。

法务部（或外部法律顾问）对合同条款的合法性、严谨性进行审核，重点检查权责对等、违约责任、不可抗力等约定；审核通过后，由双方法定代表人或授权代表签字盖章，合同生效。

采购部指定专人作为合同执行负责人，跟踪供应商生产/备货进度，定期向需求部门反馈交期状态（如每周更新《交期跟踪表》）；如遇可能延期风险，及时协调供应商提出解决方案，并同步至需求部门及管理层。

合同执行过程中，如需变更（数量、交期、价格等），需签订《合同变更补充协议》，经原审批流程审批后方可生效，避免口头约定。

（五）到货验收与入库

责任部门：仓储部、需求部、质量部

关键操作：

供应商按《采购订单》约定交付物料时，仓储部核对送货单信息（物料名称、规格、数量、批次号等）与订单是否一致，确认无误后签收，并通知需求部门及质量部进行验收。

质量部根据《采购订单》及《质量检验标准》（如国标、行标或技术协议）对物料进行检验，包括外观检查、尺寸测量、功能测试等，填写《物料验收报告》，明确“合格”“不合格”或“让步接收”结论。

需求部门参与定制化物料或关键生产物料的验收，确认物料是否符合使用要求；验收不合格的物料，仓储部需隔离存放，采购部及时与供应商沟通处理方案（如退换货、索赔）。

验收合格的物料，由仓储部办理入库手续，更新库存台账，《入库单》，并同步信息至财务部及需求部门；需求部门凭