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档案文件安全管理操作手册

一、总则

1.1目的与依据

为规范本单位档案文件的管理，保障档案的真实性、完整性、可用性和安全性，防止档案损毁、丢失、泄密，确保单位信息资源的有效利用和历史凭证的永久保存，依据国家相关法律法规及本单位内部管理制度，特制定本手册。

1.2适用范围

本手册适用于本单位所有部门及员工在档案文件（包括纸质档案与电子档案）的形成、收集、整理、著录、保管、利用、借阅、复制、移交、销毁等各个环节的管理活动。

1.3基本原则

档案文件安全管理遵循以下原则：

*安全第一，预防为主：将档案安全置于首位，建立健全预防机制，消除安全隐患。

*统一领导，分级负责：实行统一的档案安全管理领导体系，明确各级各类人员的安全职责。

*全程管控，权责明确：对档案生命周期的各个环节进行严格控制，确保责任落实到人。

*规范操作，科学管理：采用科学的管理方法和技术手段，保障档案管理流程的规范化和标准化。

*最小权限，按需使用：严格控制档案的访问权限，确保档案仅被授权人员出于工作需要使用。

*持续改进，动态调整：根据实际情况和技术发展，定期评估档案安全管理体系，不断优化和完善。

二、组织与职责

2.1组织领导

单位档案工作领导小组负责统筹协调档案文件安全管理工作，审定相关制度，解决重大问题。

2.2部门职责

*档案管理部门：是档案文件安全管理的职能部门，负责制定和实施档案安全管理制度、细则；组织档案安全检查；指导和监督各部门的档案安全工作；组织档案安全培训；负责档案损毁、丢失、泄密等事件的上报与初步处理。

*各业务部门：负责本部门形成文件材料的初步收集、整理和安全保管，确保向档案管理部门移交的文件材料真实、完整、规范，并配合档案管理部门做好档案安全工作。

*信息技术部门：负责为电子档案的安全存储、备份、访问控制、病毒防护等提供技术支持和保障，确保档案管理系统及相关软硬件设施的安全稳定运行。

*安全保卫部门：负责档案库房及相关区域的消防安全、防盗、门禁管理等物理安全保障工作。

2.3人员职责

*档案管理员：具体执行档案安全管理的各项规定；负责档案的接收、整理、保管、利用、销毁等日常工作；监控档案状态，及时发现并报告安全隐患；严格执行档案借阅制度。

*部门档案员：负责本部门文件材料的形成、积累、预整理和定期向档案管理部门移交；协助档案管理员进行本部门档案的利用工作，并对本部门员工进行档案安全意识宣传。

*全体员工：严格遵守档案安全管理规定，妥善保管工作中形成和使用的档案文件，不得擅自复制、传播、销毁；发现档案安全问题及时报告。

三、档案文件全生命周期安全管理操作规范

3.1文件形成与收集阶段

*规范拟制：各类文件材料的形成应符合国家及单位相关标准，确保内容真实、准确、完整，格式规范。

*明确标识：重要文件应明确其密级（如适用）、保管期限等属性。

*及时收集：各部门应指定专人负责本部门文件材料的及时收集，防止遗漏或丢失。收集时应对文件的完整性、准确性进行初步核查。

*涉密文件管理：涉密文件的形成、传递、签收应严格按照保密规定执行，使用符合保密要求的设备和介质。

3.2整理与著录阶段

*系统整理：按照单位档案分类方案和整理规则对收集的文件材料进行系统化整理，做到分类准确、组卷合理、排列有序。

*规范著录：对整理好的档案进行著录，录入档案管理系统，著录项目应齐全、准确，便于检索和利用。

*实体加工：纸质档案应进行必要的装订、编页、填写卷内目录和备考表等。装订应牢固，不损坏文件。

*数字化加工安全：对纸质档案进行数字化扫描时，应确保扫描设备安全，扫描过程不泄密，扫描成果（电子档案）应及时备份，并对扫描后的纸质档案妥善保管。

3.3保管与存储阶段

*实体档案保管

*库房要求：档案库房应符合《档案馆建筑设计规范》，具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘等“七防”条件。配备必要的温湿度调控设备、消防器材、监控设备和报警装置。

*分区存放：不同类型、不同密级、不同保管期限的档案应分区、分柜存放，并设置清晰标识。

*装具规范：档案应使用符合标准的档案盒、档案柜进行存放，避免挤压、折叠、霉变。

*定期检查：档案管理员应定期对库房环境、档案装具及档案本身进行检查，发现问题及时处理。检查情况应有记录。

*出入库登记：档案出入库房必须履行登记手续，详细记录档案的来去情况。

*电子档案保管

*存储介质：应选用质量可靠、稳定性好的存储介质（如服务器硬盘、专用移动硬盘、光盘等）存储电子档案。涉密电子档案的存储介质应符合国家保密规定。

*备份策略：电子档案应实行多重备份制度