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数据的保留与销毁政策

在信息化快速发展的今天，数据已经成为企业与机构最重要的资产之一。科学、规范地管理数据的保留与销毁，是降低合规风险、提升治理水平、保护个人隐私和商业机密的关键。本政策从数据生命周期出发，明确数据在不同阶段的保留原则、时限、存储方式以及销毁程序，力求在实现业务需求的同时，确保数据安全、可追溯、可控。

一、适用范围与术语界定

本政策适用于本单位在日常业务、研发、运营、对外服务等全流程中产生的各类数据。数据按用途可分为个人信息、敏感数据、业务数据、日志与监控数据、备份数据、历史归档数据等类别。数据生命周期包括创建、获取、使用、存储、备份、归档、销毁等阶段。政策强调“最小化、限时保存、分级保护、可追溯销毁”的原则，并强调对个人信息及敏感信息的特殊保护要求。

二、核心保留原则

1、目的限定原则：数据仅为实现明确业务目的所必需，超出目的的数据应降级处理或删除。

2、最小化原则：在数据采集与处理时，尽量减少个人信息的量级、范围和留存时间。

3、法规遵循原则：严格遵循《民法典》《个人信息保护法》《数据安全法》等相关法律法规及行业监管要求，结合内部治理标准执行。

4、明确时限原则：每类数据均设定明确的保留期限，超过期限的资料进入销毁流程，除非法律、合规或业务需要另行规定。

5、可追溯原则：保留与销毁过程均应留痕，便于audit、问责与事件追溯。

三、数据分类与保留时限框架

1、个人信息与敏感数据

以用途为导向设定保存时限；在服务关系存续期间及法定期限内保留，服务终止后按规定期限再保留或进入销毁程序。

对于需要持续性服务的个人信息，存储时应采用分段策略，分阶段评估保留必要性与风险，及时删除不再需要的信息。

2、业务数据与交易数据

以业务需要和法定要求为基础确定保留期，通常与合同、税务、审计、纠纷管理等相关的期限相结合。

在完成业务目的、无法再使用且无留存法定理由时进入销毁流程。

3、日志与监控数据

日志记录用于安全审计、故障诊断和合规追溯，通常按用途分段保存，核心日志可在完成安全分析后按规定时限进入销毁程序。

高频生成的短期日志与长期留存的合规日志应分离管理，避免无意义数据长期混杂。

4、备份与离线数据

备份数据的保留受整体数据保护策略约束，应在主数据销毁后或达到统一销毁窗口时同步进行销毁，确保备份中的个人信息也被彻底清除或脱敏。

5、历史归档数据

对具备长期保存价值的历史数据，需在行业标准、法律法规允许的前提下进入专门的归档库，延期保留，但须制定定期审查与再处理计划。

四、存储、访问与安全控制

1、存储分级：将数据按敏感性与业务重要性进行分级，分级应用不同的技术保护、访问权限与备份策略。

2、访问控制：采用最小权限原则，任何数据访问都须经多因素认证、角色匹配及审批流程，日志留存以便审计。

3、数据加密：静态数据与传输数据均应采用强加密，关键字段与高风险数据在加密之外增加脱敏处理。

4、数据分布与备份：核心数据应实现冗余分布，备份要与主数据分离存储，并对备份环境实施相同等级的安全保护。

5、日志与审计：对数据访问、修改、导出等操作进行记录，定期自查与外部合规审计，确保可溯性与问责机制。

五、个人信息保护与主体权利

1、合法性与正当性：数据处理应具备合法的处理依据，明确告知数据主体处理目的、范围、期限与权利。

2、权利保障：数据主体享有知情、访问、纠正、删除、限制处理、数据可携等权利，单位应提供便捷的行使渠道并在法定时限内回应。

3、跨境传输与第三方外包：涉及跨境传输或外包处理时，须具备充分的合规保障、数据安全协议与第三方审计要求，确保等同的数据保护水平。

4、数据主体撤回与删除：在数据主体行使删除权利时，应在不妨碍法律义务与业务需要的前提下，快速、彻底地执行销毁。

六、销毁原则、方法与留痕

1、物理与逻辑销毁并举：对于电子数据，采用安全擦除、覆盖、分区抹除等逻辑销毁；对物理介质，进行破碎、熔毁或等效处理；对纸质文件，采用碎纸、粉碎等物理销毁方式。

2、销毁证据留存：每次销毁均应产生销毁凭证，包括销毁对象、时间、方法、责任人、见证人及结果等信息，留存审计周期内可追溯。

3、第三方销毁与外包：若由第三方履约，应签署保密与安全协议，要求提供销毁完成证明、可追溯的服务日志与独立审计报告。

4、异常处理与复核：若发现销毁不当、数据未能彻底删除，应启动纠错流程，重新执行销毁并记录整改过程。

七、流程与职责分工

1、数据控制者与处理者职责

数据控制者负责确立数据保留期限、确定数据处理目的、监督合规执行。

数据处理者负责日常数据处理的安全实现、访问控制、日志记录和销毁执行。

2、专门委员会与职位

数据治理委员会负责年度评估、修订保留期限、审查涉及高风险数据的处置方案。